Uitval van kandidaten meet je door per procesfase vast te leggen hoeveel mensen het sollicitatieproces verlaten en waarom. Een ATS moet daarbij onderscheid maken tussen kandidaten die door de organisatie worden afgewezen en kandidaten die zichzelf terugtrekken, niet meer reageren of elders een aanbod accepteren. Combineer aantallen, percentages en doorlooptijd per fase. Zo wordt zichtbaar waar de candidate experience of het selectieproces mogelijk verbetering nodig heeft.
Definieer eerst wat uitval is
Niet iedere beëindigde sollicitatie is dezelfde vorm van uitval. Maak minimaal onderscheid tussen:
- afwijzing door de organisatie;
- terugtrekking door de kandidaat;
- geen reactie meer van de kandidaat;
- andere baan geaccepteerd;
- vacature ingetrokken of vervallen.
In Welke recruitment-KPI’s moet je vanuit een ATS meten? wordt benadrukt dat uitval per fase meer zegt dan één totaalpercentage.
Meet uitval per processtap
Bereken per fase welk deel van de kandidaten het proces niet vervolgt. Een uitval van 5 procent na sollicitatie is iets anders dan 30 procent na het tweede interview.
Kijk bijvoorbeeld naar:
- sollicitatie naar screening;
- screening naar interview;
- interview naar volgende ronde;
- laatste gesprek naar aanbod;
- aanbod naar acceptatie.
Gebruik aantallen naast percentages
Een hoog percentage bij een klein aantal kandidaten kan toeval zijn. Toon daarom altijd het absolute aantal naast het percentage.
Een uitval van 50 procent bij vier kandidaten is minder stevig dan dezelfde uitval bij vierhonderd kandidaten.
Leg redenen gestructureerd vast
Gebruik keuzelijsten voor veelvoorkomende redenen en eventueel een vrij tekstveld voor toelichting. Dat maakt vergelijking over tijd mogelijk.
Voorbeelden zijn:
- salaris of voorwaarden;
- duur van het proces;
- functie-inhoud;
- locatie;
- ander aanbod;
- onvoldoende communicatie;
- persoonlijke reden.
Kijk naar tijd tussen fasen
Uitval en snelheid hangen vaak samen. Combineer daarom uitval met wachttijd.
Het artikel over time-to-hire en time-to-fill laat zien hoe belangrijk vaste tijdspunten zijn. Voor kandidaatuitval is tijd per fase nog specifieker.
Als kandidaten vooral afhaken na een week zonder feedback, kan dat een duidelijk procesprobleem zijn.
Analyseer uitval per bron
Bronnen verschillen niet alleen in aantallen sollicitaties, maar ook in uitval.
Combineer de analyse met source of hire. Een kanaal kan veel sollicitaties leveren maar ook veel vroege uitval.
Zo ontstaat een beter beeld van bronkwaliteit.
Vergelijk groepen met voldoende volume
Splits uit naar functiefamilie, locatie, senioriteit of businessunit. Doe dit alleen wanneer er voldoende waarnemingen zijn.
Een specialistische vacature met zes kandidaten levert geen stabiele percentages op.
Gebruik cohortanalyse
Vergelijk kandidaten die in dezelfde periode zijn gestart. Een actuele funnel bevat immers ook kandidaten die nog midden in het proces zitten.
Cohorten voorkomen dat lopende sollicitaties ten onrechte als uitval worden gezien.
Controleer de datakwaliteit
Uitvalmetingen zijn alleen bruikbaar wanneer recruiters eindstatussen consequent registreren.
In Hoe verbeter je de datakwaliteit in een ATS? staan vaste definities, keuzelijsten en validatie centraal.
Controleer vooral het aandeel dossiers zonder duidelijke eindreden. Een hoog percentage ‘onbekend’ maakt conclusies zwakker.
Combineer cijfers met feedback
ATS-data vertelt waar kandidaten afhaken, maar niet altijd waarom.
