Hoe werkt een ATS?

Een Applicant Tracking System (ATS) ondersteunt iedere stap van het sollicitatieproces. Recruiters maken een vacature aan, publiceren deze via verschillende kanalen en ontvangen sollicitaties in één centrale omgeving. Vervolgens worden kandidaten beoordeeld, door procesfasen geleid en samen met hiring managers besproken. Het systeem legt communicatie, beoordelingen en statussen vast. Na de aanname kunnen gegevens worden overgedragen aan onboarding- of HR-software.

Wat gebeurt er in een ATS?

Een ATS werkt als de centrale omgeving voor vacatures, kandidaten en sollicitatieprocedures. Het systeem verbindt verschillende werkzaamheden die zonder software vaak verspreid plaatsvinden over mailboxen, spreadsheets, agenda’s en documenten.

De precieze inrichting verschilt per organisatie. Een eenvoudige procedure kan bestaan uit een eerste beoordeling, één gesprek en een arbeidsvoorstel. Bij een andere vacature zijn meerdere interviews, een assessment en een achtergrondcontrole nodig. Het ATS legt deze stappen vast in een workflow.

Volgens RecruitmentTech zijn moderne recruitmentsystemen niet langer alleen databases voor sollicitanten. Ze ondersteunen ook automatisering, samenwerking, rapportages en koppelingen met andere software. De werking hangt daardoor niet alleen af van het gekozen systeem, maar ook van de manier waarop een organisatie het inricht.

Stap 1: de vacature aanmaken

Het proces begint meestal wanneer een recruiter of hiring manager een vacature aanmaakt. Daarbij worden onder meer de functietitel, afdeling, standplaats, vacaturetekst en verantwoordelijke medewerkers vastgelegd.

Afhankelijk van het systeem kan de organisatie werken met:

vaste vacaturetemplates;
interne goedkeuringsstappen;
verschillende selectieprocedures;
rollen en toegangsrechten;
publicatie- en sluitingsdata;
verantwoordelijke recruiters en hiring managers.

Een goed ingerichte basis voorkomt dat iedere recruiter een eigen werkwijze gebruikt. Tegelijkertijd moet er voldoende ruimte blijven om het proces aan te passen aan verschillende functies.

Stap 2: de vacature publiceren

Na goedkeuring kan de vacature vanuit het ATS worden gepubliceerd. Vaak gebeurt dat op de werken-bij-site van de organisatie. Afhankelijk van de beschikbare koppelingen kan dezelfde vacature ook worden doorgestuurd naar vacaturesites, sociale media of interne vacaturepagina’s.

De recruiter hoeft de vacature daardoor niet voor ieder kanaal volledig opnieuw in te voeren. Wijzigingen kunnen vanuit één centrale omgeving worden beheerd. Of alle aanpassingen automatisch op ieder kanaal verschijnen, hangt af van de gebruikte koppeling.

Stap 3: sollicitaties ontvangen

Wanneer iemand solliciteert, worden de gegevens gekoppeld aan de juiste vacature. Het kandidaatprofiel kan bestaan uit contactgegevens, een cv, motivatie, antwoorden op vragen en andere documenten.

Sommige ATS’en gebruiken cv-parsing. De software leest dan onderdelen van een cv uit en zet deze om in velden binnen het kandidaatprofiel. Dit maakt informatie beter doorzoekbaar, maar de uitkomst moet controleerbaar blijven. De opmaak en inhoud van cv’s verschillen immers sterk.

Het ATS registreert ook wanneer de sollicitatie is ontvangen en via welk kanaal de kandidaat binnenkwam. De kandidaat kan automatisch een ontvangstbevestiging krijgen.

Stap 4: kandidaten beoordelen

Na ontvangst begint de eerste beoordeling. Recruiters bekijken of kandidaten aansluiten bij de functie-eisen en kunnen aanvullende vragen of selectiecriteria gebruiken.

In het ATS kunnen zij bijvoorbeeld:

kandidaatprofielen bekijken;
notities en beoordelingen toevoegen;
documenten vergelijken;
kandidaten doorsturen naar een hiring manager;
een kandidaat naar een volgende fase verplaatsen;
een afwijzing voorbereiden.

Het systeem ondersteunt de beoordeling, maar is niet verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuze. Ook wanneer automatische filters of rangschikkingen worden gebruikt, blijft de organisatie verantwoordelijk voor de criteria en de zorgvuldigheid van het selectieproces.

Stap 5: samenwerken met hiring managers

Hiring managers kunnen binnen het systeem toegang krijgen tot kandidaten voor hun vacatures. Zij bekijken cv’s, geven feedback en leggen beoordelingen vast. Daardoor hoeft informatie niet via losse e-mails te worden uitgewisseld.

De recruiter kan zien welke beoordelingen zijn afgerond en waar nog actie nodig is. Sommige systemen versturen herinneringen wanneer feedback uitblijft. Zo ondersteunt het ATS de samenwerking en maakt het duidelijk wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.

Een ATS lost trage besluitvorming niet zelfstandig op. De organisatie moet nog steeds afspraken maken over rollen, criteria en reactietijden.

Stap 6: gesprekken en communicatie beheren

Wanneer een kandidaat doorgaat, kan de recruiter een gesprek plannen. Veel ATS’en kunnen worden gekoppeld aan agenda- en e-mailsystemen. Uitnodigingen, bevestigingen en wijzigingen blijven dan bij het kandidaatprofiel bewaard.

