Welke ATS ondersteunt onboarding?

Verschillende Nederlandse ATS’en ondersteunen onboarding rechtstreeks of via een geïntegreerde module. Controleerbare voorbeelden zijn Byner, Mysolution, OTYS en NXTPeople. Deze systemen kunnen na de aanname onder meer documenten, taken, gegevensoverdracht, contracten en communicatie ondersteunen. De mogelijkheden verschillen per leverancier. Controleer daarom of onboarding echt onderdeel is van het ATS of via een HR-systeem, mid-officeoplossing of externe onboardingtool verloopt.

Inleiding

Het recruitmentproces stopt niet zodra een kandidaat het arbeidsvoorstel accepteert. Daarna moeten gegevens worden gecontroleerd, contracten worden ondertekend en praktische zaken worden geregeld. Een ATS met onboardingfunctionaliteit ondersteunt deze overgang van kandidaat naar medewerker. Niet ieder ATS begeleidt echter het volledige inwerkproces. Sommige systemen dragen alleen kandidaatdata over aan HR-software, terwijl andere ook taken, documenten en workflows beheren.

Wat betekent onboarding binnen een ATS?

Onboarding binnen een ATS begint meestal wanneer een kandidaat de status aangenomen krijgt. Het systeem activeert vervolgens een workflow of draagt de gegevens over aan een HR-, payroll- of onboardingoplossing. RecruitmentTech beschrijft het ATS als de centrale omgeving voor vacatures en kandidaten. Na de aanname kunnen gegevens vanuit die omgeving worden doorgezet naar software voor onboarding en personeelsbeheer.

De term onboarding wordt door leveranciers breed gebruikt. Het kan gaan om:

het verzamelen en controleren van persoonsgegevens;
het opstellen en digitaal ondertekenen van contracten;
het aanleveren van documenten en certificaten;
taken voor HR, IT, de leidinggevende en de nieuwe medewerker;
communicatie vóór de eerste werkdag;
gegevensoverdracht naar HR- en salarissoftware;
een uitgebreider introductie- en inwerkprogramma.

Welke Nederlandse ATS’en ondersteunen onboarding?

Byner, Mysolution, OTYS en NXTPeople zijn Nederlandse voorbeelden van recruitmentplatforms met aantoonbare onboardingmogelijkheden. Byner verbindt recruitment met onboarding, contractbeheer, compliance en operationele processen. Mysolution ondersteunt onboarding met checklists, workflows en gegevensoverdracht. OTYS biedt taken voor documenten, identificatie en contracten. NXTPeople combineert registratie, onboarding en selfservice binnen de kandidaat- en medewerkersreis.

Dit is geen volledig overzicht van alle Nederlandse ATS’en. De leveranciersgids van RecruitmentTech bevat meer recruitmentsystemen en aanvullende onboardingoplossingen. Sommige ATS’en bieden onboarding als standaardfunctie. Andere systemen werken met een aanvullende module of koppeling. Controleer daarom niet alleen of de term onboarding wordt genoemd, maar ook welke concrete werkzaamheden het systeem ondersteunt.

Directe onboarding of een koppeling?

Een ATS met directe onboarding houdt het proces grotendeels binnen dezelfde softwareomgeving. Zodra een kandidaat wordt aangenomen, starten vooraf ingestelde taken en worden documenten klaargezet. Recruiters, HR-medewerkers en leidinggevenden kunnen vanuit één systeem volgen welke onderdelen zijn afgerond.

Een andere mogelijkheid is dat het ATS kandidaatdata overdraagt aan een HR-systeem of gespecialiseerde onboardingtool. Dat kan voldoende zijn wanneer de organisatie al software gebruikt voor personeelsdossiers, salarisadministratie of leerprogramma’s. De koppeling moet dan voorkomen dat gegevens opnieuw worden ingevoerd.

Controleer bij een koppeling:

welke gegevens automatisch worden overgedragen;
op welk moment de overdracht plaatsvindt;
welk systeem het centrale personeelsdossier bevat;
hoe wijzigingen worden verwerkt;
wie verantwoordelijk is bij technische fouten.

Documenten en contracten beheren

Een belangrijk onderdeel van onboarding is het verzamelen van de juiste documenten. Denk aan persoonsgegevens, identificatie, diploma’s, certificaten, bankgegevens en een eventuele Verklaring Omtrent het Gedrag. Het ATS moet duidelijk laten zien welke informatie nog ontbreekt en wie verantwoordelijk is voor de controle.

OTYS beschrijft bijvoorbeeld een onboardingproces waarin contractondertekening, identificatie en het indienen van documenten worden ondersteund. Mysolution gebruikt checklists en workflows voor de candidate journey en kan gegevens doorzetten naar HR- en salarissoftware. Controleer altijd of documenten veilig worden opgeslagen en of toegangsrechten per gebruiker kunnen worden ingesteld.

Taken en workflows

Onboarding bestaat uit werkzaamheden voor verschillende afdelingen. HR stelt het contract op, IT maakt accounts aan en de leidinggevende bereidt het inwerkprogramma voor. Een ATS kan deze activiteiten verdelen via taken, deadlines en automatische meldingen.

