Een ATS voor werkgevers ondersteunt vooral het interne wervingsproces van één organisatie, terwijl software voor recruitmentbureaus naast kandidaatbeheer ook commerciële processen rond klanten, opdrachten en plaatsingen moet ondersteunen. Bij werkgevers staat de vacature van de eigen organisatie centraal. Bij bureaus staat vaak de combinatie van kandidaat, klant, opdracht en plaatsing centraal. Daardoor verschillen datamodel, workflows, rapportages en integraties.
Het primaire proces verschilt
Een werkgever werft voor eigen vacatures.
Het proces loopt meestal van vacatureaanvraag naar sollicitatie, selectie, aanbod en indiensttreding.
Een recruitmentbureau werkt voor meerdere klanten tegelijk. Daar komen extra stappen bij:
- klantbeheer;
- opdrachtregistratie;
- kandidaten voorstellen;
- plaatsingen;
- tarieven of marges;
- eventueel uren of contractbeheer.
Software voor bureaus lijkt daardoor vaak meer op een combinatie van ATS en CRM.
CRM is bij bureaus belangrijker
In Welke ATS heeft CRM-functionaliteit? wordt uitgelegd dat CRM-functionaliteit kan worden gebruikt om relaties met kandidaten, klanten en prospects te beheren.
Voor een werkgever is klant-CRM meestal niet nodig.
Voor een bureau is het vaak een kernonderdeel omdat opdrachten voortkomen uit klantrelaties.
Het datamodel is anders
Een werkgevers-ATS koppelt kandidaten vooral aan vacatures en organisatieonderdelen.
Bureaus moeten vaak ook relaties leggen tussen:
- kandidaat;
- klant;
- contactpersoon;
- opdracht;
- plaatsing;
- consultant.
Dat maakt rapportage en autorisatie complexer.
Werkgevers sturen op recruitment-KPI’s
Werkgevers kijken vaak naar:
- time-to-hire;
- time-to-fill;
- source of hire;
- funnelconversie;
- candidate experience.
Bureaus voegen daar commerciële indicatoren aan toe, zoals aantal voorstellen, plaatsingen en klantactiviteit.
In het KPI-artikel wordt beschreven welke metrics vanuit een werkgevers-ATS relevant zijn.
Autorisatie werkt anders
Bij werkgevers is toegang vaak georganiseerd per recruiter, afdeling of businessunit.
Bij bureaus kan toegang ook gekoppeld zijn aan klantteams, vestigingen of consultants.
Gebruik rollen en duidelijke eigenaarschap zodat klantinformatie en kandidaatdata alleen zichtbaar zijn voor medewerkers die deze nodig hebben.
Communicatie heeft een andere structuur
Werkgevers communiceren rechtstreeks vanuit hun eigen werkgeversmerk.
Bureaus communiceren soms namens zichzelf en soms namens een klant. Dat vraagt andere templates en afzenders.
Maak daarom onderscheid tussen:
- kandidaatcommunicatie;
- klantcommunicatie;
- voorstelmails;
- interviewplanning;
- plaatsingsbevestigingen.
Integraties verschillen
Een werkgever koppelt een ATS vaak aan HRIS, werken-bij-site, agenda en onboarding.
Een bureau kan daarnaast koppelingen nodig hebben met:
- CRM;
- contractbeheer;
- facturatie;
- urenregistratie;
- jobboards;
- marketingautomation.
Daarom moet de selectie beginnen bij het bedrijfsmodel.
Talentpools hebben een ander doel
Bij werkgevers is een talentpool vaak gericht op toekomstige functies binnen dezelfde organisatie.
Bij bureaus kan dezelfde kandidaat relevant zijn voor meerdere klanten en opdrachten.
Dat vraagt zorgvuldige segmentatie en duidelijke communicatie over waarvoor gegevens worden gebruikt.
In het artikel over talentpools wordt het belang van actualiteit en duidelijke doelbinding uitgewerkt.
Privacy blijft voor beide belangrijk
Beide modellen verwerken persoonsgegevens en moeten zorgvuldig omgaan met toegang, bewaartermijnen en transparantie.
Bij bureaus is extra aandacht nodig wanneer gegevens met klanten worden gedeeld.
De ILO beschrijft in de General Principles and Operational Guidelines for Fair Recruitment dat recruitmentprocessen eerlijk en transparant moeten zijn en rechten van werkzoekenden moeten respecteren.
Kijk naar plaatsing versus indiensttreding
Een werkgevers-ATS eindigt vaak bij een geaccepteerd aanbod en overdracht naar HR.
