Een sollicitatieformulier in een ATS moet zo kort zijn als het selectieproces op dat moment toelaat. Er bestaat geen universeel maximumaantal velden of minuten dat voor iedere organisatie werkt. Vraag alleen informatie die nodig is om de volgende selectiestap te kunnen uitvoeren, en stel informatie voor contract, onboarding of compliance uit tot het moment waarop die werkelijk nodig is. Een korter formulier verlaagt frictie, maar mag niet ten koste gaan van informatie die essentieel is voor een eerlijke eerste beoordeling.
Begin bij het doel van de eerste sollicitatie
De eerste vraag is: welke informatie heeft recruitment nodig om te bepalen of iemand naar de volgende stap gaat?
Vaak zijn dat:
- naam en contactgegevens;
- relevante ervaring;
- cv of profiel;
- enkele functiegerichte vragen;
- eventueel beschikbaarheid of locatie.
Gegevens die pas bij indiensttreding nodig zijn horen meestal niet in het eerste formulier.
Vermijd dubbele invoer
Wanneer een kandidaat een cv uploadt, is het frustrerend om dezelfde loopbaan volledig opnieuw in losse velden in te voeren.
Sommige organisaties hebben gestructureerde data nodig voor screening of rapportage. Vraag dan alleen de onderdelen die daarvoor echt noodzakelijk zijn.
Een ATS moet het proces ondersteunen, niet meer administratie creëren omdat velden technisch beschikbaar zijn.
Gebruik het principe van dataminimalisatie
In Hoe zorg je voor goede privacy bij een ATS? staat dat organisaties niet meer persoonsgegevens moeten verzamelen dan nodig is voor het doel.
Dat principe helpt ook bij formulierontwerp. Minder onnodige vragen betekent minder opslag, minder beheer en minder risico.
Meet uitval in het formulier
Er is geen vaste ideale lengte, dus meet wat kandidaten daadwerkelijk doen.
Kijk naar:
- percentage gestarte formulieren;
- percentage voltooide formulieren;
- uitval per stap;
- gemiddelde invultijd;
- verschil tussen mobiel en desktop.
Een formulier met twaalf eenvoudige velden kan beter werken dan zes ingewikkelde open vragen.
Maak verplichte en optionele velden duidelijk
W3C adviseert bij toegankelijke formulieren dat gebruikers duidelijke instructies krijgen en dat verplichte invoer herkenbaar is.
Gebruik labels die beschrijven wat verwacht wordt. Zet noodzakelijke uitleg bij het veld en vertrouw niet alleen op placeholdertekst.
Een kandidaat moet vóór het invullen begrijpen welke informatie verplicht is.
Gebruik foutmeldingen die helpen
Een formulier wordt langer ervaren wanneer kandidaten steeds moeten herstellen wat niet goed ging.
W3C adviseert invoer te valideren en fouten toegankelijk terug te koppelen. Een melding als ‘ongeldige invoer’ is minder bruikbaar dan ‘vul een e-mailadres in, bijvoorbeeld naam@voorbeeld.nl’.
Behoud ingevoerde gegevens wanneer één veld fout is.
Knip lange processen op
Soms is meer informatie echt nodig. Verdeel het formulier dan over logische stappen.
Laat kandidaten zien waar zij zijn in het proces en welke informatie nog volgt.
Voorkom dat een knop ‘volgende’ onverwacht nog zes pagina’s opent zonder indicatie vooraf.
Vraag functiegerichte informatie
Open motivatievelden kunnen waardevol zijn, maar gebruik ze gericht.
Een concrete vraag als ‘Welke ervaring heb je met het aansturen van een klantenserviceteam?’ levert vaak bruikbaardere informatie op dan een algemeen verzoek om een uitgebreide motivatiebrief.
Beperk aantal en lengte van open vragen.
Maak uploaden eenvoudig
Documentuploads kunnen op mobiel lastig zijn.