Een bruikbare workflow toont welke stappen zijn afgerond en waar vertraging ontstaat. Organisaties moeten workflows kunnen aanpassen aan het type medewerker. De onboarding van een vaste medewerker kan bijvoorbeeld andere documenten en taken bevatten dan die van een uitzendkracht, freelancer, stagiair of internationale medewerker.

Communicatie vóór de eerste werkdag

Tussen de aanname en de eerste werkdag kan meerdere weken zitten. In deze periode kan het ATS praktische informatie versturen over de startdatum, locatie, werktijden, benodigde documenten en contactpersonen. Ook kunnen herinneringen worden verzonden wanneer een taak of formulier nog niet is afgerond.

Automatische communicatie kan tijd besparen, maar moet persoonlijk blijven. Een standaardbericht is geschikt voor praktische instructies. Een welkomstbericht van de leidinggevende of het team vraagt meestal om een persoonlijkere aanpak. Controleer daarom of templates eenvoudig kunnen worden aangepast.

Onboarding bij bureaus en staffingorganisaties

Voor recruitment-, detacherings- en uitzendbureaus betekent onboarding vaak meer dan een introductie bij de werkgever. Zij moeten ook contracten, plaatsingen, compliance, beschikbaarheid en administratieve gegevens verwerken. Platforms zoals Byner en Mysolution verbinden onboarding daarom met mid-office- en operationele processen.

Voor corporate recruitment ligt de nadruk vaker op de overdracht naar HR, het voorbereiden van de eerste werkdag en het inwerken van de nieuwe medewerker. Een uitgebreid staffingplatform kan voor zo’n organisatie onnodig complex zijn. Het gekozen systeem moet daarom aansluiten op het type arbeidsrelatie en de verantwoordelijkheden van het recruitmentteam.

Waar stopt het ATS?

Een ATS ondersteunt meestal vooral de administratieve overgang van kandidaat naar medewerker. Een volledig onboardingprogramma kan daarnaast trainingen, kennismakingen, cultuur, doelen en evaluatiemomenten bevatten. Hiervoor kan gespecialiseerde onboarding- of leersoftware nodig zijn.

Maak daarom onderscheid tussen recruitmentonboarding en medewerkeronboarding. Recruitmentonboarding richt zich op documenten, gegevens en overdracht. Medewerkeronboarding gaat verder en ondersteunt de nieuwe medewerker tijdens de eerste weken of maanden. Niet ieder ATS dekt beide onderdelen.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie verwerkt aangenomen kandidaten handmatig. Recruiters sturen persoonsgegevens per e-mail naar HR, terwijl IT pas laat hoort welke apparatuur nodig is. Documenten ontbreken regelmatig en nieuwe medewerkers ontvangen weinig informatie vóór hun eerste werkdag.

De organisatie richt in het ATS een onboardingworkflow in. Na de status aangenomen worden automatisch taken aangemaakt voor HR, IT en de leidinggevende. De kandidaat ontvangt een beveiligd verzoek om documenten aan te leveren. De gegevens worden vervolgens overgedragen aan het HR-systeem. Hierdoor ontstaat één controleerbaar proces en is eerder zichtbaar waar informatie ontbreekt.

Checklist voor onboarding in een ATS

Start de onboarding automatisch na de status aangenomen?
Kunnen verschillende workflows worden ingericht?
Kunnen kandidaten documenten veilig aanleveren?
Ondersteunt het systeem digitale contractondertekening?
Kunnen taken aan HR, IT en leidinggevenden worden toegewezen?
Zijn deadlines en automatische herinneringen beschikbaar?
Kan kandidaatdata worden overgedragen aan HR- en salarissoftware?
Kunnen toegangsrechten per gebruiker worden ingesteld?
Is zichtbaar welke onboardingstappen zijn afgerond?
Is duidelijk welke functies binnen het abonnement vallen?

Veelgestelde vragen

Welke Nederlandse ATS’en ondersteunen onboarding?

Byner, Mysolution, OTYS en NXTPeople zijn controleerbare voorbeelden. Andere Nederlandse ATS’en kunnen onboarding ondersteunen via een standaardfunctie, aanvullende module of koppeling.

Is onboarding standaard onderdeel van een ATS?

Nee. Sommige ATS’en bieden alleen gegevensoverdracht naar een HR-systeem. Andere bevatten ook workflows, documenten, contracten en communicatie. Controleer daarom de precieze functies.

Is onboardingsoftware hetzelfde als een ATS?

Nee. Een ATS richt zich vooral op recruitment en de overgang naar indiensttreding. Onboardingsoftware kan nieuwe medewerkers langer begeleiden met introducties, trainingen en evaluaties.

Kan een ATS met salarissoftware worden gekoppeld?

Ja. Veel recruitmentplatforms kunnen kandidaatgegevens na de aanname overdragen aan HR-, payroll- en personeelsadministratiesoftware. De beschikbare koppelingen verschillen per leverancier.