Welke functionaliteiten moet een ATS hebben?

Een ATS moet minimaal vacatures, sollicitaties, kandidaatprofielen en processtappen centraal kunnen beheren. Daarnaast zijn functies nodig voor communicatie, samenwerking, rapportage, privacy en beveiliging. Welke aanvullende mogelijkheden nodig zijn, hangt af van het recruitmentproces. Denk aan koppelingen met HR-software, een werken-bij-site, assessments, agenda’s en onboardingsoftware. AI-functionaliteiten zijn geen basisvoorwaarde, maar kunnen administratieve taken ondersteunen.

Inleiding

Vrijwel ieder Applicant Tracking System biedt kandidaatbeheer en vacaturebeheer. De praktische verschillen zitten vooral in de uitwerking. Een functionaliteit is pas bruikbaar wanneer deze past bij de werkprocessen, gebruikers en omvang van de organisatie. Daarom is het verstandiger om eerst te bepalen welke werkzaamheden het systeem moet ondersteunen en pas daarna naar leveranciers te kijken.

Welke basisfunctionaliteiten zijn noodzakelijk?

Een ATS is het centrale systeem waarin vacatures, kandidaten, communicatie en selectiestappen samenkomen. RecruitmentTech beschrijft het ATS als een systeem dat steeds vaker het proceshart van recruitment vormt. Software Advice en Capterra rekenen kandidaatbeheer, kandidaatprofielen, vacaturepublicatie, sollicitatiebeheer en workflowbeheer tot de belangrijkste functies van een ATS.

Functionaliteit	Wat moet het ATS kunnen?
Vacaturebeheer	Vacatures aanmaken, goedkeuren, publiceren, aanpassen en sluiten.
Kandidaatbeheer	Contactgegevens, cv’s, documenten, notities en communicatie centraal bewaren.
Procesbeheer	Kandidaten volgen door vaste stappen, zoals screening, gesprek, aanbod en afwijzing.
Communicatie	Bevestigingen, uitnodigingen, herinneringen en afwijzingen versturen.
Samenwerking	Recruiters en hiring managers toegang geven tot beoordelingen, taken en feedback.
Rapportage	Doorlooptijden, instroom, bronnen en conversies inzichtelijk maken.
Privacy en beveiliging	Toegang, bewaartermijnen, verwijdering, toestemming en beveiliging beheren.

Vacaturebeheer en publicatie

Vacaturebeheer begint meestal bij een aanvraag van een afdeling of hiring manager. Het ATS moet vastleggen voor welke functie wordt geworven, wie verantwoordelijk is en welke goedkeuring nodig is. Daarna moet de vacature via de werken-bij-site en relevante vacaturekanalen kunnen worden gepubliceerd. Templates en goedkeuringsworkflows helpen om vacatures op een consistente manier te verwerken.

Multiposting kan nuttig zijn wanneer een organisatie vacatures op meerdere kanalen plaatst. Daarbij is het belangrijk dat wijzigingen en sluitingen centraal kunnen worden doorgevoerd. Een ATS moet ook registreren via welk kanaal een kandidaat binnenkomt. Zonder betrouwbare bronregistratie is het lastig om later te beoordelen welke kanalen bruikbare sollicitaties opleveren.

Kandidaat- en sollicitatiebeheer

Kandidaatbeheer is een kernfunctie van ieder ATS. Het systeem moet per kandidaat een compleet en actueel profiel tonen. Daarin staan bijvoorbeeld contactgegevens, het cv, de sollicitatiegeschiedenis, beoordelingen, gespreksverslagen en verzonden berichten. Dubbele kandidaatprofielen moeten bij voorkeur automatisch worden herkend of eenvoudig kunnen worden samengevoegd.

Ook de zoekfunctie verdient aandacht. Recruiters moeten kandidaten kunnen terugvinden op basis van bijvoorbeeld functie, ervaring, vaardigheden, locatie of eerdere sollicitaties. Dat is vooral relevant voor organisaties die met talentpools werken. Het ATS moet daarbij rekening houden met de toestemming van kandidaten en de geldende bewaartermijnen.

Workflow, communicatie en samenwerking

Een bruikbare workflow sluit aan op het werkelijke recruitmentproces. Het systeem moet verschillende selectiestappen kunnen ondersteunen en duidelijk laten zien wie verantwoordelijk is voor de volgende actie. Meldingen en taken kunnen voorkomen dat kandidaten onnodig lang blijven wachten. Organisaties met verschillende functiegroepen hebben vaak behoefte aan meerdere instelbare workflows.

Communicatie moet vanuit het kandidaatprofiel kunnen verlopen. Denk aan ontvangstbevestigingen, uitnodigingen, afwijzingen en verzoeken om aanvullende informatie. Templates besparen tijd, maar moeten aanpasbaar blijven. Volledig gestandaardiseerde berichten kunnen afstandelijk overkomen of onvoldoende aansluiten op de fase waarin een kandidaat zich bevindt.

