Je kunt ChatGPT naast een ATS gebruiken voor losse taken, zoals vacatureteksten, interviewvragen en kandidaatcommunicatie. Voor structureel gebruik kan ChatGPT via de OpenAI API met het ATS worden gekoppeld. Zonder zo’n koppeling kan ChatGPT geen gegevens in het ATS lezen of wijzigen. Gebruik alleen een goedgekeurde zakelijke omgeving, deel zo min mogelijk persoonsgegevens en laat recruiters iedere tekst, samenvatting of aanbeveling controleren.
Inleiding
ChatGPT kan het werk rond een ATS versnellen, maar vervangt het recruitmentsysteem niet. Het ATS blijft de centrale omgeving voor vacatures, kandidaten, communicatie en processtappen. ChatGPT ondersteunt vooral bij het schrijven, samenvatten, analyseren en structureren van informatie. De veiligste werkwijze hangt af van de gekozen koppeling, de gebruikte gegevens en de invloed op kandidaten.
Welke manieren zijn er om ChatGPT met een ATS te gebruiken?
Er zijn grofweg drie manieren om ChatGPT en een ATS te combineren. Recruiters kunnen ChatGPT als losse toepassing gebruiken, werken met AI die al in het ATS is opgenomen of een technische koppeling via een API laten bouwen. Iedere vorm vraagt om andere afspraken over gegevens, controle en beheer.
ChatGPT als losse assistent
De eenvoudigste werkwijze is ChatGPT naast het ATS openen. Een recruiter kopieert bijvoorbeeld een geanonimiseerde functieomschrijving naar ChatGPT en vraagt om een eerste versie van een vacaturetekst. Het resultaat wordt gecontroleerd, aangepast en daarna in het ATS geplaatst.
Deze aanpak is geschikt voor algemene content waarbij geen kandidaatdossier nodig is. Denk aan:
- vacatureteksten herschrijven;
- socialmediaberichten opstellen;
- interviewvragen voorbereiden;
- boolean zoekopdrachten maken;
- standaardmails verbeteren;
- een recruitmentproces beschrijven.
Het handmatig kopiëren van volledige cv’s, beoordelingen of kandidaatgesprekken naar een persoonlijke ChatGPT-omgeving is niet verstandig. Gebruik voor algemene opdrachten bij voorkeur fictieve, geanonimiseerde of samengevatte informatie.
AI-functionaliteit binnen het ATS
Veel ATS-leveranciers hebben generatieve AI in hun eigen software opgenomen. Recruiters gebruiken dan bijvoorbeeld een tekstassistent, cv-samenvatting of zoekfunctie zonder het ATS te verlaten. De leverancier kan hiervoor eigen technologie gebruiken of op de achtergrond een taalmodel van OpenAI of een andere aanbieder inzetten.
Deze aanpak kan veiliger en gebruiksvriendelijker zijn dan handmatig kopiëren, maar dat is niet automatisch zo. Vraag de ATS-leverancier welke gegevens naar het taalmodel worden gestuurd, waar deze worden verwerkt, hoelang ze worden bewaard en of de organisatie functies kan uitschakelen.
Een koppeling via de OpenAI API
Via de OpenAI API kan een organisatie ChatGPT-functionaliteit in een eigen ATS-workflow opnemen. Het ATS stuurt dan geselecteerde informatie naar het taalmodel en ontvangt een antwoord terug. Een dergelijke koppeling moet worden gebouwd door de ATS-leverancier, een integratiepartner of het eigen IT-team.
Voorbeelden van gekoppelde workflows zijn:
- een vacature-intake omzetten naar een concepttekst;
- een gespreksverslag samenvatten;
- een conceptmail maken op basis van de kandidaatstatus;
- gegevens uit vrije tekst omzetten naar vaste velden;
- recruitmentrapportages in begrijpelijke taal toelichten;
- een interne assistent vragen laten beantwoorden over ATS-processen.
Een API-koppeling betekent niet dat ChatGPT zelfstandig toegang krijgt tot het hele ATS. De organisatie bepaalt technisch welke gegevens worden verstuurd en welke acties mogelijk zijn. Toegang moet worden beperkt tot de informatie die voor de specifieke taak nodig is.
Waarvoor kun je ChatGPT praktisch inzetten?
Vacatures en arbeidsmarktcommunicatie
ChatGPT kan een eerste versie maken van een vacaturetekst, campagnebericht of e-mail. Geef daarvoor voldoende context, zoals doelgroep, functie-inhoud, arbeidsvoorwaarden, tone of voice en gewenste lengte. Vraag het model niet om ontbrekende informatie zelf in te vullen.
De recruiter controleert altijd of de tekst feitelijk klopt en geen voorwaarden, taken of voordelen noemt die de organisatie niet heeft aangeboden. Ook algemene en voorspelbare formuleringen moeten worden aangepast aan de eigen organisatie.
Interviewvoorbereiding
Op basis van een functieprofiel kan ChatGPT mogelijke interviewvragen voorstellen. Recruiters kunnen daarbij vragen om een vaste structuur, gedragsgerichte vragen of aandachtspunten per competentie. Zo ontstaat sneller een eerste interviewleidraad.