Ook andere berichten kunnen vanuit het systeem worden verstuurd, zoals:

ontvangstbevestigingen;
verzoeken om aanvullende informatie;
uitnodigingen voor gesprekken of assessments;
statusupdates;
afwijzingen;
informatie over een arbeidsvoorstel.

Sjablonen zorgen voor een herkenbare basis, maar berichten hoeven niet volledig onpersoonlijk te zijn. Recruiters kunnen teksten aanpassen aan de kandidaat en de fase van de procedure.

Stap 7: een kandidaat aannemen

Wanneer de organisatie een kandidaat kiest, wordt de status in het ATS aangepast. Het systeem kan de voorbereiding van een arbeidsvoorstel ondersteunen en relevante documenten opslaan.

Bij een koppeling met onboarding- of HR-software kunnen afgesproken gegevens worden overgedragen. Hierdoor hoeft de nieuwe medewerker niet alle informatie opnieuw aan te leveren. De organisatie moet vooraf bepalen welke gegevens worden uitgewisseld en wie toegang heeft.

Andere kandidaten worden geïnformeerd en de vacature kan worden gesloten. Kandidaatgegevens mogen niet onbeperkt worden bewaard. De inrichting moet daarom aansluiten op het privacybeleid en de geldende bewaartermijnen.

Stap 8: gegevens analyseren

Doordat het ATS processtappen vastlegt, ontstaat recruitmentdata. Organisaties kunnen bijvoorbeeld bekijken hoeveel sollicitaties binnenkomen, hoelang procedures duren en via welke kanalen kandidaten worden gevonden.

Veelgebruikte gegevens zijn:

time-to-hire en time-to-fill;
aantal sollicitaties per vacature;
doorstroom tussen selectiefasen;
herkomst van kandidaten;
reactietijden van betrokkenen;
acceptatie van arbeidsvoorstellen.

Een dashboard maakt deze gegevens inzichtelijk, maar alleen wanneer medewerkers het systeem consequent gebruiken. Wanneer processtappen worden overgeslagen of statussen niet worden bijgewerkt, zijn ook de rapportages minder betrouwbaar.

De inrichting bepaalt hoe goed het ATS werkt

RecruitmentTech adviseert organisaties om workflows regelmatig te controleren, gebruikers goed op te leiden en automatisering doelgericht in te zetten. Een ATS levert namelijk niet vanzelf een goed proces op. Het systeem moet worden afgestemd op de werkwijze en doelstellingen van de organisatie.

Te veel verplichte stappen kunnen het werk vertragen. Te weinig structuur kan juist leiden tot onvolledige gegevens en verschillende werkwijzen. Ook koppelingen en rapportages moeten periodiek worden gecontroleerd.

Een ATS werkt daarom het beste wanneer recruiters en hiring managers begrijpen waarom bepaalde informatie wordt vastgelegd en wanneer het systeem regelmatig wordt geëvalueerd.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie verwerkt sollicitaties via een centrale mailbox. Een recruiter zet kandidaatnamen in een spreadsheet en stuurt cv’s door naar hiring managers. Feedback komt per e-mail terug en is niet altijd eenvoudig terug te vinden.

Na de invoering van een ATS maakt de recruiter iedere vacature aan met een vaste workflow. Sollicitaties worden automatisch gekoppeld aan de juiste vacature. Hiring managers geven hun beoordeling binnen het systeem en kandidaten ontvangen vanuit dezelfde omgeving berichten over de procedure.

Wanneer een kandidaat wordt aangenomen, worden de afgesproken gegevens overgedragen aan het HR-systeem. De organisatie kan vervolgens zien hoelang de procedure duurde en via welk kanaal de aangenomen kandidaat solliciteerde. Het ATS neemt de beoordeling niet over, maar verbindt de verschillende processtappen.

Checklist: werkt het ATS zoals bedoeld?

Zijn vacatures en workflows duidelijk ingericht?
Komen alle sollicitaties centraal binnen?
Zijn rollen en toegangsrechten correct ingesteld?
Leggen recruiters en hiring managers beoordelingen centraal vast?
Ontvangen kandidaten tijdig passende communicatie?
Worden kandidaatstatussen consequent bijgewerkt?
Werken koppelingen met andere systemen correct?
Zijn privacy- en bewaartermijnen ingericht?
Zijn rapportages gebaseerd op betrouwbare gegevens?
Worden gebruikers en workflows regelmatig geëvalueerd?

Veelgestelde vragen

Werkt ieder ATS op dezelfde manier?

Nee. De basisstappen zijn vergelijkbaar, maar workflows, automatisering, rapportages en koppelingen verschillen per leverancier en inrichting.

Leest een ATS automatisch ieder cv?

Sommige systemen gebruiken cv-parsing om informatie uit cv’s over te nemen. De kwaliteit daarvan hangt af van het document en de gebruikte technologie. Menselijke controle blijft nodig.

Selecteert een ATS zelfstandig kandidaten?

Niet noodzakelijk. Een ATS kan filteren, zoeken of processtappen automatiseren. Recruiters en hiring managers blijven verantwoordelijk voor de criteria, beoordeling en uiteindelijke beslissing.

Kan een ATS met HR-software worden gekoppeld?

Ja. Veel systemen bieden standaardkoppelingen of API’s. De mogelijkheden hangen af van de leveranciers, de technische inrichting en de gegevens die mogen worden uitgewisseld.

Waarom zijn de rapportages uit een ATS soms onbetrouwbaar?

Rapportages zijn afhankelijk van de ingevoerde gegevens. Wanneer medewerkers statussen niet bijwerken, stappen overslaan of verschillende definities gebruiken, ontstaat een onvolledig beeld.