ATS-leveranciers gebruiken verschillende prijsmodellen, waaronder vaste abonnementen, prijzen per gebruiker, per medewerker, per vacature of per module. Sommige modellen combineren meerdere onderdelen. Het goedkoopste model op papier is niet automatisch het voordeligst, omdat kosten kunnen stijgen door groei, extra modules, implementatie en gebruik. Vergelijk daarom altijd op basis van de verwachte situatie over meerdere jaren.
Vast abonnement
Bij een vast abonnement betaalt de organisatie een afgesproken bedrag per maand of jaar.
Dat maakt budgettering eenvoudig.
Controleer wel welke grenzen gelden voor:
- gebruikers;
- vacatures;
- kandidaten;
- opslag;
- support.
Een vast bedrag kan alsnog veranderen zodra een grens wordt overschreden.
Prijs per gebruiker
Sommige modellen rekenen per recruiter, beheerder of actieve gebruiker.
Dit kan aantrekkelijk zijn voor kleine teams, maar duurder worden wanneer veel hiring managers toegang nodig hebben.
Bereken daarom niet alleen het aantal recruiters, maar alle gebruikers die in het ATS moeten werken.
Prijs per medewerker of organisatieomvang
Een ander model baseert de prijs op het aantal werknemers van de klant.
Dit kan voorspelbaar zijn zolang de organisatieomvang stabiel blijft.
Bij een snelgroeiende organisatie kan de licentie echter stijgen zonder dat het recruitmentteam zelf groter wordt.
Prijs per vacature
Bij dit model hangen kosten samen met het aantal actieve of gepubliceerde vacatures.
Dat kan passen bij organisaties met een laag en voorspelbaar volume.
Bij seizoenspieken of snelle groei kunnen kosten sterk fluctueren.
Prijs per module
Een basis-ATS kan worden uitgebreid met modules voor bijvoorbeeld:
- CRM;
- onboarding;
- analytics;
- interviewplanning;
- talentpools;
- AI-functionaliteit.
Een lage basisprijs zegt dan weinig over de uiteindelijke configuratie.
Prijs per transactie of gebruik
Sommige diensten rond een ATS worden op gebruik afgerekend.
Denk aan berichten, assessments, e-signatures of bepaalde integratietransacties.
Maak een volumeschatting zodat variabele kosten niet worden onderschat.
Bundelprijzen
Leveranciers kunnen meerdere onderdelen bundelen in één pakket.
Dat is overzichtelijk, maar kan betekenen dat de organisatie betaalt voor functies die nauwelijks worden gebruikt.
Vergelijk daarom wat daadwerkelijk nodig is.
Implementatie staat vaak los van licentie
Een abonnementsprijs bevat niet automatisch implementatie.
In Hoe maak je een businesscase voor een ATS? wordt geadviseerd de eenmalige en structurele kosten apart te modelleren.
Vraag daarom expliciet naar:
- inrichting;
- migratie;
- training;
- integraties;
- projectbegeleiding.
Support kan onderdeel zijn van een tier
Basisupport kan inbegrepen zijn, terwijl snellere responstijden of een vaste consultant extra kosten.
Controleer welk serviceniveau past bij de organisatie.
Let op minimumcontractwaarde
Een prijs per gebruiker kan aantrekkelijk lijken, maar er kan een minimum jaarbedrag gelden.
Vraag daarom altijd naar de totale contractwaarde en niet alleen naar de rekeneenheid.
Maak een groeiscenario
Vergelijk prijsmodellen onder meerdere omstandigheden.
Bijvoorbeeld:
- 10 recruiters en 100 vacatures;
- 20 recruiters en 250 vacatures;
- internationale groei met extra modules.
Zo wordt zichtbaar welk model op langere termijn het meest voorspelbaar is.
Neem indexatie mee
Een prijsmodel is niet compleet zonder de indexeringsafspraak.
CBS adviseert in contracten duidelijk te maken welke indexreeks wordt gebruikt, welke periode geldt en hoe de berekening plaatsvindt.
Een jaarlijks geïndexeerde vaste prijs kan over vijf jaar aanzienlijk veranderen.
Vergelijk op Total Cost of Ownership
In Wat kost een ATS? wordt de licentie in context geplaatst.
Gebruik daarnaast een TCO-model waarin ook implementatie, beheer, integraties en exit zijn opgenomen.
