6 tips om het meeste uit je Applicant Tracking System (ATS) te halen in 2025

De rol van een Applicant Tracking System (ATS) is in de laatste jaren behoorlijk geëvolueerd. Waar het ooit primair diende als database voor kandidaten, biedt het nu een breed scala aan (automatiserings)mogelijkheden. Maar hoe haal je nu het meeste uit je ATS?

Meer dan een database 

Een beetje een no-brainer, maar een goed functionerend ATS is meer dan alleen een database met kandidaten. Het vormt voor organisaties van over de hele wereld hét fundament van een modern wervingsproces. Een modern ATS bestaat uit verschillende lagen functionaliteiten. 

Naast de basis van candidate tracking en gebruikersbeheer, beschikken moderne systemen over geavanceerde zoek- en filtermogelijkheden. Ook rapportage, analyse en compliance-functies maken inmiddels standaard deel uit van het pakket van een ATS. De uitdaging ligt vaak niet in de beschikbaarheid van deze functies, maar in de vertaling naar dagelijks gebruik.

1. Eerst de basis op orde

Veel organisaties maken de fout om direct te springen naar geavanceerde functies, terwijl de basisinrichting nog niet op orde is. Een grondige inventarisatie van het huidige gebruik is essentieel. Het loont om elk kwartaal kritisch te kijken naar workflows, gebruikersrechten en systeemintegraties. Kleine aanpassingen in deze basiselementen kunnen al leiden tot significante verbeteringen in het dagelijks gebruik.

Het loont om elk kwartaal kritisch te kijken naar workflows, gebruikersrechten en systeemintegraties.

2. Houd de kandidaat centraal

Een goed ingerichte candidate experience kan de kwaliteit van de onboarding met maar liefst 83% verbeteren, zo blijkt uit onderzoek van The Talent Board. Dit begint bij een transparant proces. Een moderne kandidaat verwacht duidelijkheid over salaris, bedrijfscultuur en arbeidsvoorwaarden, nog voordat ze solliciteren. 

Het sollicitatieproces zelf moet eigenlijk niet langer duren dan vijf minuten. Regelmatige statusupdates houden kandidaten betrokken, terwijl automatische bevestigingsmails zorgen voor een professionele eerste indruk.

3. Pas slimme automatiseringen toe

De kracht van een modern ATS zit in doordachte automatisering. Begin met de processen die dagelijks terugkeren: e-mailcommunicatie, het categoriseren van sollicitaties en het plannen van sollicitatiegesprekken. 

Door deze basistaken te automatiseren, ontstaat ruimte voor persoonlijk contact waar dat echt waardevol is. De kunst is om elke maand één proces te optimaliseren. Deze gefaseerde aanpak voorkomt overbelasting van het team en zorgt voor een zorgvuldige implementatie.

4. Houd data als kompas

Effectief recruitment draait om inzicht. Een modern ATS verzamelt waardevolle data over doorlooptijden, wervingskanalen en het gedrag van kandidaten. Door deze informatie systematisch te analyseren, ontstaat een helder beeld van wat werkt — én wat niet. Belangrijk is om deze inzichten direct te vertalen naar concrete acties. Als bijvoorbeeld blijkt dat kandidaten vaak afhaken bij een bepaalde stap in het proces, is dat een signaal om die stap te herzien.

5. Vergeet de compliance checks niet

In tijden van strenge privacywetgeving is zorgvuldig databeheer van onmiskenbaar belang. Een modern ATS moet daarom voorzien zijn van automatische verwijdering van oude gegevens, heldere toestemmingsformulieren en een doordacht rechtenbeleid. 

Compliance checks zijn niet alleen een wettelijke verplichting; ze dragen ook bij aan het vertrouwen van kandidaten.

Halfjaarlijkse compliance-checks zorgen ervoor dat het systeem blijft voldoen aan de laatste regelgeving. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar draagt ook bij aan het vertrouwen van kandidaten.

6. Meten is (en blijft) weten

Tenslotte: het optimaliseren van een ATS is en blijft een doorlopend proces. Door maandelijks één aspect te meten en te verbeteren, kun je de effectiviteit van je systeem gestaag laten groeien. Zo zorg je er bovendien voor dat je systeem meegroeit én evolueert met jouw organisatie en de betreffende recruitmentwensen én eisen.

Het optimaliseren van je ATS is geen eenmalige exercitie.

De sleutel tot ATS-succes ligt niet in het dírect implementeren van de nieuwste features, maar door consistent te meten wat je wél en niet gebruikt. In andere woorden: het optimaliseren van je ATS is geen eenmalige exercitie. Doe je dat goed? Dan resulteert dat niet alleen in tijdsbesparing voor recruiters, maar vooral ook in een betere ervaring voor je kandidaten.