Een zwarte lijst kan grote voordelen bieden tijdens het recruitmentproces, maar ligt natuurlijk gevoelig. Mede door de Algemene verordening gegevensverwerking (AVG) worden er strikte eisen gesteld aan het verzamelen en bewaren van gegevens. In dit artikel staan we stil bij de voorwaarden voor het plaatsen van personen op de zwarte lijst in je recruitmentsysteem.
Recruitmentproces
Het kan natuurlijk zo zijn dat je wil voorkomen dat een oud-medewerker, die bijvoorbeeld op een vervelende manier is vertrokken, niet opnieuw in het recruitmentproces terechtkomt. In dit geval begrijpt deze persoon dat zijn gegevens zijn vastgelegd toen deze in dienst was.
Vragen en voorwaarden
Het is van belang om jezelf de volgende drie vragen te stellen wanneer je iemand op een zwarte lijst wil plaatsen.
- Wie komt op de zwarte lijst?
Gaat het om specifieke personen en hebben ze wel of geen relatie met je organisatie? - Waarom komt deze persoon op de zwarte lijst?
Stel vast waarom het belangrijk is dat deze persoon op de zwarte lijst staat. - Hoe lang blijft deze persoon op de zwarte lijst staan?
Geldt het bijvoorbeeld voor een specifiek wervingsproces of voor langere tijd?
Om te bepalen of het wel of niet is toegestaan om kandidaten op een zwarte lijst te plaatsen, dienen de antwoorden te voldoen aan de volgende drie voorwaarden:
- Je moet als organisatie een gerechtvaardigd belang hebben bij het gebruik van een zwarte lijst, zoals het voorkomen van wangedrag of fraudebestrijding.
- De zwarte lijst moet noodzakelijk zijn.
- Je moet duidelijk kunnen maken dat het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan het privacybelang van de personen op de zwarte lijst.
Het is van belang om in het oog te houden dat je enkel kandidaten op de zwarte lijst mag plaatsen die weten dat hun gegevens zijn verwerkt. Ook niet onbelangrijk: eenieder houdt het recht op inzage van zijn of haar gegevens, ook als deze persoon op de lijst staat.
Restricties
Het is niet toegestaan om de specifieke reden van plaatsing op de zwarte lijst vast te leggen. Hier weegt het privacybelang van de kandidaat altijd zwaarder dan het belang dat de zwarte lijst behartigt. Zoals aangegeven mogen personen die nooit gesolliciteerd hebben of niet in dienst zijn geweest, niet zomaar op de lijst geplaatst worden. Deze personen dien je om toestemming te vragen.
Advies
De zwarte lijst voor recruitment is uiteraard een gevoelig onderwerp. Het is dus mogelijk om met een zwarte lijst te werken om bepaalde kandidaten uit je recruitmentproces te houden, maar er zitten weldegelijk haken en ogen aan. Laat je hier dus altijd goed over adviseren.
Bron: Ubeeo
