Bij een ATS moet je vóór contractondertekening vastleggen hoe data bij vertrek wordt geëxporteerd, in welk formaat, binnen welke termijn en tegen welke kosten. Daarnaast zijn afspraken nodig over ondersteuning, overgangsperiode, verwijdering van gegevens, integraties en toegang tot historische informatie. Goede exit-afspraken verkleinen vendor lock-in en voorkomen dat migratie pas bij opzegging wordt uitgedacht.
Definieer welke data exporteerbaar is
Maak een lijst van gegevens die de organisatie moet kunnen meenemen.
Denk aan:
- kandidaatprofielen;
- sollicitaties;
- vacatures;
- statushistorie;
- notities;
- documenten;
- brondata;
- auditinformatie.
Controleer ook relaties tussen deze objecten.
Leg formaten vast
Een export is pas bruikbaar als het formaat geschikt is voor verwerking.
De Europese Data Act beschrijft voor data processing services onder meer het belang van gangbare, machineleesbare exportformaten en open interfaces bij switching.
Spreek daarom af welke formaten beschikbaar zijn en welke metadata wordt meegeleverd.
Vraag om een datadictionary
Kolomnamen en codes zijn zonder uitleg moeilijk te interpreteren.
Vraag daarom documentatie over:
- velddefinities;
- statuscodes;
- ID’s;
- relaties;
- datumformaten.
Dit bespaart tijd bij migratie.
Leg exporttermijn vast
Spreek af hoe snel een volledige export beschikbaar komt na verzoek of opzegging.
Een migratieproject kan niet starten wanneer de oude leverancier data pas weken later levert.
Maak prijsafspraken over exit
Leg vast welke werkzaamheden inbegrepen zijn en welke apart worden gefactureerd.
Denk aan:
- export;
- maatwerkextractie;
- consultancy;
- extra support;
- parallel gebruik.
Voorkom open tarieven zonder plafond.
Plan een overgangsperiode
Vaak is tijdelijk toegang tot het oude ATS nodig.
Spreek af:
- hoe lang read-only toegang blijft bestaan;
- welke functionaliteit beschikbaar blijft;
- tegen welke prijs;
- welke support nog geldt.
Leg verwijdering vast
Na succesvolle migratie moet duidelijk zijn wanneer data uit het oude systeem wordt verwijderd.
Vraag om:
- termijn;
- verwijdering uit productie;
- verwijdering uit back-ups;
- eventuele bevestiging.
Vergeet documenten niet
Een CSV-export bevat niet automatisch cv’s, bijlagen of contractdocumenten.
Maak daarom apart afspraken over bestanden en hun koppeling met kandidaat- of vacature-ID’s.
Neem integraties mee
Een ATS kan tientallen technische koppelingen hebben.
In Hoe voorkom je vendor lock-in bij ATS-integraties? wordt geadviseerd integratiedocumentatie en eigenaarschap goed vast te leggen.
Bij exit moet duidelijk zijn welke koppelingen worden stopgezet en welke data nog doorloopt.
Test export vóór de exit
Wacht niet tot opzegging.
Vraag tijdens de contractduur periodiek een testexport of controleer de selfservice-export.
Zo wordt vroeg zichtbaar of data compleet en bruikbaar is.
Gebruik technische ID’s
Een migratie is eenvoudiger wanneer stabiele ID’s beschikbaar zijn.
Alleen namen en e-mailadressen zijn onvoldoende om relaties en historie betrouwbaar over te zetten.
Leg verantwoordelijkheden vast
Beschrijf wie:
- export aanvraagt;
- data valideert;
- migratie uitvoert;
- verwijdering goedkeurt.
Zo ontstaat een beheersbaar exitproces.
Houd rekening met de Data Act
De Data Act bevat regels om switching bij data processing services te vergemakkelijken. De Europese Commissie beschrijft dat aanbieders obstakels voor overstappen moeten verminderen en dat switching charges vanaf 12 januari 2027 volledig moeten verdwijnen.
Voor ATS-contracten is dit reden om exitvoorwaarden actueel te laten toetsen.
Leg export op recordniveau vast
Een totale export moet voldoende detail bevatten om relaties te reconstrueren.
Controleer of bijvoorbeeld een sollicitatie gekoppeld blijft aan kandidaat, vacature, recruiter en statusgeschiedenis.
