Welke ATS past bij een organisatie met meer dan 250 medewerkers?

Organisaties met meer dan 250 medewerkers hebben meestal andere eisen aan een Applicant Tracking System (ATS) dan kleinere werkgevers. Recruitment wordt vaak uitgevoerd door meerdere recruiters en hiring managers, er zijn meer vacatures tegelijk open en het ATS moet integreren met bestaande HR-systemen. Geschikte ATS-oplossingen zijn onder meer Workday Recruiting, SAP SuccessFactors Recruiting, Oracle Recruiting, SmartRecruiters, Connexys (Bullhorn), AFAS, Avature en iCIMS. Welke oplossing het beste past, hangt af van de organisatie, het recruitmentproces en de bestaande IT-omgeving.

Waarom een organisatie vanaf 250 medewerkers andere eisen stelt

Naarmate een organisatie groeit, neemt ook de complexiteit van recruitment toe. Vacatures worden verdeeld over verschillende afdelingen, meerdere recruiters werken tegelijkertijd aan openstaande functies en hiring managers spelen een grotere rol binnen het selectieproces.

Daardoor ontstaat behoefte aan meer structuur, betere samenwerking en uitgebreidere rapportages. Een ATS moet niet alleen sollicitaties verwerken, maar ook recruitmentprocessen ondersteunen en inzicht geven in prestaties.

Volgens RecruitmentTech groeit het aanbod van recruitmentsoftware nog steeds. Daardoor wordt het belangrijker om vooraf duidelijke selectiecriteria op te stellen en leveranciers objectief met elkaar te vergelijken.

Welke eigenschappen zijn belangrijk?

Voor organisaties met meer dan 250 medewerkers zijn schaalbaarheid en samenwerking belangrijke uitgangspunten.

Let onder meer op de volgende functionaliteiten:

ondersteuning voor meerdere recruiters;
rollen en autorisaties;
workflowbeheer;
centrale kandidaatdatabase;
uitgebreide rapportages;
integraties met HR- en payrollsystemen;
AVG-compliance;
API’s voor aanvullende software.

Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat recruitment efficiënt blijft, ook wanneer het aantal vacatures en gebruikers groeit.

Welke ATS’en sluiten goed aan?

Er bestaat geen ATS dat voor iedere organisatie met meer dan 250 medewerkers de beste keuze is. Wel zijn er verschillende systemen die zich richten op middelgrote en grote organisaties.

ATS	Geschikt voor	Bijzonderheden
AFAS	Nederlandse organisaties	Recruitment als onderdeel van een compleet HR-platform.
Connexys (Bullhorn)	Middelgrote en grote organisaties	Uitgebreide workflows en rapportages.
SmartRecruiters	Groeiende organisaties	Cloudplatform met veel integratiemogelijkheden.
Workday Recruiting	Grotere werkgevers	Onderdeel van één HR-platform.
SAP SuccessFactors Recruiting	Internationale organisaties	Sterke integratie met SAP SuccessFactors.
Oracle Recruiting	Enterprise organisaties	Geschikt voor complexe recruitmentprocessen.
Avature	Internationale werkgevers	Veel configuratiemogelijkheden.
iCIMS	Grotere organisaties	Focus op schaalbaarheid en talent acquisition.

Deze leveranciers worden regelmatig genoemd in internationale marktanalyses en ondersteunen organisaties met grotere recruitmentvolumes. Welke oplossing het beste aansluit, hangt af van de eigen situatie.

Integraties worden steeds belangrijker

Bij organisaties met meer dan 250 medewerkers staat een ATS zelden op zichzelf. Het systeem moet gegevens kunnen uitwisselen met andere applicaties.

Denk bijvoorbeeld aan:

HR-systemen;
payrollsoftware;
Microsoft 365;
Single Sign-On;
assessmentsoftware;
onboardingsoftware;
rapportagetools.

Goede integraties verminderen handmatig werk en zorgen ervoor dat gegevens op meerdere plekken actueel blijven.

Gebruiksvriendelijkheid bepaalt het succes

Een uitgebreid ATS biedt vaak veel mogelijkheden. Toch is het belangrijk dat recruiters en hiring managers dagelijks eenvoudig met het systeem kunnen werken.

Vraag leveranciers daarom tijdens demonstraties dezelfde praktijksituaties te laten zien. Hierdoor worden verschillen in gebruiksgemak beter zichtbaar.

Denk ook aan toekomstige groei

Een ATS wordt meestal voor meerdere jaren gekozen. Kijk daarom niet alleen naar de huidige situatie, maar ook naar de ontwikkeling van de organisatie.

Controleer bijvoorbeeld of het systeem kan meegroeien wanneer:

het aantal medewerkers toeneemt;
meer recruiters worden aangenomen;
extra vestigingen worden geopend;
internationale uitbreiding plaatsvindt;
meer automatisering gewenst is.

Een schaalbaar ATS voorkomt dat de organisatie binnen enkele jaren opnieuw een selectieproces moet starten.

AI ondersteunt recruiters steeds vaker

Vrijwel alle moderne ATS’en bieden inmiddels AI-functionaliteiten. Denk aan ondersteuning bij vacatureteksten, cv-samenvattingen, kandidaatzoekopdrachten en analyses van recruitmentdata.

AI kan administratieve werkzaamheden versnellen, maar recruiters blijven verantwoordelijk voor de beoordeling en selectie van kandidaten.

Praktijkvoorbeeld

Een productiebedrijf groeit van 250 naar ruim 450 medewerkers. Recruiters werken met losse spreadsheets en vacatures worden op verschillende manieren gepubliceerd. Daardoor ontbreekt overzicht en duurt het lang voordat kandidaten een reactie ontvangen.

Na de implementatie van een ATS worden vacatures centraal beheerd, sollicitaties automatisch verwerkt en kunnen recruiters en hiring managers samenwerken vanuit één omgeving. Daarnaast geven dashboards inzicht in doorlooptijden, vacaturekanalen en recruitmentresultaten.