Van strategie naar technologie: slimme integraties als basis voor recruitmentsucces

Met steeds meer toolingsopties blijkt het voor veel organisaties niet eenvoudig om de juiste recruitmenttechnologieën effectief te integreren binnen hun bestaande systemen én strategieën. In een talkshow tijdens het Recruitment Tech Event 2024 deelden Marlene de Koning (PwC) en Rik Verbrugge (RecruitNow) hun inzichten over hoe organisaties technologie kunnen inzetten om recruitmentprocessen te verbeteren én doelstellingen te behalen.

Belang van integratie

Volgens Marlene de Koning, Director HR Tech & Data bij PwC is het belangrijk om niet alleen te kijken naar de technologie zelf, maar naar hoe deze past binnen de bredere bedrijfsstrategie. “Het draait niet om het kopen van de beste technologie, maar om het kiezen van een oplossing die goed samenwerkt met je bestaande systemen”, stelt ze. “Veel bedrijven investeren in technologieën, maar als deze niet goed integreren, wordt het moeilijk om optimaal te profiteren. Als de technologieën niet samenwerken, kun je als organisatie niet het beste eruit halen.”

Technologie moet kunnen meegroeien

De Koning benadrukt dat een duidelijke strategie essentieel is bij de keuze voor technologie. “Je moet eerst bepalen wat je wilt bereiken en wat de impact van de technologie op je business zal zijn. Technologie moet niet alleen passen bij de huidige behoeften, maar ook in de toekomst meegroeien met de organisatie. Je moet je technologiepartners kunnen vragen om flexibel mee te bewegen, zodat je niet vast komt te zitten met systemen die je niet verder helpen.”

Gemiste datakansen

Een ander belangrijk punt in de discussie was het gebruik van data. Veel organisaties beschikken over een overvloed aan gegevens, maar maken er onvoldoende gebruik van. “Het is niet zozeer een probleem van het hebben van data, maar van wat je ermee doet”, ziet De Koning. “Denk bijvoorbeeld aan de data uit assessments van kandidaten, die vaak niet verder worden geanalyseerd. Je zou kunnen kijken naar het verloop van medewerkers en onderzoeken of er patronen zijn die voorspellen wie het bedrijf verlaat. Veel organisaties missen deze kans.”

“Soms lijkt het alsof tools en systemen hun data correct (middels API’s) met elkaar hebben geïntegreerd, maar als je vervolgens dieper kijkt, blijkt er toch een mismatch te zijn.”

Rik Verbrugge, Strategy & Execution Manager bij RecruitNow, voegt toe dat écht goede integratie van data vaak de grootste uitdaging is. “Soms lijkt het alsof tools en systemen hun data correct (middels API’s) met elkaar hebben geïntegreerd, maar als je vervolgens dieper kijkt, blijkt er toch een mismatch te zijn. Het is daarom belangrijk om goede afspraken te maken met technologiepartners over de dataverzameling, betekenissen en -analyses, zodat bedrijven optimaal gebruik kunnen maken van de beschikbare informatie. Daarom werkt RecruitNow bijvoorbeeld met gecertificeerde en daarmee diep geïntegreerde partners. Zodat wij onze klanten vanuit één platform de beste technologie maar ook technologie die naadloos met elkaar samenwerkt kunnen bieden.”

Flexibiliteit en samenwerking binnen het team

Naast technologie en data is samenwerking binnen het recruitmentteam van groot belang. De Koning wijst erop dat organisaties vaak worstelen met de verdeling van verantwoordelijkheden. “Je ziet dat teams zich focussen op hun eigen doelstellingen, waardoor er overlap ontstaat en kandidaten onterecht worden afgewezen. Je moet als team samenwerken en gezamenlijke doelstellingen te formuleren, zodat de organisatie als geheel vooruitkomt.”

