10 valkuilen bij de keuze van een recruitmentsysteem

De keuze van een recruitmentsysteem dat past bij jouw wensen en eisen is verre van eenvoudig. In de praktijk blijkt dat werkgevers het nogal eens onderschatten en jaren lang aan een systeem vast zitten dat niet goed aansluit op de behoeften. Een gedegen keuze maken wordt met inachtneming van deze 10 valkuilen een stuk eenvoudiger.

1. Techniek centraal stellen i.p.v. proces

Een recruitmentsysteem faciliteert het wervingsproces. En niet andersom. Voordat je je gaat oriënteren op mogelijke leveranciers dien je eerst het eigen wervingsproces goed beschreven hebben. Documenteer en beheer gedetailleerde processen en projectplan met duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Het is essentieel om het eigen wervingsproces als uitgangspunt te nemen en niet het recruitmentsysteem.

2. Geen multidisciplinaire werkgroep samenstellen

Draagvlak in de organisatie begint bij het nadenken over wie er intern in de werkgroep moet plaatsnemen. Maak duidelijk dat HR/Recruitment eigenaar is van het project en vul het aan met een afgevaardigde van (arbeidsmarkt)communicatie. Maar vergeet ook niet ICT er bij te betrekken. Ondanks dat de meeste recruitmentsystemen webbased zijn, is het nodig dat er toch iets lokaal geïnstalleerd moet worden of een koppeling gemaakt moet worden. Zeker wanneer vacaturehouders zoals lijnmanagers ook met het recruitmentsysteem moeten gaan werken kan het geen kwaad om minimaal een vertegenwoordiger op te nemen in de werkgroep.

3. Geen gedegen briefing/request for proposal

Schrijf een heldere en duidelijke briefing/request for proposal waarin je je proces beschrijft en waarin je de, functionele en technische, wensen en eisen zet waaraan het recruitmentsysteem moet voldoen. Moet er centraal/decentraal mee gewerkt kunnen worden, wil je vacatures kunnen posten op intranet en internet, welke rapporten wil je kunnen uitdraaien voor de nodige stuur- en kengetallen, wil je een koppeling met het HR-informatiesysteem etc. Deze briefing stuur je vervolgens naar een selectie van 5 tot 8 leveranciers waar je een voorstel van wilt hebben. Selecteer leveranciers die zich specifiek richten op jouw type organisatie. Een corporate recruitment organisatie is iets anders dan een bemiddelingsbureau!