Bij bureaus kan na plaatsing nog veel werk volgen, bijvoorbeeld contractbeheer, startbevestiging of opvolging.
Dat maakt de levenscyclus in de software anders.
Gebruik geen werkgevers-ATS als bureauplatform zonder toetsing
Een standaard ATS kan technisch kandidaten en vacatures beheren, maar mist mogelijk klant- en plaatsingslogica.
Dat kan leiden tot veel extra spreadsheets of maatwerk.
Omgekeerd kan uitgebreide bureausoftware voor een interne recruitmentafdeling onnodig complex zijn.
Gebruik een procesmatrix bij selectie
Zet voor selectie de belangrijkste processen naast elkaar:
- wie is de opdrachtgever;
- wie is eigenaar van de vacature;
- wordt voor één of meerdere organisaties geworven;
- zijn klantcontacten onderdeel van het proces;
- moeten plaatsingen commercieel worden gevolgd;
- welke financiële informatie is nodig.
Zo wordt snel duidelijk welk softwaremodel beter aansluit.
Candidate ownership werkt anders
Bij een werkgever is meestal duidelijk dat de kandidaat binnen één organisatie wordt gevolgd. Bij een recruitmentbureau kan dezelfde kandidaat voor meerdere klanten en opdrachten relevant zijn.
Leg daarom vast wie eigenaar is van de relatie, welke consultant contact heeft en hoe dubbele benadering wordt voorkomen.
Vacaturebeheer en opdrachtbeheer zijn niet hetzelfde
Een werkgever beheert een interne vacature met een budgethouder en hiring manager.
Een bureau beheert daarnaast commerciële afspraken met een klant. Denk aan exclusiviteit, tarief, deadline en aantal te leveren kandidaten.
Wanneer software alleen een standaard vacatureobject kent, kunnen bureaus zulke gegevens buiten het systeem gaan vastleggen.
Rapportage vraagt verschillende perspectieven
Werkgevers rapporteren vooral over de eigen organisatie.
Bureaus willen daarnaast kunnen rapporteren per:
- klant;
- consultant;
- opdracht;
- plaatsing;
- sector.
Controleer tijdens selectie of de gewenste rapportages uit het datamodel kunnen worden opgebouwd zonder handmatige exports.
Let op kandidaatpresentatie aan klanten
Bureaus sturen vaak kandidaatprofielen door naar opdrachtgevers.
Dat vraagt duidelijke regels rond toestemming, inhoud en logging. Het systeem moet ondersteunen dat zichtbaar is wanneer en aan welke klant een profiel is gedeeld.
Beheer dubbele kandidaten zorgvuldig
Eenzelfde persoon kan via meerdere vacatures of consultants binnenkomen.
Gebruik deduplicatie, maar voorkom dat verschillende personen onterecht worden samengevoegd. Maak eigenaarschap en historie zichtbaar voordat profielen worden gecombineerd.
Controleer de overstap tussen modellen
Sommige organisaties hebben zowel interne recruitment als een bureau- of detacheringsactiviteit.
Gebruik dan niet automatisch één proces voor alles. Bepaal welke onderdelen gedeeld kunnen worden en waar een apart datamodel of aparte omgeving nodig is.
Kies op bedrijfsmodel, niet op functielijst
Twee systemen kunnen op papier dezelfde functies bieden maar anders zijn ontworpen.
Bekijk daarom welk proces het product als uitgangspunt neemt. Software die vanuit klant en plaatsing denkt, past anders dan software die vanuit interne vacature en hiring manager is opgebouwd.
Controleer wie juridisch en operationeel opdrachtgever is
Bij een werkgever is de eigen organisatie duidelijk opdrachtgever van de vacature. Bij een bureau kunnen meerdere partijen betrokken zijn, bijvoorbeeld bureau, eindklant en kandidaat.
Leg daarom in software vast welke partij waarvoor verantwoordelijk is. Dat helpt bij communicatie, gegevensdeling en rapportage.
Gebruik verschillende pipelines waar processen echt verschillen
Een interim-opdracht, vaste plaatsing en interne vacature hebben mogelijk verschillende stappen.
Maak aparte pipelines alleen wanneer de verschillen structureel zijn. Te veel varianten maken rapportage en beheer moeilijker.
Beoordeel mobiele en portalfunctionaliteit per doelgroep
Werkgevers richten kandidaatinterfaces vooral op sollicitanten. Bureaus hebben daarnaast mogelijk klantportalen of consultantfuncties nodig.
Test daarom iedere gebruikersgroep afzonderlijk en controleer of de software niet alleen op één proces goed aansluit.