Duizend wegen naar Rome

“Veel organisaties hebben wel een doel, zoals het invullen van honderd vacatures, maar de route daar naartoe is vaak niet goed uitgewerkt”, constateert co-presentator en Recruitment Tech-oprichter Martijn Hemminga. “Er zijn duizend wegen naar Rome, maar zonder een duidelijke strategie kan het leiden tot inefficiëntie en miscommunicatie binnen teams. Als je je richt op sourcing, betekent dat voor de vertaling naar tools dat je misschien gaat focussen op intern talent. Dit kan een intern talentmanagementprogramma vereisen, met de bijbehorende tools.”

‘Wie is verantwoordelijk voor wat?’

“Ik denk dat het ook vaak een kwestie is van de waarom”, zegt De Koning. “Waarom moet je bijvoorbeeld 100 vacatures invullen? En is dat wel de slimste manier om de grotere doelstelling van je organisatie te behalen? Het is belangrijk om even met het businessmanagement te overleggen. Daarnaast moet je de juiste bouwstenen identificeren om je doelen te bereiken. Wat heb je al in huis en hoe ga je die middelen verdelen onder je team? Wie is verantwoordelijk voor wat?”

Gezamenlijk doelen behalen

“Bij sommige organisaties zie je dat doelen opgeknipt worden, bijvoorbeeld twintig vacatures per persoon, maar dit leidt vaak tot inefficiëntie. Misschien haal ik mijn doel wel, maar jij niet. Hoe zorg je ervoor dat we als team gezamenlijk onze doelen behalen? Dit is vaak een punt van worsteling.”

“Ook zie je vaak dat mensen hun eigen strategie volgen, hun eigen Excel-bestand gebruiken, wat leidt tot het afwijzen van kandidaten die misschien perfect passen bij een andere vacature binnen het team. Zo gaat de samenwerking tussen teams verloren en behalen we de doelen niet als organisatie.”

Neem alle stakeholders mee

Eén van de belangrijkste adviezen van De Koning en Verbrugge is om de strategie en technologie gezamenlijk te benaderen. “Ik heb een team bij elkaar gebracht en gekeken naar wat voor ons belangrijk is, en hoe dat aansluit bij de strategie’, zegt De Koning.

“Begin daarbij gezamenlijk als team, want het is niet iets wat je alleen doet. Werk samen met het bredere HR-team, kijk naar andere stakeholders en neem hen ook mee.”

“We hebben dit uitgewerkt en bekeken waar we de meeste impact kunnen behalen en welke technologieën daarvoor beschikbaar zijn. Het is belangrijk om een eigen roadmap te maken, met de technologieën die het meeste impact hebben op ons bedrijf. Begin daarbij gezamenlijk als team, want het is niet iets wat je alleen doet. Werk samen met het bredere HR-team, kijk naar andere stakeholders en neem hen ook mee.”

Begin klein, schaal daarna pas

“Zeker als je met veel vestigingen werkt, bijvoorbeeld vijftig of tachtig, is het lastig om alles te draaien”, stelt Verbrugge. “Kijk bij nieuwe technologieën die je interessant vindt, of ze goed passen bij de strategie van één vestiging. Kijk wat er gebeurt, en evalueer of je het kunt schalen of klein houdt. Experimenteer en evalueer of het werkt.”

“Je moet wezenlijk anders gaan kijken naar je processen en hoe je deze het beste kunt veranderen, versnellen en evalueren.”

“Je moet ook kijken of je technologie kunt integreren in je processen en herdefiniëren, zodat je in één keer de impact kunt maken die je nodig hebt. Vroeger hadden we bijvoorbeeld een KPI voor de tijd tussen sollicitatie en eerste contact —bijvoorbeeld binnen 24 uur een sollicitatie nabellen — maar met de opkomst van technologieën die communicatie automatiseren, is dat nu een overbodige KPI geworden. Dus je moet wezenlijk anders gaan kijken naar je processen en hoe je deze het beste kunt veranderen, versnellen en evalueren. Dat gaat dus veel verder dan even’ wat technologie implementeren.”