Hogeschool Saxion stond voor de taak een nieuw recruitmentsysteem te kiezen én te implementeren. Een proces vol uitdagingen en waardevolle leerpunten, zo stelt Gerdien Kok, corporate recruiter bij Saxion. In deze aflevering van Succesvol met Recruitmentsoftware deelt ze hoe de keuze voor een passend systeem tot stand kwam en welke lessen de organisatie onderweg leerde.
Fase 1: Beperkende software
Waar te beginnen? Zoals in de klassieke zin van de recruitmenttechwereld: een concreet probleem. “Ons oude systeem voldeed simpelweg niet meer aan de eisen”, zegt Kok van Saxion. “Het contract met onze vorige leverancier liep af. Bovendien merkten we dat onze huidige software ons in het selectieproces beperkte. Het besef dat het bestaande systeem de groeiende vraag niet kon bijhouden, leidde tot het besluit om een nieuw systeem te selecteren”
Fase 2: Verschillende disciplines betrekken
In de voorbereidingsfase werden verschillende disciplines betrokken, waaronder HR, IT, en contractmanagement. “Het was verrassend hoe groot en divers het team werd”, vertelt Kok. “We hadden een projectleider die ervoor zorgde dat de samenwerking goed verliep. Dit maakte het mogelijk om direct bij de start alle behoeften en eisen van de verschillende afdelingen te inventariseren.”
“De expertise van IT en inkoop, bijvoorbeeld op het gebied van privacy en certificeringen, hielp ons om een systeem te selecteren dat voldeed aan onze strenge eisen.”
Het betrekken van verschillende belanghebbenden bleek dan ook van groot belang. “In het begin waren we er nog niet bewust van hoe belangrijk de rol van IT en inkoop zou worden. Maar hun expertise, bijvoorbeeld op het gebied van privacy en certificeringen, hielp ons om een systeem te selecteren dat voldeed aan onze strenge eisen.”
Fase 3: Marktonderzoek en aanbesteding
Bij de selectie van het systeem besloot Saxion een marktonderzoek te doen, waarbij ze ervaring en kennis uitwisselden met andere hogescholen en universiteiten. “We belden met recruiters bij andere hogescholen, zoals Avans en Hanzehogeschool, en leerden van hun ervaringen. Daaruit bleek dat bepaalde systemen goed integreerden met bestaande HR-software, wat voor ons een doorslaggevende factor was.”
Saxion hanteerde een strikte selectieprocedure. “We beoordeelden de systemen op basis van kwaliteit en prijs, waarbij de focus voor 70% op kwaliteit lag. Na de marktonderzoekfase en officiële aanbesteding bleven uiteindelijk twee leveranciers over, waarvan één duidelijk de voorkeur genoot door de gebruiksvriendelijke interface en sterke integratiemogelijkheden.”
Fase 4: implementatiefase
Na de selectie begon Saxion met een intensieve implementatiefase, aan de hand van een strakke planning én duidelijke communicatie. “Onze leverancier hield ons scherp aan deadlines en werkte met een planningssysteem waarin we elke twee weken een update gaven. We hebben veel tijd geïnvesteerd in communicatie naar alle betrokkenen. Dit deden we via nieuwsbrieven, trainingen en vragenuurtjes, wat het draagvlak binnen de organisatie sterk vergrootte.”
Fase 5: De ‘Go-Live’ en nazorg
De daadwerkelijke overgang vond begin januari plaats, na een korte ‘freeze-periode’ waarin de oude vacatures werden afgehandeld en nieuwe vacatures in het nieuwe systeem werden geplaatst. Kok licht toe: “We kozen voor een ‘big bang’-overgang, waarbij het hele systeem in één keer werd uitgerold. Hoewel er stressmomenten waren, waren we goed voorbereid, en dat maakte een groot verschil.”
Na de go-live werd een nazorgperiode ingesteld, waarin gebruikersvragen en optimalisaties werden doorgevoerd. “Het is een doorlopend proces,” zegt Kok. “Er blijven altijd kleine aanpassingen nodig, zoals extra sjablonen voor specifieke vacatures. Daarnaast blijven we monitoren en verbeteren, vooral op het gebied van data en rapportages.”
‘Kijk om je heen en leer van anderen’
Op basis van haar ervaring heeft Kok een belangrijk advies voor organisaties die een nieuw recruitmentsysteem willen implementeren. “Kijk om je heen en leer van anderen. Door vergelijkbare organisaties te raadplegen, kun je tijd besparen en valkuilen vermijden. En zorg dat je al vroeg de juiste mensen betrekt, want hoe eerder zij op de hoogte zijn van wat er gaat komen, hoe soepeler de overgang verloopt.”
Wil je meer horen?
Het zou natuurlijk niet fair zijn om alle insights van Gerdien Kok, Martijn Hemminga en Daan Huisman uit de aflevering van Succesvol met Recruitment Software in dit artikel prijs te geven. Luister daarom naar de hele aflevering.
