Een screeningsbeleid biedt helderheid en structuur

Eerder dit jaar werd een 27-jarige man uit Arnhem veroordeeld tot een 40-urige werkstraf voor het vervalsen van zijn zorg- en welzijndiploma. De man werkte al jarenlang in een (jeugd)zorginstelling. Toen de man naar een andere groep werd geplaatst, werd zijn personeelsdossier nog eens bekeken en zijn diploma gecontroleerd bij de onderwijsinstelling. Op dat moment kwam aan het licht dat de man zijn studie nooit had afgemaakt. Dit had kunnen worden voorkomen wanneer de (jeugd)zorginstelling de achtergrond van haar nieuwe medewerker had gecontroleerd. Pre-employment screening voorkomt dat er zwakke plekken ontstaan binnen een organisatie door het aannemen van onbetrouwbare medewerkers.

Naast het bieden van helderheid binnen jouw organisatie, zorgt een passend screeningsbeleid ook dat je voldoet aan belangrijke wet- en regelgeving. Om te mogen screenen – oftewel privacygevoelige persoonsgegevens verwerken – moet er sprake zijn van een juridische grondslag; in dit geval het gerechtvaardigd belang. Voor een werkgever is dit belang ‘het kunnen vertrouwen op capabele en integere werknemers’ en het beperken van bepaalde risico’s. Een doordacht screeningsbeleid laat zien waarom en in welke mate er wordt gescreend voor uiteenlopende functies. Het vormt het uitgangspunt van elke screeningsprocedure.

De subsidiariteits- en proportionaliteitsbeginselen

Zoals in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat aangegeven, is elke verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op een juridische grondslag. Bij het screenen van (potentiële) medewerkers is dit het gerechtvaardigd belang. Belangrijke eisen die hieruit voortvloeien en waarmee in het screeningsbeleid rekening moet worden gehouden zijn de subsidiariteits- en proportionaliteitsbeginselen.

Met subsidiariteit wordt bedoeld dat je het doel – risicobeperking door het aannemen van capabele en integere werknemers – niet op een minder ingrijpende manier kan bereiken dan door het screenen van deze (potentiële) medewerkers. Met proportionaliteit wordt bedoeld dat de middelen die worden gebruikt om jouw doel te bereiken in verhouding staan met het doel. Oftewel, wanneer je kandidaten screent voor een functie van Officemanager zal er minder zwaar gescreend worden dan voor de functie van CFO. De mate van verantwoordelijkheid die komt kijken bij de functie en de risico’s die daarbij meespelen bepalen op welke elementen er wordt gescreend.

Een helder screeningsbeleid zorgt voor heldere communicatie

Een andere belangrijke functie van een screeningsbeleid is het bieden van helderheid. In je communicatie naar (potentiële) werknemers maar ook intern – bijvoorbeeld naar de OR – moet je kunnen terugvallen op een goed gefundeerd verhaal. Een screeningsbeleid beschrijft waarom screenen noodzakelijk is en welke invulling daar in elke afzonderlijke situatie aan wordt gegeven.

Ook potentiële werknemers hebben recht op transparantie. Het is aan te raden hen al in een vroeg stadium te melden dat een pre-employmentscreening deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Vervolgens kan je tijdens de eerste gesprekken de screening bespreken. Bijkomend voordeel is dat het op tijd aankaarten van een pre-employmentscreening zorgt voor een kleine voorselectie. Vooral integere kandidaten met de juiste kennis en ervaring zullen zich melden. Voor kandidaten met een twijfelachtig verleden zal het vooruitzicht van een screening een extra drempel opwerpen. Zo werkt het aankondigen van een screening direct risicobeperkend en vormt het de eerste stap in het bewaken van integriteit en kwaliteit binnen jouw organisatie.

Over Validata

Validata is marktleider op het gebied van employment screening. Sinds 2009 helpt Validata organisaties bij het maken van de juiste keuzes via online screenings oplossingen in verschillende sectoren. Validata’s innovatieve software zorgt voor een snelle en efficiënte screening en een optimale candidate experience. Validata neemt een complex en gevoelig proces uit handen en zorgt ervoor dat jij weet wie je aanneemt. Wil jij meer weten over employment screening of wat Validata voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op via de website.