Het juiste recruitment software-systeem kan het verschil maken in het aantrekken, selecteren én beheren van talent. In deze aflevering van Succesvol met Recruitment Software duiken Daan Huisman en Martijn Hemminga dieper in het implementatieproces, van de ‘go live’ tot de ‘hypercare’-fase.
De Go Live-fase
De ‘go live’-fase is hét hoogtepunt van het implementatieproces. Het is het moment suprème waarop het nieuwe recruitmentsysteem daadwerkelijk wordt ingevoerd en gebruikt in de organisatie. Maar meestal is het een beetje een anticlimax, vertelt Huisman. “Het is een heel apart moment dat je ochtends, want je start meestal in de ochtend, het hele team is aanwezig. Iedereen is op kantoor. Je opent de applicatie, je opent de website en je gaat een beetje wachten op wat er komen gaat.”
“Maar meestal gebeurt er helemaal niks bijzonders. Het is er gewoon en het werkt. Dus dat is wat ik het meeste heb meegemaakt en dan is dat voortrekt, is goed gegaan. Vaak is het zo dat de leverancier de avond of de nacht ervoor alles al heeft klaargezet en heeft getest.”
Training is cruciaal
Eén van de cruciale aspecten van de go-live fase is ervoor zorgen dat gebruikers goed zijn getraind. Dit gebeurt meestal kort voor de go-live, nadat uitgebreide tests zijn voltooid in een testomgeving. Huisman: “Je test met een projectgroep, met alle stakeholders, specialisten die je daarvoor nodig hebt. Relatief kort voor de go live ga je trainen.”
“Hopelijk heb je voor een oplossing gekozen die zo intuïtief is dat het gewoon werkt.”
“Dat doe je dan nog in de testomgeving en die is dan dusdanig klaar dat je de meest gebruikte scenario’s gewoon kunt laten zien, mensen daarmee kunt laten werken. Maar hopelijk heb je voor een oplossing gekozen die zo intuïtief is dat het gewoon werkt. Die ervaring doe je alleen op door ermee te werken en het gewoon te doen.”
De Big Bang
Hoewel het implementatieproces in grote lijnen vergelijkbaar is voor corporates en recruitmentbureaus, zijn er enkele verschillen. Voor bureaus is recruitment vaak de kernactiviteit, en daarom is een ‘big bang’-aanpak vaak de norm. “Het enige verschil is: ga je van tevoren stoppen met het opvoeren van vacatures of andere zaken in je oude systeem? En wacht je even zodat het nieuwe systeem zo actueel mogelijk is en dat je zo kort mogelijk met twee systemen samenwerkt? Dat zijn nog eventuele kwesties om over te dubben.”
Luister verder naar Succesvol met Recruitment Software
Luister naar de vijfde aflevering van de ‘Succesvol met Recruitment Software’-podcast, waar Martijn Hemminga en Daan Huisman je van A tot Z meenemen over alle belangrijke elementen om rekening mee te houden bij het selecteren én implementeren van recruitmentsoftware. Luister eerdere afleveringen via Apple Podcasts, Google Podcasts, Stitcher of Spotify.
