Hoe vergelijk ik ATS-systemen?

Een ATS vergelijk je het beste aan de hand van vooraf vastgestelde selectiecriteria. Kijk niet alleen naar functionaliteiten, maar ook naar gebruiksgemak, integraties, schaalbaarheid, implementatie, ondersteuning en totale kosten. Vraag leveranciers om dezelfde praktijksituaties te demonstreren en betrek recruiters, hiring managers, HR en IT bij de beoordeling. Zo ontstaat een objectieve vergelijking die aansluit bij de behoeften van de organisatie.

Waarom een goede vergelijking belangrijk is

Het aanbod van Applicant Tracking Systems groeit nog altijd. Volgens RecruitmentTech zijn er honderden recruitmentoplossingen beschikbaar, waardoor het steeds lastiger wordt om leveranciers objectief met elkaar te vergelijken.

Veel organisaties richten zich tijdens demonstraties vooral op opvallende functionaliteiten. Daardoor bestaat het risico dat gebruiksgemak, integraties of de dagelijkse praktijk onderbelicht blijven. Een gestructureerde vergelijking helpt om leveranciers op dezelfde manier te beoordelen.

Begin met duidelijke selectiecriteria

Vergelijk ATS-systemen pas wanneer duidelijk is wat de organisatie nodig heeft. Maak daarom eerst een overzicht van de belangrijkste eisen en wensen.

Verdeel deze bijvoorbeeld in must-haves en nice-to-haves.

Must-haves	Nice-to-haves
AVG-compliance	AI-functionaliteiten
Koppelingen met HR-software	Chatbot
Workflowbeheer	Video-interviews
Rapportages	Talentpoolmarketing
Gebruiksvriendelijke interface	Geavanceerde automatiseringen

Deze indeling voorkomt dat aantrekkelijke extra functies belangrijker worden dan de basisfunctionaliteiten.

Vergelijk altijd dezelfde onderdelen

Gebruik voor iedere leverancier exact dezelfde beoordelingscriteria. Daardoor ontstaat een eerlijk beeld van de verschillen.

Let onder meer op:

functionaliteiten;
gebruiksgemak;
kandidaatervaring;
samenwerking met hiring managers;
integraties;
rapportages;
implementatie;
ondersteuning;
totale kosten.

Door iedere leverancier op dezelfde manier te beoordelen, wordt de uiteindelijke keuze beter onderbouwd.

Vraag dezelfde demonstratie

Een demonstratie laat vaak zien wat een leverancier belangrijk vindt. Daarom is het verstandig om zelf een vast scenario op te stellen.

Vraag iedere leverancier bijvoorbeeld om:

een vacature te publiceren;
een sollicitatie te verwerken;
een kandidaat te beoordelen;
een interview te plannen;
een rapportage te maken.

Hierdoor worden verschillen in snelheid, gebruiksgemak en workflow direct zichtbaar.

Bezoek Recruitment Tech Demo_Day

Niet iedere organisatie heeft tijd om afzonderlijke demonstraties van veel leveranciers te plannen. Een alternatief is een evenement waar meerdere ATS-leveranciers op één dag hun software presenteren.

Hiervoor is Recruitment Tech Demo_Day bedoeld. Tijdens dit evenement presenteren verschillende leveranciers van ATS’en en andere recruitmentsoftware hun oplossingen in korte, opeenvolgende demonstraties. Bezoekers krijgen daardoor in korte tijd een breed beeld van de beschikbare software en kunnen leveranciers eenvoudiger met elkaar vergelijken.

Demo_Day is vooral geschikt voor organisaties die zich oriënteren op een nieuw ATS of een eerste shortlist willen samenstellen. Het evenement vervangt geen uitgebreid selectieproces, maar helpt wel om de markt sneller en objectiever te verkennen.

Betrek meerdere stakeholders

Een ATS wordt meestal door meer mensen gebruikt dan alleen recruiters. Daarom is het verstandig om verschillende disciplines bij de vergelijking te betrekken.

Recruiters beoordelen het dagelijkse gebruik.
Hiring managers kijken naar samenwerking en snelheid.
HR let op datakwaliteit en processen.
IT beoordeelt beveiliging en integraties.
Inkoop kijkt naar contracten en kosten.

Door verschillende perspectieven mee te nemen ontstaat een completer beeld van iedere leverancier.

Kijk verder dan de prijs

Een lager licentiebedrag betekent niet automatisch dat een ATS goedkoper is. Ook implementatie, trainingen, koppelingen, beheer en toekomstige uitbreidingen bepalen de totale kosten.

Vraag leveranciers daarom altijd naar:

licentiekosten;
implementatiekosten;
kosten voor koppelingen;
trainingen;
support;
toekomstige uitbreidingen.

Hierdoor ontstaat een realistischer beeld van de totale investering.

Denk ook aan de toekomst

Een ATS wordt meestal voor meerdere jaren gekozen. Controleer daarom niet alleen of het systeem vandaag voldoet, maar ook of het kan meegroeien met de organisatie.

Let bijvoorbeeld op:

extra gebruikers;
meer vacatures;
internationale uitbreiding;
nieuwe integraties;
verdere automatisering;
AI-functionaliteiten.

Een toekomstbestendig ATS voorkomt dat de organisatie binnen enkele jaren opnieuw een selectieproces moet starten.

Praktijkvoorbeeld

Een organisatie vergelijkt zes ATS-leveranciers. In eerste instantie lijkt één leverancier de meeste functionaliteiten te bieden. Door iedere leverancier dezelfde demonstratie te laten geven en recruiters, HR en IT gezamenlijk te laten beoordelen, blijkt een ander systeem beter aan te sluiten op de dagelijkse praktijk en de bestaande IT-omgeving. De uiteindelijke keuze wordt daardoor gebaseerd op objectieve criteria in plaats van op de demonstratie alleen.

Checklist

Breng de wensen en eisen van de organisatie in kaart.
Maak onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves.
Vergelijk leveranciers met dezelfde criteria.
Vraag iedere leverancier dezelfde demonstratie te geven.
Betrek recruiters, HR, IT en hiring managers.
Vergelijk de totale kosten.
Controleer integratiemogelijkheden.
Vraag referenties op.
Bezoek indien mogelijk Recruitment Tech Demo_Day.
Leg de beoordeling per leverancier vast.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ATS-systemen moet ik vergelijken?

Vergelijk bij voorkeur drie tot vijf systemen die aansluiten bij de belangrijkste selectiecriteria van de organisatie.

Is een demonstratie voldoende om een keuze te maken?

Nee. Een demonstratie is waardevol, maar combineer deze met referenties, een objectieve beoordeling en eventueel een proof of concept.

Waarom meerdere stakeholders betrekken?

Een ATS wordt door verschillende gebruikers ingezet. Door meerdere disciplines te betrekken ontstaat een completer beeld van de sterke en minder sterke punten van een systeem.

Wat is Recruitment Tech Demo_Day?

Recruitment Tech Demo_Day is een evenement waar meer dan 40 leveranciers van ATS’en en andere recruitmentsoftware hun oplossingen in korte demonstraties presenteren. Werkgevers kunnen hierdoor meerdere systemen op één dag bekijken en vergelijken, wat helpt bij de eerste oriëntatie en het samenstellen van een shortlist.