Wanneer je hebt besloten om verder te gaan met het selecteren van een nieuw recruitmentsysteem, kan het moeilijk zijn om uit te vinden wat je als eerste moet doen.
Een van de beste opties om het selectietraject te beginnen is het inlassen van een vergadering met alle personen in de organisatie die de gevolgen van een verandering in de systemen zullen ondervinden. Hieronder zetten we op een rij waar je op moet letten bij het uiteenzetten van de pijnpunten van de gebruikers.
Laat gebruikers hun frustraties ventileren
In plaats van te proberen de vergadering subtiel en aan de oppervlakte te houden, kan het laten ventileren van de frustraties over het applicant tracking system enorm leerzaam zijn. Wanneer de belanghebbenden het gevoel hebben dat hun frustraties welkom zijn, dat ze gehoord worden en dat ze er eventueel op kunnen reageren, kan je een aantal verrassende dingen leren over waar ze bij alledaagse taken tegenaan liepen door het systeem en waar ze niet over geklaagd hebben.
Vraag gebruikers om pijnpunten op een rij te zetten
Na de eerste ronde van ‘klachten’ en andere notities zijn de belanghebbenden waarschijnlijk betrokken en opgewonden. Profiteer van dit enthousiasme door hen te vragen hun pijnpunten te rangschikken op een manier die bijdraagt aan het creëren van prioriteiten voor het nieuwe systeem dat wordt geselecteerd. Als je eenmaal een goed beeld hebt van ieders behoeften en prioriteiten, kan het je helpen om een beter idee te krijgen van wat je van je nieuwe systeem mag verwachten.
Gebruik de prioriteiten om nieuwe systemen te beoordelen
Zet de pijnpunten en prioriteiten op een rijtje om te komen tot een samenvatting van enkele top dingen die de organisatie echt nodig heeft om goed met het nieuwe systeem te kunnen werken. Gebruik dit als een richtlijn, begin te kijken naar nieuwe systemen en beoordeel ze. Of je nou hulp krijgt van een organisatie die bepaalde systemen aanbeveelt op basis van jouw behoeften of je kiest voor de doe-het-zelf aanpak, het hebben van deze lijst kan enorm helpen!
Verhoog het enthousiasme door belanghebbenden bij de selectie te betrekken
Tijdens het hele proces van het stellen van prioriteiten, het ontmoeten van vertegenwoordigers van leveranciers, het bijwonen van de demo, het genereren van een korte lijst en ten slotte het selecteren van een nieuw ATS, probeer je je gebruikers zo veel mogelijk te betrekken. Dit kan zo eenvoudig zijn als het sturen van een e-mail waarin de prioriteiten en de shortlist worden gecommuniceerd of als het uitnodigen van bepaalde mensen voor de uiteindelijke beslissingsronde.
Door de mensen die dagelijks met het nieuwe systeem te maken krijgen te betrekken bij de belangrijke punten van het besluitvormingsproces, vergroot je waarschijnlijk het enthousiasme voor het nieuwe systeem en zorg je voor een hoge adoptiegraad nadat het is geïnstalleerd. Als zij het gevoel hebben dat hun pijnpunten worden aangepakt en zelfs worden opgelost door het nieuwe systeem, kan het ook de loyaliteit bevorderen en de werknemerstevredenheid verbeteren.
Bron: applicanttrackingsystems.net, recruitmentsystemen.nl
