De Total Cost of Ownership van een ATS bereken je door alle kosten over de volledige gebruiksperiode bij elkaar op te tellen, niet alleen de licentie. Neem aanschaf, implementatie, integraties, migratie, training, intern beheer, support, rapportage, indexatie en exit mee. Vergelijk deze totale kosten over een vaste periode, bijvoorbeeld drie of vijf jaar, zodat verschillende leveranciers en prijsmodellen eerlijker kunnen worden beoordeeld.
Kies eerst de periode
Een TCO-berekening heeft een vaste horizon nodig.
Gebruik bijvoorbeeld:
- 3 jaar;
- 5 jaar;
- de verwachte contractduur plus exit.
Een korte periode kan een hoge implementatie-investering te zwaar laten wegen. Een langere periode maakt structurele licentie- en beheerkosten zichtbaarder.
Neem licentiekosten op
Bereken de licentie per jaar en pas verwachte groei toe.
Denk aan:
- meer gebruikers;
- meer medewerkers;
- extra vacatures;
- extra modules.
Werk met een realistisch groeiscenario.
Tel implementatie erbij
Eenmalige kosten zijn onderdeel van TCO.
Neem op:
- configuratie;
- projectmanagement;
- training;
- testen;
- migratie.
In Hoe maak je een businesscase voor een ATS? wordt geadviseerd ook interne uren mee te nemen.
Waardeer interne tijd
Recruiters, HR, IT en projectleden besteden uren aan selectie, implementatie en beheer.
Bereken deze tijd tegen een intern uurtarief of kostprijs.
Zo wordt zichtbaar dat een oplossing met veel handmatig beheer niet gratis is.
Neem integraties mee
Integraties hebben vaak terugkerende kosten.
Denk aan:
- API-ontwikkeling;
- middleware;
- monitoring;
- support;
- wijzigingen bij releases.
Een koppeling die ieder jaar onderhoud vraagt hoort dus bij de structurele TCO.
Bereken beheer over de hele periode
Functioneel beheer kan een groot deel van de kosten vormen.
Neem bijvoorbeeld uren op voor:
- gebruikersbeheer;
- templates;
- workflowwijzigingen;
- rapportages;
- datakwaliteit;
- support.
Voeg rapportage en data toe
Wanneer een aparte BI-tool of datawarehouse nodig is, neem die kosten mee.
In het artikel over BI-export wordt uitgelegd dat externe analyse extra techniek en beheer kan vragen.
Modelleer indexatie
Contractprijzen stijgen vaak jaarlijks.
CBS adviseert om in contracten duidelijk vast te leggen welke index, periode en formule worden gebruikt.
Maak in de TCO-berekening minimaal een basisscenario en eventueel een hoger indexatiescenario.
Neem exitkosten mee
Een TCO-model eindigt niet op de laatste contractdag.
Neem ook op:
- data-export;
- migratie naar opvolger;
- parallel draaien;
- archivering;
- afbouw van integraties.
De Data Act richt zich onder meer op het verlagen van overstapdrempels bij data processing services. Dat maakt exit-afspraken steeds belangrijker in SaaS-contracten.
Maak scenario’s
Gebruik bijvoorbeeld:
- basisscenario;
- snelle groei;
- extra modules;
- vroegtijdige vervanging.
Zo wordt zichtbaar welke kosten het meest gevoelig zijn voor verandering.
Bereken kosten per hire of per vacature
Naast totale kosten kan een eenheidsmaat nuttig zijn.
Bijvoorbeeld:
- TCO per hire;
- TCO per recruiter;
- TCO per vacature.
Gebruik zulke maten alleen voor vergelijking binnen vergelijkbare omstandigheden.
Vergelijk appels met appels
Een leverancier met een hogere licentie kan lagere beheer- of integratiekosten hebben.
Een goed TCO-model voorkomt dat alleen de zichtbare abonnementsprijs de keuze bepaalt.
Gebruik dezelfde kostencategorieën voor alle opties.
Actualiseer TCO jaarlijks
De oorspronkelijke businesscase wordt snel verouderd.
Werk jaarlijks bij:
- licentie;
- gebruikers;
- modules;
- beheeruren;
- integratiekosten;
- indexatie.
Zo blijft zichtbaar of de werkelijkheid aansluit op de verwachting.
Maak kosten per jaar zichtbaar
Zet de TCO niet alleen als één totaalbedrag neer.
Maak per jaar zichtbaar:
- licentie;
- beheer;
- integraties;
- support;
- projectkosten.