Accepteer gangbare bestandsformaten en maak duidelijk:
- welke bestanden nodig zijn;
- welke maximale grootte geldt;
- of een cv verplicht is;
- of alternatieve invoer mogelijk is.
Vraag geen documenten die pas later in het proces relevant zijn.
Test op mobiel en met toegankelijkheidstechnologie
W3C-richtlijnen voor formulieren zijn relevant voor labels, instructies, foutmeldingen en invoer.
Test het volledige formulier met toetsenbordbediening, schermvergroting en kleine schermen.
In het artikel over recruitmentsites is de koppeling tussen kandidaatinterface en ATS belangrijk. Een goed ATS achter de schermen compenseert geen slecht formulier aan de voorkant.
Stel vragen later wanneer dat kan
Een sollicitatieproces hoeft niet alle informatie in één keer te verzamelen.
Na de eerste selectie kunnen aanvullende gegevens worden gevraagd voor een gesprek, assessment, aanbieding of onboarding.
Dat verlaagt de eerste drempel en houdt informatie gekoppeld aan een concreet doel.
Gebruik verschillende formulieren waar nodig
Een high-volume bijbaan vraagt mogelijk minder informatie dan een specialistische senior functie.
Maak daarom geen universeel formulier alleen omdat dat beheer eenvoudiger lijkt.
Werk met enkele beheerde varianten per recruitmentmodel en voorkom tientallen uitzonderingen.
Controleer formulieren periodiek
Velden worden vaak toegevoegd, maar zelden verwijderd.
Neem daarom ieder kwartaal of halfjaar alle vragen door:
- wordt dit veld gebruikt;
- door wie;
- voor welke beslissing;
- kan het later in het proces;
- kan het automatisch worden gevuld.
Zo blijft het formulier compact en doelgericht.
Gebruik progressieve gegevensverzameling
Vraag informatie in stappen wanneer dat logisch is. In de eerste sollicitatie kan basisinformatie voldoende zijn, terwijl aanvullende gegevens pas nodig zijn vóór interview, aanbod of onboarding.
Zo voorkom je dat iedere kandidaat aan het begin al informatie moet geven die alleen voor een kleine groep relevant wordt.
Vergelijk formulieren per vacaturetype
Gebruik geen identiek formulier voor alle functies wanneer de informatiebehoefte verschilt.
Een high-volume vacature kan gebaat zijn bij een zeer kort formulier, terwijl een specialistische functie enkele gerichte selectievragen kan rechtvaardigen.
Meet veldgebruik
Controleer periodiek welke velden recruiters daadwerkelijk gebruiken bij selectie.
Velden die vrijwel nooit worden bekeken of alleen voor historische redenen bestaan, kunnen mogelijk worden verwijderd of naar een later moment worden verplaatst.
Maak privacy en toegankelijkheid onderdeel van formulierbeheer
Iedere nieuwe vraag vergroot de hoeveelheid persoonsgegevens en kan extra toegankelijkheidsproblemen introduceren.
Laat daarom bij wijzigingen niet alleen recruitment, maar ook privacy en toegankelijkheid meekijken wanneer dat relevant is.
Test invultijd in de praktijk
Meet niet alleen theoretisch hoeveel velden een formulier heeft. Laat echte gebruikers het formulier invullen en registreer hoeveel tijd dat kost.
Een formulier dat op papier kort lijkt kan door ingewikkelde uploads of validatiefouten alsnog veel tijd vragen.
Gebruik voorwaardelijke vragen
Toon vervolgvragen alleen wanneer een eerder antwoord daar aanleiding toe geeft. Dat verkort het formulier voor kandidaten voor wie extra informatie niet relevant is.
Controleer juridische noodzaak per vraag
Sommige velden worden jarenlang meegenomen zonder duidelijke reden. Beoordeel daarom periodiek of een vraag inhoudelijk, juridisch en procesmatig nog nodig is.
