Staffable versterkt werkgeverschap met een onboardingflow. Flex en vast, derden ervaren snelheid, transparantie en binding, wat retentie en imago versterkt Lees de hele case van Staffable die is ingezonden voor de Recruitment Tech Awards 2025.
Case van Staffable
Omschrijving van de case
Het zo makkelijk mogelijk maken voor de opdrachtgever, werknemer en de kandidaat. Dat is de motivatie van Staffable. Iedere stap in het geautomatiseerde recruitmentproces is ingericht om kandidaten te behouden. Staffable loopt ver op haar tijd vooruit. Met slechts 9 backoffice medewerkers dragen zij de verantwoordelijkheid voor meer dan 3.000 mensen. Staffable koos voor een oplossing waarin effectiviteit voor de opdrachtgever en werknemer het belangrijkste was. Geen vast systeem waar flexibiliteit verdwijnt, maar een flow die werkgeverschap versterkt en stilstaat bij wat de opdrachtgever en kandidaten nodig hebben. De geautomatiseerde flow begint bij een sollicitatie, waarna de kandidaat een uitnodiging krijgt om het account te activeren, de app te downloaden en een digitaal werknemersformulier in te vullen. Tegelijk wordt automatisch een contract gegenereerd en via een ondertekeningstool aangeboden, terwijl de onboarding in de app naadloos doorgaat. Voor je het door hebt, kan de kandidaat aan de slag. Wat bijdraagt aan beter werkgeverschap voor opdrachtgevers is het real-time inzicht. Zo zien ze direct of een contract getekend is. Waar vroeger 7 tekenverzoeken nodig waren, is er nu slechts 1 verzoek, zelfs bij meerdere plaatsingen. De eerste plaatsing wordt handmatig gemaakt, vervolgplaatsingen en bijbehorende documenten zijn met één klik te klonen. Deze aanpak maakt onboarding 80% sneller en tilt de candidate experience naar nieuwe hoogtes. Nieuwe kandidaten ervaren vanaf dag één snelheid en duidelijkheid. Flexkrachten voelen zich serieus genomen en vaste medewerkers juist zekerheid en professionaliteit ervaren. Ook voor opdrachtgevers, zoals het Horecalegioen, is het een gamechanger: zij hebben volledig inzicht in de status van hun medewerkers. Wat resulteert in vertrouwen, grip en een prettige samenwerking die efficiënt verloopt. Bij Staffable draait elke innovatie om één simpele vraag: hoe maken we het onze onze opdrachtgever én medewerker nog makkelijker?
Welke tooling is gebruikt in de case?
Voor deze case is Tigris ingezet, een geïntegreerd front- en backoffice platform dat sollicitatieformulieren, automatische contractgeneratie, digitale ondertekening, mobiele onboarding en plaatsingsbeheer in één oplossing samenbrengt en automatiseert.
Is er AI gebruikt in de case?
Welk probleem is (deels) opgelost met de tool(ing)?
Voorheen kostte het Staffable-team veel tijd om duizenden medewerkers te verwerken. Elk contract, plaatsing en document moest handmatig gecontroleerd en opgevolgd worden. Dit leidde tot veel contact tussen kandidaten, opdrachtgevers en support, waardoor fouten gemakkelijk ontstonden en processen traag verliepen. Het resultaat was een inefficiënte workflow, hoge werklast en risico op vertragingen of fouten, terwijl zowel medewerkers als opdrachtgevers behoefte hadden aan een snelle ervaring.
Wat was het resultaat van de case?
De nieuwe digitale flow heeft het aantal handmatige handelingen voor backoffice-medewerkers drastisch teruggebracht. Waar een proces voorheen gemiddeld 30 minuten kostte, is dat nu 80% sneller, afgerond in slechts 5 minuten. Ook de inschrijving van een medewerker verloopt binnen 5 minuten, terwijl alle gegevens direct correct en volledig worden verwerkt.
Deze efficiëntie vertaalt zich direct naar meetbare resultaten. Het totaal aantal uren dat medewerkers hebben gewerkt steeg met 7%, terwijl het verloop met 8% gedaald is. Dit bewijst dat dezelfde medewerkers langer en vaker bij één opdrachtgever werken. Mede dankzij de kracht van goede employer branding voelen kandidaten zich meer verbonden, wat leidt tot hogere retentie en langdurige samenwerkingen.
Daarnaast is het interne werkgeluk van het team merkbaar gestegen: minder repetitieve handelingen, minder fouten en een overzichtelijk proces zorgen voor meer energie en focus op waardevol werk. De combinatie van tijdsefficiëntie, hogere servicekwaliteit, sterke branding en werkplezier maakt deze case aantoonbaar succesvol.
Wat is de visie op technologie binnen recruitment?
Bij Staffable geloven we dat technologie recruitment niet alleen sneller maakt, maar ook slimmer en mensgerichter. Elke innovatie wordt beoordeeld op één criterium: hoe kunnen we het zo eenvoudig en foutloos mogelijk maken voor onze medewerkers, opdrachtgevers en kandidaten?
Technologie is ons middel om complexiteit te reduceren. Zo staat er op de planning om een tool te ontwikkelen voor het automatisch uitlezen van ID’s. Waardoor kandidaten alleen maar hun ID hoeven te fotograferen en daarna alle gegevens in Tigris te vinden zijn. Zo kunnen medewerkers direct aan de slag, wordt elke stap gecontroleerd en fouten geminimaliseerd. Tegelijkertijd geven we opdrachtgevers kracht en autonomie: ze kunnen zelf acties ondernemen, plaatsen beheren en processen volgen zonder vertraging of onduidelijkheid.
Onze visie gaat verder dan efficiëntie, het draait namelijk om vertrouwen, grip en een vlekkeloze ervaring. Technologie moet werkgeverschap versterken, processen menselijk houden en medewerkers en opdrachtgevers het gevoel geven dat ze écht in control zijn. Staffable wil hiermee niet alleen de sector vooruit helpen, maar laten zien dat recruitmenttechnologie impactvol, inspirerend en mensgericht kan zijn.
Waarom moet deze case een Recruitment Tech Award winnen?
Deze case laat zien dat recruitmenttechnologie verder gaat dan efficiëntie alleen. Staffable zet technologie in als middel om zowel employer branding als employee branding te versterken. Kandidaten ervaren vanaf het eerste contact snelheid, duidelijkheid en een vlekkeloze instroom. Flexkrachten voelen zich serieus genomen, terwijl vaste medewerkers juist zekerheid en professionaliteit ervaren. Opdrachtgevers profiteren van transparantie, real-time inzicht en de zekerheid dat processen foutloos verlopen. Het bijzondere is dat Staffable met enkele medewerkers een enorme schaal bedient: meer dan 3.000 medewerkers in verloning en zeker 7.000 ondertekenverzoeken in de afgelopen 6 maanden. Dit bewijst dat technologie en menselijkheid elkaar niet hoeven uit te sluiten, maar elkaar juist versterken. Het resultaat is een aanpak die tijd bespaart, vertrouwen vergroot en samenwerking verbeterd. Daarmee is dit niet alleen een succesverhaal voor Staffable, maar ook een voorbeeld voor de sector.
Credits case
De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:
Staffable: Jeroen Douw
Tigris: Guido Weber, Maikel Neelen en Thirza van Andel
Het Horecalegioen (mogelijk)
https://youtu.be/gtBRlUnBuTw
