De meeste organisaties hebben een Applicant Tracking System (ATS). Maar hoe weet je of je ATS optimaal presteert? En belangrijker: hoe meet je dit op een zinvolle manier? We zetten de 6 stappen voor je op een rij.
1. Definieer de juiste metrics
Voordat je kunt beoordelen hoe effectief je ATS precies is, moet je eerst bepalen wat succes betekent voor jouw recruitmentproces. Welke key performance indicators (of: KPI’s) wil je bijhouden én verbeteren? Veelgebruikte metrics zijn onder andere de time-to-hire, quality-of-hire, cost-per-hire, kandidaattevredenheid en het retentiepercentage. Maar vraag je vooral af waarom je bepaalde elementen wilt meten.
De time-to-hire zegt betrekkelijk weinig over hoe een kandidaat daadwerkelijk presteert binnen een bepaalde functie.
Zo zegt de time-to-hire betrekkelijk weinig over hoe een kandidaat daadwerkelijk presteert binnen een bepaalde functie. Rapporteer dus niet alleen voor de vorm, maar neem doelgerichte beslissingen. Het vragen om feedback van kandidaten in ieder kwartaal is een goed voorbeeld. Je toont betrokkenheid, maar als je niet bereid bent om je proces aan te passen op basis van deze feedback, haal je nooit de echte waarde eruit.
2. Verzamel en analyseer data
De volgende stap is het verzamelen en analyseren van gegevens uit je ATS en andere bronnen, zoals enquêtes, feedback en rapportages. Een goed ATS biedt dashboards en rapporten die laten zien hoe je wervingsproces precies presteert: hoeveel kandidaten solliciteerden, hoeveel waren gekwalificeerd, hoeveel werden geïnterviewd én hoeveel werden aangenomen.
Je ATS kan ook aangepaste rapporten genereren die zich richten op specifieke aspecten van je proces, zoals diversiteit, sourcing of referrals. Daarnaast geven externe tools, zoals Google Analytics, inzicht in hoe je vacatures presteren op verschillende platforms en kanalen.
3. Vergelijken én benchmarken
Met de data in handen is het tijd om je resultaten te vergelijken met je doelen en industriestandaarden. Hoe helpt je ATS je bij het bereiken van je KPI’s? Hoe verhoudt het zich tot andere systemen in de markt? Hoe sluit het aan bij de best practices en trends in recruitment? Gebruik online bronnen zoals softwarebeoordelingen, casestudies en onderzoeksrapporten om een basis te formuleren van hoe recruiters hun ATS gebruiken en evalueren.
4. Identificeer de inefficiënties
Nadat je vergelijkt én benchmarkt, draait het om het identificeren van hiaten en verbetermogelijkheden in je ATS en recruitmentproces. Waar zitten de knelpunten, inefficiënties of fouten in je proces? Welke functies, functionaliteiten of integratiemogelijkheden mist je ATS? Ga na bij kandidaten waar kandidaten precies afhaken en zoek regelmatig naar gespreksmogelijkheden met hiring managers en andere teamleden. Zo kom je tot een basis én een richting van je verbeterplannen.
5. Implementeer en test veranderingen
De laatste stap is het implementeren en testen van de veranderingen die je wilt doorvoeren in je ATS (én uiteindelijk je recruitmentproces). Je kunt je bestaande ATS aanpassen, overstappen naar een nieuw systeem (niet zomaar doen, uiteraard) óf complementaire tools of oplossingen integreren.
Je wilt geen wirwar aan verschillende tools, maar een solide basis waarmee je jouw proces inzichtelijk houdt.
Een belangrijk punt in deze fase is om het systeem regelmatig te evalueren en aanpassingen te maken en te testen. Het ATS moet constant meegroeien met de behoeften van het bedrijf, en regelmatig uitgevoerde continue verbeteringsactiviteiten houden het systeem productief en efficiënt. Je wilt geen wirwar aan verschillende tools, maar een solide basis waarmee je jouw proces inzichtelijk houdt.
6. Test de candidate én recruiter experience
Zet je zelf (minimaal) ieder kwartaal een keer in de schoenen van de kandidaat én de recruiter. In andere woorden: doorloop het héle proces van sollicitatie tot dag één. Dit helpt je om te evalueren of er in de loop van de tijd veranderingen nodig zijn om de efficiëntie te verbeteren. Bovendien kunnen er compliancy-issues insluipen, als je ze niet met een nieuwe blik observeert.
De beste manier om een ATS te evalueren is om de ervaring van elke betrokken belanghebbende te testen. Een ATS moet ontworpen zijn om productiviteit in het recruitmentproces te brengen en mag niet alleen werken voor een boekhouder. In andere woorden: test de ervaringen van kandidaten, recruiters én hiring managers.