Gebruik daarom waar mogelijk kandidaatfeedback, interviewevaluaties of korte exitvragen. De CIPD benadrukt dat recruitmentkwaliteit niet alleen uit snelheid en aantallen bestaat, maar ook uit de ervaring en effectiviteit van het proces.
Maak van uitval een verbeterindicator
Koppel opvallende patronen aan acties. Veel uitval na het eerste gesprek kan aanleiding zijn om interviewkwaliteit te onderzoeken. Veel uitval na aanbod vraagt mogelijk aandacht voor voorwaarden, snelheid of verwachtingsmanagement.
Meet na een wijziging opnieuw. Zo wordt uitval een stuurvariabele in plaats van alleen een rapportagecijfer.
Maak onderscheid tussen vroege en late uitval
Vroege uitval heeft vaak andere oorzaken dan uitval vlak voor het aanbod. In het begin kunnen vacatureverwachtingen, locatie of salaris een rol spelen. Later worden snelheid, interviewervaring en voorwaarden belangrijker.
Analyseer deze groepen apart. Eén totaalpercentage kan verschillende problemen verbergen.
Meet no-response apart
Kandidaten die niet meer reageren zijn niet hetzelfde als kandidaten die expliciet stoppen. Maak daarom een aparte status voor no-response en leg vast na hoeveel contactpogingen die wordt gebruikt.
Dat maakt zichtbaar of communicatie of opvolging mogelijk tekortschiet.
Kijk naar interviewer- en teamverschillen
Wanneer voldoende volume beschikbaar is, kun je onderzoeken of uitval sterk verschilt tussen teams, locaties of interviewrondes.
Gebruik dit voorzichtig. Kleine aantallen kunnen snel tot verkeerde conclusies leiden. Zie verschillen vooral als aanleiding voor kwalitatief onderzoek.
Analyseer uitval na het aanbod
Offer decline is een belangrijke vorm van late uitval. Registreer redenen zoals salaris, startdatum, concurrerend aanbod of gewijzigde persoonlijke situatie.
Combineer dit met time-to-hire en tijd tussen laatste gesprek en aanbod. Een langzaam besluit kan de kans vergroten dat een kandidaat elders verder is.
Gebruik kandidaatfeedback gericht
Vraag niet iedere afgehaakte kandidaat om een lange enquête. Een korte vraag naar de belangrijkste reden kan al veel inzicht geven.
Houd rekening met responsbias: vooral zeer tevreden of ontevreden kandidaten kunnen eerder reageren. Gebruik feedback daarom naast, niet in plaats van, ATS-data.
Maak opvolging onderdeel van het proces
Wanneer een fase structureel hoge uitval heeft, wijs dan een eigenaar aan. Spreek af welke aanpassing wordt getest en wanneer opnieuw wordt gemeten.
Zo krijgt uitvalanalyse een duidelijk vervolg en wordt het geen rapportage zonder actie.
Vergelijk uitval met communicatiepatronen
Kijk of uitval samenvalt met momenten waarop weinig communicatie plaatsvindt. Kandidaten kunnen bijvoorbeeld relatief vaak afhaken tussen interview en besluit wanneer zij meerdere dagen niets horen.
Gebruik tijdstempels van e-mails, statuswijzigingen en afspraken om zulke patronen te onderzoeken. Het gaat niet om het bewijzen van directe causaliteit, maar om het vinden van fasen waar communicatie en uitval tegelijk verslechteren.
Let op stille uitstroom uit talentpools
Ook kandidaten die na een afwijzing of eerdere procedure in een talentpool blijven, kunnen feitelijk uit beeld verdwijnen. Meet daarom of profielen nog actueel zijn en of mensen reageren op nieuw contact. Zo voorkom je dat een grote talentpool wordt gezien als bruikbare instroom terwijl veel profielen feitelijk niet meer actief zijn.
Rapporteer ook herstel na uitval
Sommige kandidaten keren later terug via een andere vacature of talentpool. Houd dat apart bij zodat tijdelijke uitval niet automatisch als definitief verlies wordt geïnterpreteerd.
