Een recruitmentsysteem selecteren doe je niet er even tussendoor. Het is een project waarbij veel meer komt kijken dan techniek alleen. In dit document vind je 10 tips die je helpen bij het selecteren van een recruitmentsysteem.
1. Neem de tijd
Ga niet over een nacht ijs met de keuze van een recruitmentsysteem. Je gaat voor een aantal jaar een samenwerking aan en het selecteren en implementeren kost veel tijd en soms ook geld. Een selectietraject duurt eerder maanden dan weken.
2. Stel het eigen recruitmentproces centraal
Voordat je in contact gaat met leveranciers is het goed om eerst je eigen recruitmentproces te beschrijven. Hoe loopt het nu en op welke punten wil je het veranderen. Het eigen recruitmentproces bied je veel input voor het pakket aan eisen die je stelt aan het recruitmentsysteem.
3. Zorg voor heldere pakket van eisen
Definieer je eisen aan het pakket zeer nauwkeurig. Hoe concreter jij beschrijft wat je zoekt, hoe concreter een leverancier kan aangeven of deze er standaard aan kan voldoen, optioneel of met maatwerk moet komen. Dit bespaart je achteraf veel gedoe door onduidelijke eisen te stellen.
4. Stel een goed selectieteam samen
Selecteren doe je samen. Logischerwijs is recruitment of HRM in de lead, maar betrek ook de afdeling ICT erbij en vacaturehouders wanneer zij straks ook met het systeem moeten werken. Door breed mensen intern te betrekken krijg je sneller draagvlak .
5. Begin klein en werk gefaseerd
Recruitmentsystemen hebben vandaag de dag heel veel mogelijkheden. Het is heel verleidelijk om alles direct te willen implementeren. Je kunt beter klein beginnen en na een jaar opschalen, dan dat je vanaf het begin een compleet pakket afneemt en de helft maar gebruikt. Veel opties kun je later ook activeren. Wel is het belangrijk dat je wensen voor later, nu al meeneemt in je selectie.
6. Maak een goede voorselectie
In Nederland zijn er meer dan 25 verschillende leveranciers op het gebied van recruitmentsystemen. Een goede voorselectie zorgt ervoor dat het aantal potentiële leveranciers naar een aanvaardbaar aantal wordt teruggebracht in een longlist of shortlist.
7. Maak gebruik van je netwerk
Via jouw netwerk kun je ervaringen krijgen van gebruikers van recruitmentsystemen. Want naast harde criteria speelt bijvoorbeeld de klikfactor en serviceniveau ook een rol. Stel bijvoorbeeld een vraag in jouw LinkedIn-netwerk.
8. Ga bij de leverancier langs
Wanneer je nog maar 2-3 leveranciers over hebt, is het slim om een kijkje te nemen bij de leverancier. Hoe ziet het kantoor eruit en krijg je een goed gevoel bij de medewerkers. Met de keuze voor een leverancier ga je een jarenlange samenwerking aan, dus het moet ook goed voelen.
9. Stel kritische en duidelijke vragen aan de leveranciers
Wanneer je met een leverancier om tafel zit, is het belangrijk om duidelijke antwoorden te krijgen op jouw vragen. Durf zeker ook kritische vragen te stellen over het verloop bij project- of accountmanagers. Dat zegt iets over de leverancier als werkgever en voor jou als klant zeker van belang.
10. Heeft de leverancier een heldere visie
Recruitmenttechniek verandert snel en als klant is het goed om te weten hoe jouw leverancier bijvoorbeeld innoveert. Wat zijn hun verwachtingen voor de toekomst en hoe blijven ze bij wat er wereldwijd gebeurd op het gebied van recruitmentsystemen?
