Wat kost een ATS (recruitmentsysteem)?

De kosten van een Applicant Tracking System (ATS) ook wel recruitmentsysteem genoemd lopen sterk uiteen en gaan van een paar tientjes per maand voor een eenvoudige basisversie naar duizenden euro’s per maand voor een internationaal bedrijf. De uiteindelijke prijs hangt af van factoren zoals het aantal gebruikers, de gewenste functionaliteiten, de omvang van de organisatie, de implementatie en de benodigde koppelingen met andere systemen. Daarom is er geen standaardprijs voor een ATS. Bij de selectie is het belangrijk om niet alleen naar de licentiekosten te kijken, maar naar de totale kosten én de waarde die het systeem op de lange termijn oplevert.

Waarom is de prijs van een ATS zo verschillend?

Wie offertes aanvraagt bij verschillende ATS-leveranciers, merkt al snel dat prijzen moeilijk met elkaar te vergelijken zijn. Dat komt doordat leveranciers verschillende prijsmodellen hanteren en niet allemaal dezelfde diensten aanbieden.

De uiteindelijke investering wordt onder meer bepaald door:

de omvang van de organisatie;
het aantal recruiters en gebruikers;
de gewenste functionaliteiten;
implementatie en inrichting;
integraties met andere systemen;
support en consultancy.

Volgens onderzoek van Recruitment Tech kiezen steeds meer organisaties voor een ATS dat past bij hun recruitmentstrategie, in plaats van uitsluitend te kijken naar de laagste prijs.

Welke kosten betaal je voor een ATS?

Licentiekosten

Vrijwel iedere leverancier rekent een abonnement voor het gebruik van de software.

Dat kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op:

het aantal recruiters;
het aantal gebruikers;
het aantal vacatures;
de omvang van de organisatie;
een vaste jaarlicentie.

Niet iedere leverancier gebruikt hetzelfde model. Vraag daarom altijd hoe de prijs is opgebouwd.

Implementatiekosten

Naast de software moet het systeem worden ingericht. Daarbij gaat het onder andere om:

workflows;
gebruikersrollen;
autorisaties;
vacaturetemplates;
dashboards;
migratie van bestaande gegevens.

Voor grotere organisaties vormt de implementatie vaak een belangrijk deel van de totale investering.

Integraties

Veel organisaties willen hun ATS koppelen aan bestaande software.

AFAS;
Workday;
SAP SuccessFactors;
Microsoft 365;
Google Workspace;
assessmentsoftware;
onboardingsoftware.

Sommige koppelingen zijn standaard beschikbaar, terwijl andere maatwerk vereisen of apart worden gefactureerd.

Training en ondersteuning

Een ATS levert pas waarde op wanneer recruiters en hiring managers er goed mee kunnen werken.

trainingen;
implementatiebegeleiding;
helpdesk;
consultancy;
customer success.

Controleer vooraf welke ondersteuning binnen de prijs is inbegrepen.

Kijk naar de Total Cost of Ownership

De abonnementsprijs vertelt slechts een deel van het verhaal.

Voor een goede vergelijking is het verstandig te kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO): alle kosten gedurende de volledige gebruiksperiode van het systeem.

licenties;
implementatie;
migratie;
koppelingen;
trainingen;
support;
interne projecturen;
toekomstige uitbreidingen.

Een ATS met een lagere licentieprijs kan uiteindelijk duurder uitvallen wanneer veel aanvullende diensten nodig zijn.

Wat levert een ATS op?

Een ATS is geen doel op zich, maar een investering in het recruitmentproces.

Een goed ingericht ATS kan bijdragen aan:

minder administratief werk;
kortere doorlooptijden;
betere samenwerking;
minder fouten;
meer inzicht in recruitmentdata;
een betere candidate experience;
hogere productiviteit van recruiters.

Goedkoop is niet altijd de beste keuze

Bij softwareselecties bestaat soms de neiging om vooral naar de laagste prijs te kijken.

Belangrijker zijn vragen zoals:

sluit het systeem aan op onze processen?
groeit het systeem mee met de organisatie?
zijn de gewenste koppelingen beschikbaar?
hoe goed is de ondersteuning?
hoe actief ontwikkelt de leverancier het product?

Welke vragen stel je tijdens een offertegesprek?

Welke kosten zijn eenmalig?
Welke kosten keren jaarlijks terug?
Welke functionaliteiten zijn optioneel?
Welke koppelingen zijn inbegrepen?
Hoe worden prijsverhogingen toegepast?
Wat kost uitbreiding met extra gebruikers?
Welke ondersteuning is inbegrepen?

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie vraagt offertes aan bij vier ATS-leveranciers. De goedkoopste offerte heeft de laagste licentieprijs, maar rekent extra kosten voor implementatie, trainingen en koppelingen. Een andere leverancier heeft een hogere abonnementsprijs, maar levert alles inclusief. Over vijf jaar blijkt deze optie financieel gunstiger.

Maak eerst een Programma van Eisen

gewenste functionaliteiten;
benodigde integraties;
beveiligingseisen;
AI-functionaliteiten;
rapportages;
aantal gebruikers;
implementatieplanning.

Oriënteer je breed voordat je offertes aanvraagt

RecruitmentTech publiceert jaarlijks de Recruitment Tech Landscape en organiseert evenementen zoals Recruitment Tech Demo Day en ATS Day om systemen te vergelijken.