Alleen dan zijn twee prijsmodellen echt vergelijkbaar.
Vraag naar prijs bij exit en data-export
De Europese Data Act bevat regels voor overstappen tussen data processing services en het verminderen van switching barriers.
Bij SaaS-selectie is het daarom verstandig om vooraf te vragen naar exportformaten, ondersteuning en eventuele kosten rond vertrek.
Gebruik een prijsmodel dat bij gebruik past
Er bestaat geen universeel beste model.
Een kleine organisatie kan voordeel hebben van een beperkt gebruikersmodel, terwijl een high-volume werkgever juist baat kan hebben bij een vaste prijs die niet per vacature stijgt.
De beste vergelijking gebruikt daarom eigen volumes en groeiverwachtingen.
Let op hybride modellen
Veel leveranciers combineren meerdere prijsmechanismen.
Een contract kan bijvoorbeeld een vaste basisprijs hebben plus toeslagen voor extra gebruikers, modules of volume.
Maak daarom een rekentabel waarin iedere component apart staat.
Controleer wat als gebruiker telt
Een gebruiker kan een recruiter zijn, maar soms tellen ook hiring managers, beheerders of alleen actieve accounts mee.
Laat in het contract precies definiëren:
- welke rollen meetellen;
- hoe gedeactiveerde accounts worden behandeld;
- hoe tijdelijke gebruikers worden gerekend.
Controleer volumeschijven
Bij prijzen per medewerker, vacature of kandidaat kunnen staffels gelden.
Een kleine groei kan daardoor plotseling tot een hogere prijsklasse leiden.
Bereken daarom niet alleen de huidige prijs maar ook de eerstvolgende staffel.
Onderzoek minimumafname
Sommige contracten vereisen een minimum aantal gebruikers, modules of jaren.
Dat kan betekenen dat de organisatie betaalt voor ongebruikte capaciteit.
Neem minimumafname mee in de vergelijking.
Maak scenario’s voor krimp
Prijsmodellen worden vaak alleen getest op groei.
Maar een organisatie kan ook tijdelijk minder vacatures of recruiters hebben.
Controleer of het contract dan kan worden afgeschaald of dat de minimale contractwaarde gelijk blijft.
Kijk naar betaalfrequentie
Maand-, kwartaal- en jaarbetaling kunnen verschillende voorwaarden hebben.
Een jaarlijkse vooruitbetaling kan korting opleveren maar ook minder flexibiliteit geven bij tussentijdse verandering.
Vraag naar prijs van API en integraties
API-toegang is niet altijd inbegrepen.
Controleer daarom of kosten gelden voor:
- API-gebruik;
- connectoren;
- middleware;
- extra datavolume.
Een ogenschijnlijk goedkoop abonnement kan daardoor alsnog duurder worden.
Vergelijk prijsmodel met organisatiemodel
Een prijs per recruiter past anders bij een centraal recruitmentteam dan bij decentraal recruitment met honderden hiring managers.
Gebruik daarom de werkelijke gebruikersstructuur als basis voor de berekening.
Vergelijk prijsmodellen met dezelfde aannames
Gebruik voor iedere leverancier exact dezelfde aantallen gebruikers, vacatures, modules en groeipercentages.
Anders lijkt het ene model goedkoper doordat een andere uitgangssituatie is gebruikt.
Maak één rekensheet voor alle aanbiedingen en laat leveranciers bevestigen dat de aannames kloppen.
Let op prijs bij tijdelijk extra gebruik
Campagnes, reorganisaties of seizoenspiek kunnen tijdelijk meer gebruikers of vacatures vragen. Vraag hoe zulke tijdelijke overschrijdingen worden afgerekend en of daarna weer kan worden afgeschaald.
Vraag leveranciers om een vijfjaarsvoorbeeld
Laat iedere leverancier dezelfde groeiscenario’s doorrekenen over vijf jaar.
Vraag daarbij om licentie, modules, indexatie en verwachte toeslagen afzonderlijk te tonen. Dat maakt commerciële verschillen veel duidelijker dan één prijs voor jaar één.
Leg wijzigingen in het prijsmodel contractueel vast
Een leverancier kan zijn productstructuur veranderen. Spreek daarom af wat er gebeurt wanneer pakketten, gebruikersdefinities of modules tijdens de looptijd wijzigen.