Hiring managers moeten kandidaten kunnen bekijken, feedback kunnen geven en beoordelingen kunnen vastleggen. Daarbij is rolgebaseerde toegang belangrijk. Niet iedere gebruiker hoeft alle vacatures, kandidaten of persoonsgegevens te kunnen zien. Een overzichtelijke omgeving voor incidentele gebruikers is vaak belangrijker dan een groot aantal geavanceerde functies.

Rapportages en recruitmentdata

Een ATS moet voldoende gegevens vastleggen om het recruitmentproces te kunnen volgen. AIHR noemt onder meer time-to-hire, time-to-fill, de omvang van de kandidatenpipeline, prestaties van wervingskanalen, conversie tussen processtappen en de acceptatie van arbeidsvoorstellen. Een dashboard moet vooral informatie tonen waarop recruiters en managers kunnen handelen.

Rapportages zijn alleen betrouwbaar wanneer gebruikers processtappen en statussen consequent vastleggen. Controleer daarom of definities kunnen worden ingesteld en of gegevens naar een spreadsheet of business-intelligencesysteem kunnen worden geëxporteerd. Voor grotere organisaties zijn rapportages per afdeling, locatie, recruiter of functiegroep vaak noodzakelijk.

Privacy en beveiliging

Een ATS bevat cv’s, contactgegevens, beoordelingen en communicatiegeschiedenis. Daarom zijn beveiligingsfuncties geen aanvulling, maar een basisvoorwaarde. RecruitmentTech noemt onder meer gegevensversleuteling, sterke wachtwoorden en aanvullende accountbeveiliging. Ook functies voor gebruikersrechten, logging en het intrekken van toegang zijn belangrijk.

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat gegevens van afgewezen sollicitanten gebruikelijk uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Kandidaten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren. Een ATS moet daarom bewaartermijnen kunnen instellen, toestemming registreren en gegevens automatisch verwijderen of anonimiseren.

Welke koppelingen zijn belangrijk?

Een ATS functioneert meestal niet zelfstandig. Veel organisaties hebben koppelingen nodig met een werken-bij-site, HR-systeem, agenda, e-mailomgeving, assessmentplatform of onboardingsoftware. Een koppeling moet voorkomen dat gegevens handmatig worden overgenomen. Controleer niet alleen of een integratie beschikbaar is, maar ook welke gegevens worden uitgewisseld en wie verantwoordelijk is voor het beheer.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie beheert vacatures in een spreadsheet en stuurt cv’s per e-mail naar hiring managers. Kandidaten ontvangen niet altijd op tijd een reactie en rapportages kosten veel handwerk. De organisatie kiest een ATS met vacaturebeheer, kandidaatprofielen, instelbare workflows, communicatie, toegangsrechten en standaardrapportages. Daardoor werkt het team vanuit één omgeving. Het systeem ondersteunt het bestaande proces, zonder dat iedere beschikbare extra functie wordt aangeschaft.

Checklist voor ATS-functionaliteiten

Kunnen vacatures centraal worden aangemaakt en gepubliceerd?
Bevat ieder kandidaatprofiel alle relevante informatie en communicatie?
Kunnen workflows per type vacature worden ingesteld?
Kunnen recruiters en hiring managers veilig samenwerken?
Ondersteunt het systeem persoonlijke en geautomatiseerde communicatie?
Zijn rapportages en gegevens eenvoudig te exporteren?
Kunnen bewaartermijnen en toestemmingen worden beheerd?
Zijn gebruikersrechten, logging en accountbeveiliging beschikbaar?
Zijn noodzakelijke koppelingen technisch en praktisch uitvoerbaar?
Kunnen functies worden aangepast wanneer het recruitmentproces verandert?

Veelgestelde vragen

Moet ieder ATS cv-parsing hebben?

Nee. Cv-parsing kan gegevens automatisch uit cv’s overnemen, maar is niet voor iedere organisatie noodzakelijk. De bruikbaarheid hangt af van het sollicitatievolume, de kwaliteit van de verwerking en de behoefte om kandidaatprofielen doorzoekbaar te maken.

Is AI een noodzakelijke ATS-functionaliteit?

Nee. AI kan ondersteunen bij het samenvatten van cv’s, opstellen van teksten of zoeken naar kandidaten. Vacaturebeheer, kandidaatbeheer, workflows, communicatie, rapportage, privacy en beveiliging zijn belangrijker als basis.

Moet onboarding onderdeel zijn van het ATS?

Niet noodzakelijk. Sommige ATS’en bevatten onboardingfuncties, terwijl andere systemen hiervoor een koppeling gebruiken. Belangrijk is dat gegevens van aangenomen kandidaten veilig en zonder onnodige dubbele invoer kunnen worden overgedragen.

Welke rapportages moet een ATS minimaal bieden?

Minimaal zijn overzichten nodig van openstaande vacatures, aantallen kandidaten, doorlooptijden, instroombronnen en conversies tussen selectiestappen. Welke aanvullende rapportages nodig zijn, hangt af van de doelen en omvang van de organisatie.