De ene recruiter gebruikt het woord senior, de ander sr. of Sr., de andere recruiter gebruikt ‘ervaren’, weer een ander zegt ‘meer dan 10 jaar ervaring’ en de vierde recruiter vult helemaal niets in of vult het in een ander record of ‘open veld’. En dit alles binnen het domein “ervaring”. Recruitmentsystemen zijn ratjetoes van recruitersjargon. Een datapuinhoop waar zelfs semantische zoeksystemen radeloos van worden.
Administratiesystemen
Het is dan ook niet gek dat recruitmentsystemen eerder administratiesystemen zijn in plaats van systemen die het makkelijker maken om meer en effectiever talent aan te trekken Een probleem waar wij toch zelf aan bijdragen door senior, sr of Sr. in te voeren en daarmee ons eigen systeem te vervuilen m.b.t. searching & matching.
Marktstandaarden
Dit alles kan simpel voorkomen worden door verplichte en volgens marktstandaarden gedefinieerde records te gebruiken bij de inrichting van recruitmentsystemen. Hoog tijd dus om de volgende 10 dataregels toe te passen om het maximale uit je recruitmentsysteem te halen:
1. Gebruik dezelfde classificatie voor het CV en de vacature
Alleen door het CV en de vacature op dezelfde wijze in het eigen systeem in te voeren, kan er het best gesearched en gematched worden. Classificeer datavelden zoals functie en opleidingsniveau daarom volgens dezelfde structuur en met dezelfde classificaties.
2. Stel verplichte velden in
Nederlanders zijn niet zo van ‘HET MOETEN’ en (goede) recruiters al helemaal niet. Toch is het van belang om alle datavelden die noodzakelijk zijn verplicht in te (laten) vullen. Alleen zo kun je de informatie verkrijgen die tot de beste match leidt.
3. Voorzie iedere vacature of CV van een uniek ID
Met name het ID-nummer van de vacature is belangrijk om een datakoppeling tussen webanalyticstools en het recruitmentsysteem te maken en om de meest fantastische doelgroepanalyses te maken. Ook is het handig om je vacature van een einddatum te voorzien zodat je systeem niet vervuild raakt met dubbele vacatures.
4. Controleer je recruitmentsysteem
Zorg dat er kwaliteitscontroles plaatsvinden in je recruitmentsysteem. Zijn alle velden ingevuld? En nog belangrijker, juist ingevuld? Train recruiters hoe zij het systeem moeten gebruiken.
5. Leg een dataprotocol aan
Om het systeem schoon te houden en bijvoorbeeld API’s aan te kunnen roepen is het van belang om goed vast te leggen wat en hoe je informatie registreert en bewaart.
6. Leg functietitels vast via open velden en hanteer een ISCO-code
Functietitel is de belangrijkste sleutel voor matching. Om je data te koppelen aan andere datasystemen is het belangrijk om open velden te gebruiken en daarnaast de meest recente ISCO-classificatie te hanteren.
7. Hanteer standaardclassificaties voor opleidingsniveaus
Om optimaal op opleidingsniveau te matchen is het van belang om dit veld verplicht (te laten) invullen en hierbij uniforme standaarden bij te hanteren. Eigen opleidingsclassificaties is suboptimaal en derhalve sterk af te raden.
8. Hanteer meetbare opties voor het ervaringsniveau
In veel vacatures is het ervaringsniveau onduidelijk of onbenoemd, terwijl het essentieel is als het gaat om de media- en sourcingskeuze en wervingshaalbaarheid van een vacature. Leg daarom de ervaring o.b.v. jaren na het behalen van diploma en het aantal jaren relevante werkervaring vast d.m.v. een startmaand en een jaartal.
9. Voorzie de vacature van een postcode
In Nederland verschillen regionale arbeidsmarkten sterk van elkaar. Voeg een postcode aan de vacature toe in het recruitmentsysteem om zo meer rendement uit je werving te halen en deze door te meten.
10. Maak een koppeling met de KvK
Haal eenvoudig en eenduidig aanvullende informatie over bedrijfsprofielen binnen door een API-koppeling met de KvK.
