Binnen de overheid is de marktplaats een populaire oplossing als het gaat om de inhuur van externe professionals. Kostenreductie, procesversnelling en voldoen aan wet- en regelgeving zijn slechts enkele redenen om voor een marktplaats te kiezen. Maar ook als jouw organisatie niet aanbestedingsplicht is, biedt een marktplaats veel voordelen.
Wat is een marktplaats?
Een marktplaats biedt jouw organisatie de mogelijkheid om vraag en aanbod van externe professionals samen te brengen binnen één centrale applicatie. Leveranciers en ZZP’ers kunnen zich inschrijven op inhuur aanvragen en aangeboden kandidaten worden voor de recruiter automatisch gerangschikt op basis van uitgevraagde criteria in combinatie met het aangeboden tarief. Door het gebruik van een marktplaats wordt er gekozen voor een groter leveranciersbereik in de markt als het gaat over het uitzetten van een inhuur aanvraag. Daarnaast vindt alle communicatie, de administratieve afhandeling en de uiteindelijke aanname van een kandidaat plaats via deze marktplaats. Het organiseren van een marktplaats brengt een hoop voordelen maar ook vragen met zich mee.
Is mijn huidige inhuur oplossing niet voldoende?
Dat ligt eraan hoe succesvol je momenteel bent met het invullen van de moeilijk vervulbare vacatures. Een marktplaats kan er namelijk voor zorgen dat je op de lastigere profielen (neem bijvoorbeeld een JAVA ontwikkelaar) een breder bereik hebt in de markt en uiteindelijk beter passende kandidaten ontvangt van je leveranciers. Veel inhuur oplossingen, ook wel vendor management systemen genoemd, zijn er voornamelijk op gericht het inhuurproces met alleen voorkeursleveranciers te managen. Een marktplaats proces kan overigens prima functioneren in combinatie met een regulier inhuurproces verlopen; het kan elkaar juist versterken.
Moet ik voorkeursleveranciers dan de deur wijzen?
Dat is binnen een marktplaats ook helemaal niet het doel. Bestaande relaties met leveranciers zijn er om te respecteren en contracten even meer. Maar het kan geen kwaad om je voorkeursleveranciers scherp te houden door ze bijvoorbeeld 5 dagen voorsprong te geven. Daarna worden niet ingevulde inhuuraanvragen doorgezet op de marktplaats. Hierdoor zal je zien dat jouw vertrouwde partner een stap extra zal zetten om de concurrentie van de marktplaatsleveranciers voor te blijven met goede kandidaten.
Extra leveranciers kosten me toch meer tijd?
Het tegendeel is waar binnen een marktplaatsproces. Leveranciers hebben de mogelijkheid om zich in te schrijven op een specifiek inhuursegment (bijvoorbeeld ICT of HRM), vervolgens ontvangen ze alleen nieuwe aanvragen in deze segmenten. Leveranciers kunnen hierdoor veel gerichter aanbieden op inhuuraanvragen. Bovendien faciliteert een marktplaats de volledige communicatie met de leverancier binnen de applicatie; een telefoontje of e-mail naar de inhuurdesk is daarom onnodig geworden, de leverancier wordt per mail en in de applicatie correct geïnformeerd over de voortgang.
Extra kandidaten beoordelen kost me nog veel meer tijd?
Dit heb je geheel zelf in de hand en zal in praktijk juist minder tijd in beslag nemen als je werkt met een marktplaats. Binnen een marktplaats heb je namelijk de mogelijkheid om selectiecriteria toe te voegen aan een aanvraag, denk hierbij aan minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring als projectmanager of Prince2 gecertificeerd. In combinatie met het uurtarief worden vervolgens de economisch meest aantrekkelijke kandidaten gerangschikt. Je hebt zelfs de mogelijkheid om ‘knock out’ criteria toe te voegen waarbij bijvoorbeeld een hbo diploma als een harde eis kan worden ingesteld om een kandidaat überhaupt te kunnen aanbieden als leverancier. Kandidaten die niet voldoen aan de gewenste criteria kunnen hierdoor direct uitgefilterd worden binnen de inhuuraanvraag.
Betaal ik niet juist meer voor de beste kandidaat?
Nee. Het principe van een marktplaats is bij leveranciers breed bekend en daarom treed bij het aanbieden direct marktwerking op. Daarnaast zijn de aangeboden kandidaten een benchmark of er marktconforme tarieven gehanteerd worden en biedt dit voor jouw organisatie vervolgens nieuwe onderhandelingsmogelijkheden bij externe inhuur. Door de tussenpersoon te elimineren kan bovendien met de ZZP’er een aantrekkelijker tarief en een directe relatie worden bedongen.
Meer contracten betekent voor mij meer administratie?
Als je het proces binnen de marktplaats goed hebt ingeregeld is dit niet het geval. De laatste stap binnen een marktplaats is namelijk het automatisch genereren van een opdrachtbevestiging in de huisstijl van je organisatie die de leverancier digitaal moet accorderen. Hierbij kun je onderscheidt maken tussen reguliere leveranciers en ZZP contracten. Bovendien worden alle verplichte documenten (denk aan bijvoorbeeld een VAR verklaring) automatisch uitgevraagd en opgeslagen binnen de marktplaats.
Zitten er geen nadelen aan een marktplaats?
Veel gehoorde kritiek, met name vanuit de leveranciershoek, is dat de competenties van kandidaten onderbelicht zijn binnen een marktplaats. Er zou puur gekeken worden naar prijs en harde selectiecriteria waar in de praktijk ook andere factoren ook een rol spelen. Dit nadeel heeft echter met name betrekking op organisaties die aanbestedingsplichtig zijn. Binnen je organisatie heb je de vrijheid om te kiezen hoe je met de marktplaats omgaat; waarbij de persoonlijke klik vermoedelijk juist een van de belangrijkste aspecten van het inhuurproces zal zijn. Indien je al een inhuuroplossing hebt binnen jouw organisatie, is het maar de vraag of deze ook kan voorzien in een marktplaats proces. Consequentie zou kunnen zijn dat je een tweede systeem aan moet schaffen voor dit proces. Bovendien is het zaak dat je een keuze voor de marktplaats zowel bij de interne organisatie als richting leveranciers goed moet plannen; zowel procesmatig als qua communicatie. Het organiseren van een marktplaats heeft een goede voorbereiding nodig.
