Het kiezen van de juiste tooling voor je staffingbedrijf is een belangrijke beslissing. Maak je de verkeerde keuze, kan dit serieuze gevolgen hebben voor de continuïteit van je bedrijfsvoering. In dit artikel zetten we 11 factoren op een rij die van belang zijn bij de toolingkeuze voor jouw staffingbedrijf.

Zoektocht naar flexibiliteit

Als een kant-en-klare oplossing alles kan wat je nodig hebt, moet je daar vooral voor kiezen: die zijn nu eenmaal het makkelijkst om binnen je organisatie te implementeren. Maar als je bedrijf groeit, komt er altijd een moment waarop je te maken krijgt met de beperkingen van zo’n oplossing. Als je staffingplatform niet meer voldoet aan de eisen van je organisatie, moet je op zoek naar alternatieven die meer flexibiliteit bieden.

Wat heb je nodig?

Maar welke features heeft jouw organisatie nodig? Moet de nieuwe tool kunnen integreren met andere systemen? Welke specifieke taken zijn essentieel? Als je de scope van je ideale oplossing duidelijk hebt, kun je de verschillende aanbieders gaan beoordelen. Zo kun je tijd besparen in je onderzoeksfase. Verder is het ook de moeite waard om het goedkeuringsproces helder te definiëren voordat je begint met het onderzoeken van oplossingen, zodat alle stakeholders weten welke informatie ze nodig hebben om een beslissing te nemen.

Waarom een enterprise-oplossing?

Zoals gezegd kun je een kant-en-klare oplossing kopen waarmee je direct aan de slag kan. Maar het feit dat je zo’n oplossing niet kan aanpassen naar je wensen en eisen, betekent voor veel bedrijven dat het niet de juiste langetermijnoplossing is. Hoe je het ook wendt of keert, onderzoek vooraf is essentieel.

Je moet een betrouwbare leverancier kiezen die helpt om jouw visie uit te dragen.

Deze features zijn allemaal belangrijk bij het nemen van de juiste beslissing voor je nieuwe tool. Maar de keuze gaat verder dan de technologie zelf. Je moet een betrouwbare leverancier kiezen die helpt om jouw visie uit te dragen, een langetermijnpartner die je bedrijf ondersteunt bij je missie en je helpt groeien en succesvol te zijn.

11 factoren om rekening mee te houden

Dit zijn de factoren waarmee je rekening moet houden bij de zoektocht naar een nieuwe staffingoplossing:

1. Een financieel gezonde en gevestigde partner

Als je investeert in een nieuwe oplossing, wil je zeker weten of de aanbieder financieel gezond is en hun strategie voor de toekomst op orde is. Inzicht in hun financiële situatie en groeiplannen helpt je om dit goed te kunnen beoordelen.

2. Dataveiligheid

Wanneer je werkt met persoonlijke gegevens, heb je een oplossing nodig die die data beschermt. Daarom moet je je verdieping in de onderliggende infrastructuur van de oplossing en in hoeverre die in staat is om de data van jouw organisatie veilig op te slaan.

3. Implementatie en support

Je kan nog zo’n goede oplossing hebben gevonden, maar als je het niet kunt implementeren binnen je organisatie, ben je alsnog nergens. Het is daarom noodzakelijk om vooraf te weten hoe het nieuwe staffingplatform wordt geïmplementeerd, hoe de datamigratie verloopt, wie toezicht houdt op het project en welke ondersteuning je krijgt.

4. Gebruikerservaring

Is het duidelijk wie het platform gaat gebruiken en waarvoor ze het nodig hebben? De gebruikerservaring van de tools die je gebruikt is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Breng in kaart hoe verschillende gebruikers in je bedrijf er toegang toe krijgen, gegevens bekijken, samenwerken en hun dagelijkse taken uitvoeren.

5. Integratie

Voor de meeste staffingbedrijven moet hun tooling integreren met e-mail, agenda’s, telefonie, het plaatsen van vacatures, het verzamelen en verwerken van uren, financiën, salarisadministratie en tal van andere zaken. Kan de oplossing die je onderzoekt dat? Krijg je snel resultaat zonder vertragingen en dubbel werk? Systemen die niet naadloos samenwerken veroorzaken onnodige vertragingen, verstoringen en ontevreden medewerkers.

6. Dagelijkse taken

Veel oplossingen schieten tekort bij het invoeren van data en andere operationele functies. Door ervoor te zorgen dat de oplossing die je kiest diverse dagelijkse werkzaamheden binnen mid-office ondersteunt, zullen je medewerkers de oplossing sneller gebruiken, met een hogere efficiëntie als gevolg.

7. Mobiele ondersteuning

Hebben je recruiters, verkoop- of operationeel personeel toegang tot het platform via mobiele apparaten? Of wil je dat in het kader van toekomstbestendigheid invoeren? Controleer of de oplossing die je overweegt mobiel gebruik ondersteunt. Als het nu nog niet nodig is, zal dat het in de toekomst zeker wel zijn.

8. Configureerbaarheid

Bekijk hoe flexibel een oplossing is voor wijzigingen die je in de toekomst wil doorvoeren. Voorziet de leverancier in doorlopende ondersteuning om dit mogelijk te maken of is dit iets waar je zelf in moet investeren?

9. Rapportages

Als je regelmatig gebruikt maakt van rapportages, onderzoek dan ook of jouw nieuwe staffingtool dezelfde features aanbiedt. Door om demonstraties te vragen van verschillende rapportageconfiguraties kun je beoordelen hoe gemakkelijk het is om te rapporteren of dat je hiervoor een externe tool nodig hebt.

10. Zoekfunctie

Het zoeken van kandidaten en ze koppelen aan specifieke opdrachten is een cruciaal onderdeel van je staffingplatform, dus een robuuste zoekfunctie is een must. Breng in kaart welke termen je momenteel gebruikt om kandidaten te zoeken en controleer de nieuwe tool deze kan reproduceren.

11. Automatisering

Het automatiseren van repetitieve, handmatige processen is een makkelijke manier om tijd te besparen en menselijke fouten tot een minimum te beperken. Kun je met de nieuwe staffingoplossing processen automatiseren? Dit is een belangrijk onderwerp over na te denken, niet alleen voor de huidige situatie van je organisatie, maar ook voor wat je het platform in de toekomst wil inzetten.

Deze bijdrage is geschreven door Mployee, het front- en mid-officeplatform voor staffing en recruitment, met features als CRM, ATS, onboarding, personeels- en tijdmanagement.