Voor veel recruitmentbureaus is het een herkenbare situatie: gesprekken met kandidaten lopen via WhatsApp op de persoonlijke telefoons van recruiters, waardoor overzicht ontbreekt en eigenaarschap onduidelijk is. Precies daar wil de start-up Easy Inbox verandering in brengen. Oprichters Jerfi Lobato en Sahan Aydin bundelden hun ervaring in messaging en mobiele technologie om één centraal communicatieplatform te creëren, speciaal voor recruitmentorganisaties. Martijn Hemminga ging met hen in gesprek over het ontstaan van Easy Inbox, de voordelen voor recruiters en kandidaten en hun visie op de toekomst van communicatie in recruitment.
Gebouwd vanuit praktijkervaring
Jerfi Lobato adviseerde jarenlang bedrijven over messagingstrategieën bij onder meer CM.com en MessageBird. Vanuit die rol zag hij een duidelijke behoefte bij ATS-leveranciers: een mobiele messaging-oplossing die naadloos integreert met bestaande systemen. “Recruiters willen onderweg snel kunnen reageren, zonder dat gesprekken verspreid staan over privételefoons,” aldus Jerfi.
Die praktijkervaring combineerde hij met de technische expertise van Sahan Aydin, die eerder apps bouwde voor onder meer de Volkskrant en Philips Hue. Sahan stond op het punt bij Apple Music aan de slag te gaan, maar besloot zijn carrière een andere wending te geven: “Dit idee sprak me zo aan dat ik dacht: ik moet dit gewoon doen. Apple kan altijd nog.”
“Dit idee sprak me zo aan dat ik dacht: ik moet dit gewoon doen. Apple kan altijd nog.”
Messaging app
Easy Inbox is een messaging-app voor recruiters die communicatie via meerdere kanalen – zoals WhatsApp, SMS, Messenger en Instagram – centraliseert in één inbox. Recruiters communiceren mobiel of via de webapp met kandidaten, terwijl alles automatisch wordt gesynchroniseerd met het ATS. Hierdoor zijn gesprekken en contactgegevens altijd beschikbaar voor het team en de organisatie, ook als een recruiter uit dienst gaat of met verlof is.
De applicatie is AVG-compliant en ontworpen met een sterke focus op gebruiksgemak. “Idealiter willen we helemaal geen uitleg hoeven geven,” zegt Aydin. “Een recruiter logt in en weet intuïtief wat te doen.”
Overzicht en samenwerking
Een belangrijk voordeel voor recruitmentbureaus is het behoud van eigenaarschap over contactdata en gesprekken. “De waarde van een bureau zit in de relaties met kandidaten,” stelt Lobato. “Als die vastzitten op een persoonlijke telefoon, loop je als organisatie risico.” Easy Inbox biedt ook teamsamenwerking: recruiters kunnen gesprekken overdragen aan collega’s of samenwerken binnen teaminboxen. Handig bij verlof, afwezigheid of roosterdiensten. “Stel, je werkt tot half zes, maar kandidaten sturen ’s avonds nog vragen. Dan kan een collega op de late dienst het gesprek oppakken.”
Voor kandidaten zorgt Easy Inbox voor herkenbaarheid en vertrouwen. Organisaties kunnen hun vaste telefoonnummer gebruiken als afzender, met logo en naam zichtbaar in de chat. “Dat is fijn voor de kandidaat. Je weet meteen met wie je in gesprek bent, wat bijdraagt aan merkprofilering,” zegt Aydin. Ook wordt voorkomen dat meerdere recruiters uit één bureau los van elkaar contact opnemen met dezelfde kandidaat – een veelvoorkomende frustratie. Door het bundelen van communicatiekanalen is er bovendien altijd een duidelijk en continu gesprek, ongeacht of de kandidaat schakelt tussen WhatsApp, Instagram of SMS.
In eigen huis ontwikkeld
Opvallend is dat Easy Inbox volledig in-house is ontwikkeld. “We wilden volledige controle over alle onderdelen, tot in de diepste lagen van het platform,” vertelt Aydin. Dat maakt het mogelijk om snel nieuwe features te bouwen en optimaal in te spelen op de wensen van klanten. Zo kunnen recruiters meerdere inboxen beheren – bijvoorbeeld per afdeling – en is er een integratie met het ATS in de vorm van een handige sidebar met kandidaatdata en gesprekshistorie.
Klaar voor de toekomst
Easy Inbox richt zich vooral op boutique- en high-end-recruitmentbureaus, vaak met drie tot twintig FTE. Daar speelt persoonlijke communicatie een centrale rol, maar dan wel ondersteund door technologie. Lobato: “De gesprekken zijn persoonlijk, maar de processen eromheen kun je automatiseren.” Op de roadmap staan verdere AI-toepassingen voor herhalende taken en mogelijke integraties met TikTok en Snapchat, mits er een duidelijke businesscase is. “Denk aan partijen die al adverteren op die platforms en directe reacties van kandidaten willen afvangen.”
“De gesprekken zijn persoonlijk, maar de processen eromheen kun je automatiseren.”
5 juni op Demo_Day
Easy Inbox is donderdag 5 juni aanwezig op Recruitment Tech Demo_Day in de Startup Street. Tot en met donderdag 22 mei meld je je nog gratis aan voor de ochtend of middag. Kijk voor meer info en om aan te melden op de eventsite.
Beluister het hele gesprek
Benieuwd naar het hele verhaal van Jerfi Lobato en Sahan Aydin over Easy Inbox? Luister de podcast hieronder of via jouw favoriete podcast-app.