Zo wordt duidelijk wanneer kosten vooral aan het begin of juist structureel ontstaan.
Gebruik netto contante waarde alleen als dat nodig is
Bij grote investeringen kan finance toekomstige kosten contant maken.
Voor veel ATS-vergelijkingen is een eenvoudige nominale meerjarenbegroting voldoende. Gebruik complexere financiële methoden alleen wanneer dat binnen de organisatie gebruikelijk is.
Neem risico-opslag mee
Niet alle kosten zijn zeker.
Maak daarom een aparte post voor risico’s zoals:
- extra migratie;
- meer consultancy;
- nieuwe integraties;
- snellere groei dan verwacht.
Gebruik een percentage of aparte scenario’s.
Vergelijk huidige situatie met nieuwe situatie
TCO is vooral waardevol wanneer ook de huidige oplossing wordt doorgerekend.
Neem daarbij verborgen kosten mee zoals:
- handmatige exports;
- dubbele invoer;
- veel support;
- oude maatwerkkoppelingen.
Zo wordt zichtbaar of vervanging werkelijk duurder of juist goedkoper is.
Neem interne beheerorganisatie mee
Een ATS kan weinig consultancykosten hebben maar veel intern beheer vragen.
Bereken daarom structurele uren voor functioneel beheer, data, security en support.
Maak kosten van downtime zichtbaar
Voor organisaties waar recruitment bedrijfskritisch is, kan langdurige uitval financiële impact hebben.
Denk aan:
- vertraging in hires;
- extra handmatig werk;
- gemiste campagnes.
Deze kosten zijn lastig exact te berekenen, maar kunnen als risicoscenario worden opgenomen.
Gebruik TCO bij verlenging
TCO is niet alleen een selectietool.
Herbereken bij contractverlenging wat de komende periode kost en vergelijk dat met alternatieven.
Zo voorkom je dat een eenmaal gekozen systeem automatisch blijft staan.
Maak aannames expliciet
Documenteer groei, indexatie, gebruikersaantallen en beheeruren.
Wanneer de werkelijkheid later afwijkt, is zichtbaar welke aanname het verschil veroorzaakt.
Gebruik gevoeligheidsanalyse
TCO is gebaseerd op aannames. Test daarom wat gebeurt wanneer belangrijke variabelen veranderen.
Maak bijvoorbeeld scenario’s voor:
- 20 procent meer gebruikers;
- hogere indexatie;
- extra integratie;
- één extra module;
- vroegtijdige migratie.
Zo wordt zichtbaar welke kostenpost het grootste financiële risico vormt.
Maak eigenaarschap per kostenpost duidelijk
Niet alle kosten zitten bij recruitment.
IT kan integraties betalen, HR kan beheeruren leveren en finance kan contractkosten dragen. Leg daarom vast welke afdeling welke kosten opneemt.
Dat voorkomt dat TCO te laag wordt doordat kosten buiten het recruitmentbudget blijven.
Gebruik TCO als stuurinformatie
Wanneer een bepaalde kostenpost sterk groeit, onderzoek dan de oorzaak. Veel consultancy kan bijvoorbeeld wijzen op te complexe inrichting, terwijl hoge integratiekosten kunnen wijzen op technische schuld.
Gebruik een TCO-register
Bewaar alle kosten in één overzicht met datum, eigenaar en categorie.
Dat voorkomt dat losse facturen voor consultancy, integraties of extra modules buiten de berekening blijven.
Vergelijk gepland en werkelijk
Maak na ieder jaar een verschilrapport tussen businesscase en realisatie.
Onderzoek vooral grote afwijkingen. Die laten zien waar aannames onjuist waren en verbeteren toekomstige selecties.
Gebruik TCO ook bij roadmapbesluiten
Een nieuwe module verhoogt de kostenbasis voor meerdere jaren. Voeg daarom iedere grotere uitbreiding eerst toe aan het TCO-model voordat de organisatie besluit tot aanschaf.
Leg de TCO-methodiek vast
Beschrijf welke kosten wel en niet in de berekening zitten en hoe interne uren worden gewaardeerd. Zo kunnen toekomstige updates dezelfde methodiek gebruiken en blijven vergelijkingen over meerdere jaren betrouwbaar.
Gebruik dezelfde methodiek bij iedere jaarlijkse update, zodat veranderingen in kosten echt uit gebruik, prijs of beheer komen en niet uit een andere rekenwijze.
Leg ook vast wie de TCO-berekening jaarlijks actualiseert en wie wijzigingen in aannames goedkeurt.