Neem configuratie mee in exit
Naast data kan ook configuratie waardevol zijn.
Vraag of de organisatie exports kan krijgen van:
- workflows;
- templates;
- velden;
- rollen;
- automatiseringen.
Dit helpt bij het opnieuw inrichten van een opvolgend systeem.
Maak een exporttest onderdeel van jaarlijkse controle
Voer niet alleen bij vertrek een export uit.
Een jaarlijkse test maakt zichtbaar of formaten, documentatie en toegang nog werken.
Leg bewaartermijn na contracteinde vast
Spreek af hoe lang gegevens nog beschikbaar zijn nadat de overeenkomst eindigt.
Die periode moet lang genoeg zijn voor validatie en herstel, maar niet langer dan nodig.
Plan verificatie vóór definitieve verwijdering
Laat de klant expliciet bevestigen dat migratie en archivering compleet zijn voordat definitieve verwijdering plaatsvindt.
Zo wordt voorkomen dat ontbrekende data pas na afsluiting wordt ontdekt.
Beheer encryptiesleutels en toegang
Wanneer versleuteling of klantbeheerde sleutels worden gebruikt, leg vast hoe toegang tijdens exit wordt behouden en beëindigd.
Maak afhankelijkheden van subverwerkers zichtbaar
Documenten of back-ups kunnen bij andere partijen staan dan de hoofdapplicatie.
Controleer of exit-afspraken ook die onderdelen omvatten.
Gebruik exitkosten in de TCO
Een realistische raming van vertrek hoort in de Total Cost of Ownership.
Daarmee wordt zichtbaar of een lage licentieprijs wordt gecompenseerd door hoge migratie- of exportkosten.
Maak een exitplan vóór opzegging
Wijs eigenaren aan voor data, integraties, security en contract.
Gebruik een checklist en planning, zodat vertrek geen geïmproviseerd project wordt.
Leg archiefdata apart vast
Niet alle historische informatie hoeft in het nieuwe ATS te worden geïmporteerd. Soms is een read-only archief voldoende.
Beschrijf dan wie toegang houdt, hoe lang het archief beschikbaar blijft en hoe privacyverzoeken worden afgehandeld.
Controleer kandidaatdocumenten en bijlagen
Documenten zijn vaak technisch anders opgeslagen dan gestructureerde data.
Test daarom of cv’s, brieven en andere bijlagen volledig worden geleverd en correct aan het juiste dossier gekoppeld blijven.
Neem rapportagehistorie mee
Historische dashboards kunnen afhangen van oude statuscodes en tijdstempels.
Leg vast welke historie nodig is om trends na migratie te blijven vergelijken.
Maak exit onderdeel van jaarlijkse health check
Controleer periodiek of exportmogelijkheden en documentatie nog beschikbaar zijn.
Een exitplan dat jaren niet wordt getest kan bij vertrek achterhaald blijken.
Leg contactpersonen vast
Bepaal wie bij de leverancier en klant verantwoordelijk is voor exit. Zo hoeft bij opzegging niet eerst te worden uitgezocht wie bevoegd is om data-export en verwijdering te regelen.
Maak proefmigratie mogelijk
Een testexport is nog sterker wanneer een deel van de data daadwerkelijk in een andere omgeving wordt ingelezen.
Zo wordt zichtbaar of relaties, documenten en historie technisch bruikbaar zijn.
Leg kosten van aanvullende extracties vast
Een standaardexport kan onvoldoende zijn voor specifieke historie of auditdata.
Spreek vooraf tarieven en doorlooptijd af voor aanvullende extracties.
Gebruik exitdocumentatie als levend document
Werk het exitplan bij wanneer nieuwe modules, integraties of datavelden worden toegevoegd.
Zo blijft het plan aansluiten op de actuele omgeving.
Controleer verwijdering na vertrek
Vraag na afloop om bevestiging dat gegevens volgens afspraak zijn verwijderd, inclusief relevante subverwerkers waar dat van toepassing is.
Beheer exit als continuïteitsrisico
Neem het exitplan op in periodieke risico- en continuïteitsreviews. Zo blijft vertrek uitvoerbaar, ook wanneer contactpersonen, integraties of datamodellen veranderen.
Test ook wie bevoegd is om de uiteindelijke export vrij te geven.
