Meer dan tachtig automation-concepten, gebundeld door en voor recruitmentbureaus. Dat is de kern van het Bullhorn Automation Playbook, een eerste editie die laat zien hoe bureaus in de praktijk hun processen automatiseren, van datahygiëne tot kandidaatengagement en GDPR-compliance.
Van gebruikersgroep naar gedeelde kennis
Het playbook is een verzameling van bewezen werkwijzen die Bullhorn-klanten zelf hebben ingediend, na ruim een jaar van virtuele en fysieke sessies waarin honderden bureaus ervaringen uitwisselden. De gedachte achter de publicatie: wat werkt bij het ene bureau, kan direct worden ingezet bij het andere.
De automations zijn onderverdeeld in vijf categorieën: datahygiëne, marketing, talent engagement, workflow en overige toepassingen. Samen dekken ze de volledige recruitmentcyclus.
Data die zichzelf bijhoudt
Een terugkerend thema binnen het playbook: datakwaliteit. Kandidatenprofielen met ontbrekende postcodes, verlopen e-mailadressen of lege categorievelden zijn voor veel bureaus een dagelijks probleem én een bron van fouten in zoekopdrachten en rapportages. Automations die dit op de achtergrond corrigeren of signaleren, vormen dan ook de basis van veel implementaties.
“Kandidaten zijn best bereid hun gegevens met ons te delen, maar je kunt er niet volledig op vertrouwen dat recruiters die info altijd zelf bijwerken, tenzij je ze daar actief op aanstuurt”, aldus Richard Caldicott, CEO van Caldicott Consulting. “Maar als je daarnaast een systeem hebt dat op de achtergrond alles dubbel en driedubbel checkt én kandidaten de kans geeft om hun gegevens zelf te beheren, dan levert dat alleen maar winst op.”
“Als je een dynamische database creëert waarin alles up-to-date is en kandidaten zelf bijdragen aan de kwaliteit van je data, dan blijft je database accuraat”, zo stelt Holly Langley van RE:STACK.
GDPR als workflow, niet als last
AVG-compliance duikt in meerdere categorieën op. Bureaus beschrijven hoe ze toestemmingsverzoeken automatisch laten verlopen, herinneren én opnieuw activeren, zonder heel veel handmatig werk. “Onze grootste automation is op dit moment de GDPR-workflow”, zegt Beau Warren van The Panel. “Uiteindelijk is er maar één handmatige actie nodig, alles draait automatisch. Deze workflow bestaat uit vier automations die perfect op elkaar aansluiten.”
James Gilchrist van Perfect Placement kiest voor een vergelijkbare aanpak bij nieuwe kandidaten: zodra iemand in het systeem wordt aangemaakt, ontvangt die automatisch een e-mail met uitleg over de herkomst van hun gegevens en een verzoek om toestemming. “Zo blijven we volledig GDPR-compliant.”
Candidate engagement
Datahygiëne dus als fundament, waarna candidate engagement de plek wordt waar bureaus direct rendement zien. Het playbook beschrijft onder meer automations voor slapende kandidaten, herplaatsingsnotificaties, NPS-enquêtes na plaatsing en follow-ups bij kandidaten die elders hebben getekend. Eén bureau wist op die laatste manier 78 kandidaten te behouden in twaalf maanden.
Tony Hayes, Staffing Technology Consultant bij Minima Maxima, wijst op een verschuiving die veel bureaus nog onderschatten. De introductie van de Bullhorn Chatbot was voor hem een eyeopener: kandidaten bleken veel bereidwilliger om ermee te communiceren dan verwacht. “Ik ben nogal van de oude stempel en werk nog steeds achter een desktop met twee schermen. Maar ik besefte steeds meer dat negentig procent van de kandidaten via hun mobiel actief is.”
Eerst intern vertrouwen opbouwen
Niet elk bureau begint bij de buitenkant. Sterker nog: het playbook adviseert om eerst intern een aantal zaken op orde te krijgen. Sandra McKinnon van Harvey John koos bewust voor een geleidelijke aanpak: eerst interne notificaties, dan pas outreach. “Voor ons draait het om vertrouwen opbouwen binnen het team in wat Bullhorn Automation voor hen kan betekenen. Dat heeft ons team geholpen te zien hoe automations activiteit en productiviteit stimuleren. De volgende stap is outreach naar klanten en kandidaten.”
Die fasering is herkenbaar in meer implementaties. Zo richt Highfield Professional Solutions zich nu op de basislaag. “Statussen op orde krijgen en vertrouwen in de database vergroten is ons volgende grote project”, aldus Ali Ward van van Highfield.
Het volledige Bullhorn Automation Playbook voor de Benelux is gratis te downloaden en bevat meer dan tachtig automation-concepten, ingedeeld per categorie en direct toepasbaar in de eigen praktijk.
