Welke ATS'en zijn geschikt voor de zorg?

Zorgorganisaties hebben vaak andere eisen aan een Applicant Tracking System (ATS) dan organisaties in andere sectoren. Naast het verwerken van grote aantallen vacatures en sollicitaties moet een ATS recruiters ondersteunen bij schaarste op de arbeidsmarkt, samenwerken tussen verschillende zorglocaties eenvoudiger maken en integreren met bestaande HR-systemen. ATS’en die regelmatig worden toegepast binnen de zorg zijn onder meer AFAS, HROffice, Ubeeo, Connexys (Bullhorn), Recruitee en SmartRecruiters. Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van de omvang van de organisatie, de bestaande systemen en het recruitmentproces.

Waarom de zorg andere eisen stelt aan een ATS

De zorgsector kampt al jaren met personeelstekorten. Tegelijkertijd moeten zorgorganisaties vacatures snel invullen, terwijl de kwaliteit van de selectie hoog moet blijven. Recruiters werken vaak voor meerdere locaties, afdelingen en functiegroepen tegelijk.

Volgens RegioPlus blijft de vraag naar zorgprofessionals de komende jaren groot. Dat vraagt om efficiënte recruitmentprocessen waarbij administratieve werkzaamheden zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.

Een ATS helpt om overzicht te houden, sollicitaties sneller te verwerken en recruiters beter te laten samenwerken met leidinggevenden.

Welke eigenschappen zijn belangrijk?

Een ATS voor de zorg moet aansluiten bij de dagelijkse praktijk van recruiters, HR-professionals en zorgmanagers.

Belangrijke functionaliteiten zijn onder meer:

vacaturebeheer voor meerdere locaties;
centrale kandidaatdatabase;
workflowbeheer;
rollen en autorisaties;
snelle communicatie met kandidaten;
rapportages;
AVG-compliance;
koppelingen met HR- en salarissoftware.

Hiermee kunnen zorgorganisaties sneller reageren op sollicitanten en ontstaat meer inzicht in de voortgang van vacatures.

Welke ATS’en worden regelmatig gebruikt in de zorg?

Er bestaat geen officieel overzicht van ATS’en voor de zorg. Wel zijn er verschillende systemen die regelmatig worden toegepast bij zorginstellingen, ziekenhuizen en andere zorgorganisaties.

ATS	Geschikt voor	Bijzonderheden
AFAS	Zorgorganisaties	Recruitment als onderdeel van een compleet HR-platform.
HROffice	Zorg en overheid	Recruitment en HR-processen binnen één omgeving.
Ubeeo	Middelgrote en grote organisaties	Gebruiksvriendelijk met uitgebreide workflowmogelijkheden.
Connexys (Bullhorn)	Grotere werkgevers	Schaalbaar en geschikt voor complexe recruitmentprocessen.
Recruitee	Middelgrote organisaties	Focus op samenwerking en kandidaatervaring.
SmartRecruiters	Grotere zorgorganisaties	Cloudplatform met veel integratiemogelijkheden.

Deze systemen zijn voorbeelden van ATS-oplossingen die passen bij organisaties met complexe recruitmentprocessen. Welke oplossing het beste aansluit, verschilt per organisatie.

Integraties besparen veel tijd

Een ATS staat binnen de zorg meestal niet op zichzelf. Recruiters werken dagelijks samen met HR, salarisadministratie en leidinggevenden. Daarom zijn koppelingen met andere systemen belangrijk.

Denk bijvoorbeeld aan:

HR-systemen;
salarissoftware;
Microsoft 365;
Single Sign-On;
onboardingsoftware;
rapportagetools.

Door gegevens automatisch uit te wisselen wordt dubbel invoeren voorkomen en neemt de kans op fouten af.

Gebruiksvriendelijkheid is essentieel

Recruiters in de zorg hebben vaak veel vacatures tegelijk openstaan. Een ingewikkeld ATS kost dan juist extra tijd.

Controleer daarom tijdens demonstraties hoe eenvoudig vacatures kunnen worden gepubliceerd, kandidaten kunnen worden beoordeeld en communicatie met sollicitanten verloopt.

Ook leidinggevenden moeten zonder uitgebreide training met het systeem kunnen werken.

AI ondersteunt recruiters steeds vaker

Steeds meer ATS-leveranciers voegen AI-functionaliteiten toe. Denk aan ondersteuning bij het schrijven van vacatureteksten, het samenvatten van cv’s en het automatisch opstellen van rapportages.

Voor zorgorganisaties blijft het belangrijk dat recruiters zelf verantwoordelijk blijven voor de beoordeling van kandidaten. AI kan ondersteunen, maar neemt de selectie niet over.

Kijk ook naar toekomstige ontwikkelingen

Een ATS wordt meestal voor meerdere jaren aangeschaft. Daarom is het verstandig om ook rekening te houden met toekomstige groei en veranderingen.

Let bijvoorbeeld op:

meer vacatures;
extra zorglocaties;
nieuwe HR-systemen;
verdere automatisering;
uitbreiding van AI-functionaliteiten.

Een schaalbaar ATS voorkomt dat een organisatie binnen enkele jaren opnieuw een selectieproces moet starten.

Praktijkvoorbeeld

Een regionale zorgorganisatie werft personeel voor meerdere locaties. Recruiters verwerken sollicitaties handmatig en vacatures worden afzonderlijk beheerd. Hierdoor duurt het lang voordat kandidaten een reactie ontvangen en ontbreekt inzicht in de voortgang van vacatures.

Na de invoering van een ATS worden vacatures centraal beheerd, ontvangen kandidaten automatisch berichten en kunnen recruiters en managers vanuit één systeem samenwerken. Rapportages geven bovendien inzicht in doorlooptijden en de prestaties van verschillende wervingskanalen.

Checklist

Ondersteunt het ATS meerdere zorglocaties?
Zijn koppelingen met HR-systemen beschikbaar?
Kunnen recruiters eenvoudig samenwerken met managers?
Zijn rapportages direct beschikbaar?
Voldoet het systeem aan de AVG?
Kan het ATS grote aantallen vacatures verwerken?
Ondersteunt het systeem workflowbeheer?
Is het gebruiksvriendelijk voor alle gebruikers?
Kan het systeem meegroeien met de organisatie?
Past het binnen de bestaande IT-omgeving?

Veelgestelde vragen

Heeft een kleine zorgorganisatie ook een ATS nodig?

Dat hangt af van het aantal vacatures en de complexiteit van het recruitmentproces. Ook kleinere organisaties kunnen profiteren van meer overzicht en minder administratief werk.