Een goede ATS-implementatie begint met een duidelijke voorbereiding. Met deze checklist controleer je of alle belangrijke onderdelen zijn geregeld, van projectorganisatie en procesinrichting tot datamigratie, testen, training en beheer na de livegang.
Checklist
Voorbereiding
- ☐ Doelstellingen van de implementatie zijn vastgelegd.
- ☐ Er is een interne projectleider aangewezen.
- ☐ Recruitment, HR, IT en andere stakeholders zijn betrokken.
- ☐ Planning, budget en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld.
Recruitmentproces
- ☐ Het huidige recruitmentproces is in kaart gebracht.
- ☐ Onnodige processtappen zijn verwijderd.
- ☐ Workflows en goedkeuringsprocessen zijn vastgesteld.
- ☐ Communicatie met kandidaten is uitgewerkt.
Datamigratie
- ☐ Er is bepaald welke gegevens worden gemigreerd.
- ☐ Dubbele en verouderde gegevens zijn opgeschoond.
- ☐ Een proefmigratie is uitgevoerd.
- ☐ De kwaliteit van de gemigreerde gegevens is gecontroleerd.
Koppelingen
- ☐ Koppelingen met HR-software zijn getest.
- ☐ Integraties met de recruitmentsite functioneren.
- ☐ Agenda-, e-mail- en assessmentkoppelingen zijn gecontroleerd.
- ☐ Datastromen tussen systemen zijn gevalideerd.
Privacy en beveiliging
- ☐ Gebruikersrollen en autorisaties zijn ingericht.
- ☐ AVG-eisen zijn gecontroleerd.
- ☐ Bewaartermijnen voor kandidaatgegevens zijn ingesteld.
- ☐ Tweefactorauthenticatie of Single Sign-On is ingericht (indien beschikbaar).
Testen
- ☐ Complete sollicitatieprocessen zijn getest.
- ☐ Automatische e-mails functioneren correct.
- ☐ Rapportages en dashboards zijn gecontroleerd.
- ☐ Mobiele sollicitaties zijn getest.
Training
- ☐ Recruiters hebben een uitgebreide training gevolgd.
- ☐ Hiring managers zijn geïnstrueerd.
- ☐ Handleidingen of werkinstructies zijn beschikbaar.
- ☐ Er is ondersteuning georganiseerd voor de eerste weken na livegang.
Na de livegang
- ☐ Er is een functioneel beheerder aangewezen.
- ☐ KPI’s zoals time-to-hire en candidate experience worden gemeten.
- ☐ Er is een evaluatiemoment gepland na 1 tot 3 maanden.
- ☐ Verbeterpunten worden periodiek doorgevoerd.
Bronnen
Hoe implementeer je een ATS?
https://www.recruitmenttech.nl/tech/hoe-implementeer-je-een-ats/
Hoe lang duurt een ATS-implementatie?
https://www.recruitmenttech.nl/tech/hoe-lang-duurt-een-ats-implementatie/
Implementatie van recruitmentsoftware
https://www.carerix.com/nl/implementatie/
Onboarding software voor nieuwe medewerkers
https://www.afas.nl/nl/software/hrm/onboarding
Implementatie van HR-software: veelgestelde vragen
https://www.vismaraet.nl/hr-software/implementatie
