Welten combineert AI en persoonlijk contact: sneller en kwalitatief beter selecteren, 335 sollicitaties verwerkt en binnen 1 minuut reactie. Lees de hele case van Welten die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2025.
Case van Welten
Omschrijving van de case
Hoe combineer je snelheid en schaalbaarheid met persoonlijke aandacht in een markt waar kandidaten schaarser zijn dan ooit?
Welten, hét detacheringsbureau voor finance professionals, stond voor een uitdaging: meer dan 1.000 sollicitaties per maand, maar te lange wachttijden, een versnipperd proces en te weinig persoonlijke aandacht. Het gevolg: verlies van zowel kandidaten als klanten.
In samenwerking met Selection Lab en Byner ATS werd een nieuwe selectieflow ontwikkeld waarin AI en automatisering centraal staan. Kandidaten doorlopen eerst een WhatsApp-intake en persoonlijkheidsassessment, waarna interviews automatisch ingepland worden. Iedere kandidaat ontvangt een gepersonaliseerd skills rapport in Welten-huisstijl, wat zorgt voor een consistente en professionele ervaring.
De resultaten spreken voor zich: binnen één maand werden 335 sollicitaties verwerkt (de flow is op 1/3 van de totale sollicitanten getoets), ontvingen alle kandidaten binnen 1 minuut een reactie en werden ruim 6.700 minuten aan planningswerk bespaard. Kandidaten ervaren het proces als modern én persoonlijk, terwijl recruiters meer tijd hebben om relaties op te bouwen met de juiste professionals.
Dankzij de slimme inzet van AI wist Welten het selectieproces niet alleen te moderniseren, maar vooral ook menselijker te maken. Het resultaat: sneller, efficiënter en met meer aandacht voor wat er echt toe doet.
Welke tooling is gebruikt in de case?
In deze case zette Welten het ATS-systeem van Byner in, gecombineerd met de assessment- en automatiseringsoplossingen van Selection Lab. De selectieflow startte met een WhatsApp-intake en persoonlijkheidsscan, waarna gesprekken automatisch werden ingepland en kandidaten een gepersonaliseerd rapport ontvingen. Alle data werd direct teruggelogd in Byner, waardoor snelheid, kwaliteit en overzicht in het proces gegarandeerd bleven.
Is er AI gebruikt in de case?
De AI speelt voornamelijk een rol in de WhatsApp-screening. Kandidaten krijgen hier de mogelijkheid om alle vragen over de vacature te stellen, terwijl AI tegelijkertijd automatisch screeningsvragen uitstuurt. Dit gebeurt volledig in de stijl, tone of voice en context waarin Welten normaal gesproken communiceert met kandidaten. Zo ervaren sollicitanten een persoonlijke en herkenbare interactie, terwijl recruiters worden ontlast van repetitieve taken.
Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?
De tooling van Selection Lab loste lange wachttijden, versnipperde processen en gebrek aan persoonlijke aandacht op. Kandidaten doorliepen een geautomatiseerde WhatsApp-intake en persoonlijkheidsscan, waarna interviews automatisch werden ingepland en zij direct een gepersonaliseerd rapport ontvingen. Alle data werd vervolgens teruggelogd in Byner, het core systeem van Welten, waardoor één single source of truth ontstond en snelheid, kwaliteit en overzicht werden gewaarborgd.
Wat was het resultaat van de case?
De case leverde voor Welten concreet meetbare resultaten op. Waar kandidaten voorheen vaak dagen wachtten op een eerste reactie, ontvangt nu 100% van de sollicitanten binnen één minuut een bericht. In de eerste maand werden 335 sollicitaties via de nieuwe flow verwerkt, wat ruim 6.700 minuten aan handmatig werk bij het plannen van interviews bespaarde. Dit komt neer op gemiddeld 20 uur per week die recruiters nu kunnen besteden aan persoonlijk contact en relatieopbouw.
Daarnaast is de candidate experience aantoonbaar verbeterd. Kandidaten ontvangen direct een gepersonaliseerd vaardigheidsrapport in Welten-huisstijl, waardoor de ervaring consistenter en professioneler is dan in de oude situatie. Uit feedback blijkt dat het proces als modern en persoonlijk wordt ervaren, terwijl het voorheen traag en gefragmenteerd verliep.
Ook sloot de case naadloos aan bij de recruitmentdoelstellingen van Welten: sneller schakelen, schaalbaarder werken en tegelijkertijd de kwaliteit verhogen. Doordat alle data direct wordt gelogd in Byner, beschikt het recruitmentteam nu over één single source of truth. Dit maakt rapportage eenvoudiger, geeft beter inzicht in doorlooptijden en maakt het mogelijk om knelpunten sneller te signaleren en op te lossen.
Kortom: een significante versnelling van het selectieproces, hogere efficiëntie en een betere kandidaatervaring, die direct bijdragen aan het behalen van de strategische recruitmentdoelen van Welten.
Wat is de visie op technologie binnen recruitment?
De visie van Welten op technologie binnen recruitment is dat AI en automatisering nooit de menselijke maat mogen vervangen, maar deze juist versterken. Technologie moet repetitieve en tijdrovende taken overnemen, zodat recruiters meer ruimte hebben om relaties met kandidaten en klanten op te bouwen. Met de inzet van Selection Lab en Byner wordt snelheid, schaalbaarheid en kwaliteit geborgd, terwijl persoonlijke aandacht behouden blijft. AI verrijkt de candidate experience via WhatsApp-screening in de eigen tone of voice en skill testen die objectief selecteren, waardoor de kwaliteit van kandidaten is gewaarborgd. Door alle data centraal te borgen in Byner ontstaat bovendien één single source of truth, waarmee processen transparant en toekomstbestendig worden. Welten ziet bovendien volop mogelijkheden om deze aanpak verder uit te breiden, bijvoorbeeld door nog meer stappen in de processen te automatiseren en zo de balans tussen efficiëntie en menselijkheid verder te versterken.
Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?
Deze case verdient een Recruitment Tech Award omdat ze laat zien hoe AI, automatisering en menselijkheid elkaar versterken. Waar kandidaten vroeger dagen wachtten op een reactie, ontvangt nu 100% binnen één minuut bericht. Dankzij persoonlijkheidsscans is bovendien de kwaliteit van kandidaten gewaarborgd, waardoor Welten sneller maar ook beter selecteert. Met ruim 6.700 minuten tijdsbesparing per maand krijgen recruiters de ruimte om zich te richten op betekenisvol contact. De innovatieve WhatsApp-screening maakt het mogelijk om kandidaten automatisch te screenen én hun vragen te beantwoorden in de herkenbare tone of voice van Welten. In combinatie met de integratie met Byner, waar alle data samenkomt in één single source of truth, is dit een bewezen effectieve en inspirerende case die bewijst dat technologie de candidate experience én de kwaliteit van selectie kan versterken.
Credits case
De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:
Welten:
– Heidi Scholtens
– Jorn Segers
– Martijn van Ingen
Byner
– Joram Timmerman
– Rik Linck
Selection Lab
– Joeri Everaers
– Mart Munster
– Lotte Welten
– Stefan van Duin
