Data is goud, maar de meeste recruiters zitten nog in de ellende. En volgens Jan Brooijmans, oprichter van ATS Connector, ligt het antwoord ligt niet in méér technologie, maar in minder ambities. “Formuleer kleine stappen. Hak al die ambities op in kleine stukjes. Ga niet ineens vijf systemen koppelen of dertig KPI’s inzichtelijk maken. Dat werkt meestal niet.”
De Excel-hel vermijden
Even terug naar Demo_Day 2024, waar Brooijmans in zijn presentatie vertelde over ‘de hel waar uiteindelijk iedereen in terecht komt’. Die hel heet Excel. “Er moet heel veel handmatig gebeuren, waardoor er heel veel fouten insluipen. Jij hebt een ander bestandje dan ik en zo ontstaan er misverstanden.”
“Ik had een klant, die op een gegeven moment zei: ik sluit geen tools meer aan die niet praten met mijn ATS of met de andere systemen.”
Maar de oplossing ligt niet in meer tools stapelen. “Ik had een klant, die op een gegeven moment zei: ik sluit geen tools meer aan die niet praten met mijn ATS of met de andere systemen. Ze had een heel mooi overzicht van waar alle tools vandaan kwamen, waardoor ze het aantal tools flink naar beneden kon brengen.”
Het grote voordeel? “Nu praat alles met elkaar”, stelt Brooijmans. “Ze hebben echt rigoreuze keuzes gemaakt en gekozen voor oplossingen die met elkaar werken.”
Van 25 tools naar… minder
Het probleem van te veel tools herkent Brooijmans breed. “Ik spreek geregeld met mensen die zeggen: we hebben wel 25 tools. Dat is dus het probleem. Ik zie vooral partijen die echt de grip terug willen krijgen. Er is een wereld tussen de Excel-hel aan de ene kant, en aan de andere kant die 25 tools die je hebt opgestapeld.”
Zijn eigen ATS Connector probeert daarom simpel te blijven. “Het moet zo eenvoudig zijn dat het gewoon meteen werkt. Het is de stekker erin en klaar. We stemmen af welke systemen je hebt en wat jouw werkproces is. Dan komt die data bij elkaar. Je hebt hele geavanceerde BI-tooling, data science tooling. Maar het gemiddelde bureau is daar niet mee geholpen. Die zijn geholpen met inzichten, snel en begrijpbaar. Niet met eindeloze onboarding in een tool die ze daarna nog steeds niet begrijpen.”
“Ga niet ineens vijf systemen koppelen of dertig KPI’s inzichtelijk maken. Dat werkt meestal niet.”
Dus niet meer technologie, maar juist minder ambities. “Formuleer kleine stappen. Hak al die ambities op in kleine stukjes. Ga niet ineens vijf systemen koppelen of dertig KPI’s inzichtelijk maken. Dat werkt meestal niet.”
Hele funnel meetbaar maken
Veel recruiters willen de volledige journey inzichtelijk maken, van eerste contact tot plaatsing. Brooijmans legt uit hoe dat werkt. “Als ik jou heb geplaatst, sta je in mijn financiële systeem. Je staat ook in mijn ATS. En waarschijnlijk ben je ook gekoppeld via je sollicitatie die je hebt gedaan, via een formulier met Google Analytics of HubSpot.”
“Van A tot Z, van marketing tot plaatsing. Maar dan nog de vraag: hoe haal je daar goud uit? Dat is juist het vertrekpunt.”
Die koppeling maakt in wezen de complete funnel meetbaar. “Van A tot Z, van marketing tot plaatsing. Maar dan nog de vraag: hoe haal je daar goud uit? Dat is juist het vertrekpunt. Waar staat je organisatie voor? Wat zijn de urgente onderwerpen?”
Database is de nieuwe focus
Een belangrijke verschuiving ziet Brooijmans in hoe bureaus naar kandidaten kijken. “Vroeger was het een bak met sollicitaties. Nu is het een bak met sollicitaties, maar ook met mensen die ergens op hebben geklikt. Die fases ervoor zijn veel belangrijker geworden.”
“Wat ik mooi vind is sturen op die database en kijken of dat beter retentie en herplaatsing oplevert.”
Marketing automation helpt daarbij. “Wat ik mooi vind is sturen op die database en kijken of dat beter retentie en herplaatsing oplevert”, ziet Brooijmans. “Je kunt je voorstellen wat dat doet met je marketingbudget: die kun je anders indelen.”
Breng de journey (en shortcuts) in kaart
Voor bedrijven die morgen willen beginnen heeft Brooijmans praktisch advies. “De laagst hangende appel: neem een paar plaatsingen van de afgelopen tijd. Als je die nu eens helemaal terugvoert van systeem naar systeem. Neem een succesvolle plaatsing en analyseer de complete journey. Al die datapunten op een rijtje zetten. Dan naar de data kijken, maar ook kijken binnen de organisatie wat er werkelijk is gebeurd. Soms worden er shortcuts genomen.”
“De laagst hangende appel: neem een paar plaatsingen van de afgelopen tijd. Als je die nu eens helemaal terugvoert van systeem naar systeem.”
Die analyse toont dan ook direct waar data ontbreekt in het recruitmentproces. “Dan heb je meteen een goed inzicht in waar we data missen die essentieel is voor je journey. Dan weet je ook wat je wel kunt en wat niet.”
Datakwaliteit eerst
Het grootste probleem ligt vaak in de basis. “De werkelijkheid is dat bij acht van de tien partijen de data niet goed is. Zeker als je een ATS al langer hebt, dan zit er veel vervuiling in. Veel oude data ook. Er worden altijd shortcuts verzonnen om iemand sneller te plaatsen, misschien minder te registreren. Als je die eruit kunt halen, ben je al dichter bij die pot met goud.”
“Het draait erom hoe je met tools data kunt combineren en analyseren zonder dat je daar technische kennis voor hebt.”
Brooijmans’ boodschap is helder: begin klein, zorg voor schone data, en bouw stap voor stap op. “Het draait erom hoe je met tools data kunt combineren en analyseren zonder dat je daar technische kennis voor hebt.”
Luister naar de podcast
Luister terug naar het gesprek van Recruitment Tech met Jan Brooijmans via de link hieronder óf via jouw favoriete podcastplatform.
