Hoe lang duurt een ATS-implementatie?

De implementatie van een Applicant Tracking System (ATS) duurt gemiddeld enkele weken tot enkele maanden. Bij complexe organisaties waar bijvoorbeeld regio voor regio een nieuw ATS wordt geïmplementeerd kan het 1 tot 2 jaar duren. De exacte doorlooptijd hangt af van de omvang van de organisatie, het aantal gebruikers, de complexiteit van het recruitmentproces, de benodigde koppelingen met andere systemen en de hoeveelheid data die moet worden gemigreerd. De techniek is daarbij zelden de grootste uitdaging. Een goede voorbereiding, duidelijke besluitvorming en betrokken eindgebruikers bepalen meestal hoe snel een implementatie verloopt.

Waarom de implementatieduur verschilt

Er bestaat geen standaardplanning voor een ATS-implementatie. Een organisatie die één recruiter heeft en weinig koppelingen nodig heeft, kan relatief snel live gaan. Een internationale organisatie met meerdere vestigingen, complexe workflows en verschillende HR-systemen heeft aanzienlijk meer voorbereiding nodig.

Volgens RecruitmentTech onderschatten organisaties regelmatig hoeveel tijd nodig is voor het analyseren van processen, het betrekken van stakeholders en het begeleiden van gebruikers tijdens de verandering. Juist deze onderdelen bepalen vaak het succes van een implementatie.

Welke factoren bepalen de doorlooptijd?

Omvang van de organisatie

Hoe meer afdelingen, vestigingen en gebruikers betrokken zijn, hoe uitgebreider het implementatieproject meestal wordt. Niet alleen de inrichting van het ATS kost meer tijd, ook besluitvorming en afstemming verlopen vaak complexer.

Recruitmentprocessen

Organisaties met veel verschillende recruitmentprocessen hebben meer tijd nodig om workflows in te richten.

Denk bijvoorbeeld aan:

verschillende selectieprocedures;
internationale recruitment;
campusrecruitment;
interne mobiliteit;
stage- en traineeprogramma’s.

Datamigratie

Wanneer gegevens uit een bestaand ATS moeten worden overgezet, vraagt dat extra voorbereiding.

Daarbij moet onder meer worden bepaald:

welke kandidaten worden meegenomen;
welke vacatures worden gemigreerd;
welke gegevens volgens de AVG mogen worden bewaard;
welke data kunnen worden opgeschoond.

Integraties

Veel organisaties koppelen hun ATS aan andere systemen.

Bijvoorbeeld:

AFAS;
Workday;
SAP SuccessFactors;
Microsoft 365;
Single Sign-On;
Assessmentsoftware;
Werken-bij-sites.

Hoe meer koppelingen nodig zijn, hoe uitgebreider de testfase wordt.

Hoe ziet een implementatieplanning eruit?

Hoewel iedere organisatie anders is, bestaat een implementatie meestal uit dezelfde fasen.

Fase 1: Voorbereiding

projectteam samenstellen;
doelstellingen bepalen;
planning opstellen;
processen analyseren.

Fase 2: Configuratie

workflows inrichten;
gebruikersrollen aanmaken;
vacaturetemplates opbouwen;
communicatiesjablonen instellen.

Fase 3: Datamigratie

gegevens opschonen;
testmigratie uitvoeren;
definitieve migratie.

Fase 4: Integraties

HR-systemen koppelen;
testen van API’s;
Single Sign-On configureren.

Fase 5: Testen

functionele testen;
acceptatietesten;
praktijktesten.

Fase 6: Training

recruiters opleiden;
hiring managers trainen;
beheerders instrueren.

Fase 7: Livegang

Na de definitieve controles wordt het ATS in gebruik genomen. Veel organisaties kiezen ervoor om de eerste weken intensieve ondersteuning beschikbaar te houden om vragen snel te beantwoorden.

Waar ontstaat meestal vertraging?

De meeste vertraging ontstaat niet door techniek, maar door organisatorische factoren.

Veel voorkomende oorzaken zijn:

onduidelijke besluitvorming;
onvoldoende capaciteit binnen het projectteam;
wijzigende wensen tijdens de implementatie;
onverwachte problemen bij datamigratie;
vertraging bij koppelingen;
eindgebruikers die onvoldoende beschikbaar zijn voor testen.

Hoe voorkom je vertraging?

Een realistische planning begint met een goede voorbereiding.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

maak vooraf duidelijke keuzes;
beperk maatwerk zoveel mogelijk;
reserveer voldoende tijd voor testen;
betrek eindgebruikers vroeg in het project;
plan trainingen ruim vóór de livegang;
werk met vaste beslismomenten.

RecruitmentTech noemt onder meer betrokken stakeholders, duidelijke projectdoelen en aandacht voor verandermanagement als belangrijke succesfactoren bij implementaties van recruitmenttechnologie.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie met ongeveer 800 medewerkers wil haar verouderde ATS vervangen. Aanvankelijk verwacht het projectteam binnen acht weken live te kunnen gaan. Tijdens de voorbereiding blijkt echter dat verschillende businessunits elk hun eigen recruitmentproces gebruiken en dat koppelingen nodig zijn met het HR-systeem en de werken-bij-site.

Door eerst de processen te harmoniseren en gebruikers uitgebreid te testen, verschuift de livegang enkele weken. De extra voorbereiding voorkomt echter dat na de ingebruikname grote wijzigingen nodig zijn.

Veelgemaakte fouten

de implementatieplanning te optimistisch maken;
datamigratie onderschatten;
te laat beginnen met testen;
gebruikers pas vlak voor de livegang betrekken;
geen tijd reserveren voor nazorg.

Checklist

projectplanning opgesteld;
stakeholders betrokken;
processen geanalyseerd;
datamigratie voorbereid;
integraties geïnventariseerd;
testplanning gereed;
trainingen ingepland;
livegang voorbereid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gemiddelde ATS-implementatie?

Dat verschilt per organisatie. Een eenvoudige implementatie kan binnen enkele weken worden afgerond, terwijl grotere organisaties vaak enkele maanden nodig hebben.

Kan recruitment tijdens de implementatie doorgaan?

Ja. In de meeste gevallen blijft het bestaande ATS of de huidige werkwijze actief totdat het nieuwe systeem volledig is getest en klaar is voor gebruik.