De vragen moeten inhoudelijk worden beoordeeld. ChatGPT kent de functie, organisatie en juridische context niet volledig. Gebruik geen vragen die betrekking hebben op gezondheid, zwangerschap, afkomst of andere gegevens die niet relevant zijn voor de functie.
Kandidaatcommunicatie
ChatGPT kan concepten maken voor uitnodigingen, afwijzingen, herinneringen en vervolgmails. Het ATS kan daarbij informatie leveren over de processtap en vacature. De recruiter vult vervolgens persoonlijke en inhoudelijke feedback toe.
Volledig automatische kandidaatcommunicatie kan snel onpersoonlijk of onjuist worden. Laat daarom belangrijke berichten controleren en voorkom dat ChatGPT zelf afwijsredenen bedenkt. De informatie moet gebaseerd zijn op de werkelijke beoordeling.
Samenvatten en structureren
Een geïntegreerde toepassing kan notities, intakeverslagen of lange vacatureteksten samenvatten. Dit kan recruiters helpen om sneller informatie terug te vinden. De samenvatting mag het oorspronkelijke document niet vervangen. Details kunnen ontbreken of anders worden geïnterpreteerd dan bedoeld.
Hoe bescherm je kandidaatdata?
Een ATS bevat persoonsgegevens, cv’s, beoordelingen en communicatie. Deel daarom alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de gekozen toepassing. Gebruik geen persoonlijke ChatGPT-account voor kandidaatdata zonder dat de organisatie dit heeft beoordeeld en toegestaan.
OpenAI geeft aan dat gegevens uit ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise en de API standaard niet worden gebruikt om modellen te trainen. Bij persoonlijke abonnementen kunnen andere instellingen gelden. Een zakelijke omgeving neemt de verantwoordelijkheid onder de AVG echter niet weg. De organisatie moet zelf een grondslag, doel, bewaartermijn, beveiliging en verwerkersafspraken regelen.
Praktijkvoorbeeld
Een organisatie wil recruiters helpen bij het schrijven van kandidaatmails. Het ATS wordt via een API gekoppeld aan een taalmodel. Alleen de functietitel, processtatus en een vooraf goedgekeurde instructie worden doorgestuurd. Namen, cv’s en beoordelingen blijven buiten de koppeling.
ChatGPT maakt een conceptbericht dat in het ATS verschijnt. De recruiter controleert de tekst, voegt persoonlijke informatie toe en verstuurt het bericht. De organisatie houdt bij welke gegevens worden verwerkt, welke medewerkers de functie mogen gebruiken en wanneer de gegenereerde content wordt verwijderd.
Checklist voor ChatGPT en een ATS
- Bepaal voor welke concrete taken ChatGPT wordt gebruikt.
- Controleer of het ATS al een goedgekeurde AI-functie heeft.
- Gebruik een zakelijke omgeving voor organisatie- en kandidaatdata.
- Verstuur alleen gegevens die noodzakelijk zijn.
- Anonimiseer informatie wanneer persoonsgegevens niet nodig zijn.
- Leg vast welke medewerkers de toepassing mogen gebruiken.
- Laat teksten, samenvattingen en aanbevelingen controleren.
- Voorkom volledig automatische afwijzingen of beoordelingen.
- Maak afspraken over beveiliging, opslag en verwijdering.
- Test de toepassing eerst met fictieve of laag-risicogegevens.
Veelgestelde vragen
Kan ChatGPT rechtstreeks in ieder ATS werken?
Nee. Daarvoor moet het ATS zelf AI-functionaliteit aanbieden of een koppeling via een API, integratiepartner of maatwerkoplossing ondersteunen.
Mag je een cv in ChatGPT plaatsen?
Een cv bevat persoonsgegevens. Plaats het niet zonder een duidelijke noodzaak, goedgekeurde zakelijke omgeving en passende privacyafspraken. Anonimiseren of alleen noodzakelijke informatie gebruiken is veiliger.
Kan ChatGPT kandidaten beoordelen?
ChatGPT kan informatie ordenen of vragen voorstellen, maar hoort niet zelfstandig te bepalen wie wordt afgewezen of aangenomen. De recruiter blijft verantwoordelijk voor een controleerbare en functiegerichte beoordeling.
Is een API-koppeling automatisch AVG-proof?
Nee. De organisatie moet nog steeds beoordelen welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, op welke grondslag en hoelang deze worden bewaard. Ook beveiliging, toegangsbeheer en verwerkersafspraken blijven nodig.
Bronnen
- Gebruik deze vijf recruitment-prompts voor ChatGPT en Google Bard
https://www.recruitmenttech.nl/2023/08/01/gebruik-deze-vijf-recruitment-prompts-voor-chatgpt-en-google-bard/ - Succesvol met Recruitment Software: koppelingen en integraties, nu komt de API uit de mouw
https://www.recruitmenttech.nl/2023/05/17/succesvol-met-recruitment-software-koppelingen-en-intergaties-nu-komt-de-api-uit-de-mouw/ - Privacy voor bedrijven bij OpenAI
https://openai.com/nl-NL/enterprise-privacy/ - OpenAI API Platform
https://openai.com/api/ - Handreiking generatieve AI en de AVG
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/documenten/handreiking-generatieve-ai-en-de-avg - Persoonsgegevens van sollicitanten
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/werk-en-uitkering/sollicitaties/persoonsgegevens-van-sollicitanten
