In 7 stappen succesvol implementeren van recruitmenttooling

De meeste organisaties investeren in recruitmenttooling om bestaande problemen op te lossen of het recruitmentproces te optimaliseren. Maar hoe laat je de implementatie zo soepel mogelijk verlopen? We leiden je in dit artikel in zeven stappen door de optimale implementatie.

Implementatie

Naast het creëren van draagvlak voor financiering én adoptie voor deze tooling is ook de implementatie een niet te onderschatten onderdeel van het proces. Anticiperen zorgt ervoor dat de implementatie én het gebruik van de tooling zo soepel mogelijk verloopt.

Succes

Implementatie wordt in de literatuur omschreven als de overgangsfase na de adoptie, waarin gebruikers idealiter steeds bekwamer, consistenter en met meer engagement aan de slag gaan met de tooling. Het succes van de implementatie van recruitmenttooling is dan ook afhankelijk van of de tooling met succes wordt gebruikt en de gewenste resultaten worden bereikt. De volgende zeven stappen helpen je al goed op weg.

1. Projectmatige aanpak

Ondanks dat een leverancier met alle liefde veel werk uit handen kan en wil nemen vereist de keuze en implementatie van een tool een projectmanager met ruime ervaring op het gebied van recruitment, projectmanagementvaardigheden en affiniteit met ICT. Deze rol kan een senior recruiter bijvoorbeeld op zich nemen, of bij een groter project, een aparte (ingehuurde) projectmanager. De basis van de implementatie wordt al in de selectiefase neergezet met activiteiten als: de workflow moet her- of beschreven worden, technische en functionele eisen moeten worden gesteld, integratie met andere systemen moet worden gerealiseerd, et cetera.

2. Gebruikers voorbereiden

De recruiters, consultants en/of hr-medewerkers zullen elke dag met het nieuwe systeem moeten werken. Voor het zover komt is het belangrijk dat ze uitgebreide kennis hebben van het gebruik van dit systeem. Door ervoor te zorgen dat medewerkers grondig worden opgeleid, kun je de wervingsprocessen optimaliseren en tegelijkertijd de tevredenheid van de gebruikers behouden.

3. Definieer je doelstellingen

Het succes van de implementatie van recruitmenttooling is afhankelijk van het behalen van het gewenste doel. Een struikelblok bij het implementeren van een tool is slecht gedefinieerde doelstellingen. Vaak is hierbij het probleem dat verschillende doelgroepen binnen de organisatie hun afzonderlijke aandeel in het wervingsproces kennen in plaats van het proces van begin tot eind te zien.  Het houden van een algemene vergadering om de doelstellingen van de tools te definiëren in de selectiefase kan helpen deze te stroomlijnen én betere resultaten te behalen na de livegang.

4. Testen

Test het systeem grondig vanuit zowel een technisch en functioneel oogpunt, voorafgaand aan het live gaan. Plan hiervoor voldoende tijd om met de projectgroep, maar daarna ook met andere medewerkers of er nog zaken niet goed werken. Ook het trainen van medewerkers is belangrijk, want hoe kunnen ze anders het systeem goed testen. Het eindresultaat wordt hierdoor aanzienlijk beter.

5. Datamigratie

Wanneer je overstapt van het ene naar het andere systeem, dan moet de data worden overgezet. Welke data gaat wel of niet over? Moeten we de data eerst nog verrijken omdat er nieuwe velden zijn en wat doen we met de data die niet overgaat? Je hebt soms ook te maken met een overgangssituatie waarbij je deels het oude en deels het nieuwe systeem gebruikt. 

6. Livegang

De livegang met een nieuw systeem is belangrijk, want dan gaat het pas echt gebruikt worden. Heb je een big bang of ga je geleidelijk over per afdeling, vestiging, regio of land? Hoe zorg je ervoor dat het recruitmentproces doorloopt, terwijl het oude systeem uit wordt gezet en het nieuwe aan gaat?

7. De feedback oppakken

Het echte werk begint pas vanaf de livegang. Feitelijk ben je nooit klaar en ben je continu bezig te kijken wat goed en niet goed loopt. Gedurende de eerste maanden van het gebruik komt er met name veel feedback. Verzamel al deze feedback en besteed veel aandacht aan zaken die meer dan eens genoemd worden. Je kunt vaak met configuratie-aanpassingen ook na de implementatie nog eenvoudig verbeteringen doorvoeren. Met deze feedback aan de slag gaan zal zorgen voor een hogere tevredenheid van de gebruikers van de tool.