Naar welke branche je ook kijkt, het personeelstekort is groter dan ooit. Waar zijn al die goede, gekwalificeerde en ervaren werknemers opeens gebleven? En belangrijker nog: hoe kun je dat schaarse potentieel aan je binden als organisatie? In deze ‘war for talent’ moet een werkgever of bemiddelaar snel en efficiënt handelen bij het vinden en binden van je talenten. Uitzend- en detacheringsbureaus voelen deze noodzaak als geen ander: een trage of onzorgvuldige procedure leidt misschien wel tot het afhaken van je kandidaat. Voor een optimaal proces is digitalisering dus een vereiste. Dat klinkt simpel, het onderbrengen van je processen van recruitment, contractbeheer en financiële afhandeling in een digitaal platform. Maar hoe kies je de juiste tool voor jouw organisatie? Mployee geeft je in dit artikel 7 tips om je te helpen bij het selectieproces.
1: Weet welke ondersteuning je nodig hebt
Een ontzettende open deur, maar vergeet deze stap niet: denk na over welke processen je ondersteund moet hebben. Zijn dat je huidige processen? Of moet je rekening houden met toekomstige groei?
Kies een partner die kan meeschalen met jouw ambitieuze bedrijfsplannen, zoals uitbreiding naar het buitenland. Wat je nu met tien consultants doet in één land, zou over een paar jaar wel eens veertig consultants in vier landen kunnen zijn.
Denk ook goed na over welke handmatige processen in de toekomst moeten worden geautomatiseerd. Een handeling zoals het versturen van een email bij een onboarding gaat prima handmatig bij een klein aantal werkenden, maar bij groei worden dit soort handelingen te tijdrovend.
2: Kies voor een volledig geïntegreerde oplossing
Een gefragmenteerd applicatielandschap helpt niet bij een transparante en consistent werkende oplossing. Ze hebben een andere gebruikservaring, gebruikers moeten meer verschillende dingen leren en het is niet altijd mogelijk om ze te koppelen. Het dupliceren van data leidt vaak tot vervuiling in de verschillende systemen.
3: Zorg voor een volledig overzicht over kandidaat en klant
Een geïntegreerde oplossing zorgt voor een eenduidige werkwijze: je hoeft alle informatie maar één keer vast te leggen, zodat je gemakkelijk rapporten en dashboards voor je kpi’s kan maken. Door een duidelijk overzicht in de stand van zaken kun je direct reageren, waardoor je net die ene kandidaat wél voor je kan winnen en hem of haar snel kan inzetten bij een klant.
4: Verzeker jezelf van een zorgvuldig selectieproces
Vast wel herkenbaar: een applicatie aangeschaft, maar kort na oplevering en ingebruikname blijkt toch dat een bepaalde functionaliteit mist of dat het systeem net niet voldoet. Maar nog een keer zo’n selectieproces in…? Liever niet! Zorg er dus voor dat je de selectie goed en zorgvuldig voorbereidt en uitvoert, want op een tijdrovende en kostbare teleurstelling zit niemand te wachten. Een compleet selectieproces kent een aantal fases:
- Voorbereiding: breng in kaart welke processen ondersteund moeten worden. Gebruik hiervoor zogenaamde ‘journeys’ vanuit verschillende invalshoeken (klant, kandidaat, recruiter, consultant, backoffice) om een volledig beeld te krijgen van de benodigde functionaliteit;
- Voorselectie: maak een shortlist van softwareleveranciers die de beschreven processen potentieel zouden kunnen ondersteunen;
- RFI: verstuur naar de leveranciers de ‘RFI’ (Request for Information) om te onderzoeken of en hoe ze de benodigde oplossing kunnen bieden;
- RFP: zoek met maximaal 3 leveranciers verder de verdieping op in functionaliteit, kosten en implementatie door middel van ‘RFP’s’ (Request for Proposal). In deze fase worden de specificaties verder uitgewerkt. Geef de leveranciers de kans om vragen te stellen. Zo wordt het nog duidelijker wat ze kunnen bieden, maar het geeft je ook een gevoel of er een goede match is. Het is een belangrijke en hopelijk langdurige relatie die je aangaat, dus onderschat die niet: ga op zoek naar een echte partner die je laat meedenken over de ontwikkeling van de software.
- Contract: met de leverancier van je keuze start je het proces om met elkaar tot een goed voorstel te komen.
5: Kies voor de juiste integraties
Het systeem hoeft niet alle processen te vervangen die je hebt. Als bijvoorbeeld je financiële proces gewoon goed in elkaar zit, toekomstbestendig is en niet vervangen hoeft te worden, doe dat dan ook niet. Maar zorg er wel voor dat je dataverlies voorkomt bij de migratie naar een nieuw platform. Voorkom handmatige handelingen voor het overzetten en bewerken van data. Streef naar geautomatiseerde koppelingen die data continu synchroniseren. Neem de gewenste koppelingen in detail op in de wensen en eisen tijdens je selectieproces.
6: Ga voor security boven alles
Het minst ‘sexy’ maar oh zo belangrijk: streef naar de beste beveiliging. Het gaat bij uitzend- en detacheringsbureaus in de kern altijd om persoonsgegevens en die wil je onder geen beding aan risico’s blootstellen. Verzeker je dus van een softwareleverancier die een goede security kan garanderen en ook daarvan bewijs kan leveren, zoals een ISO 27001 certificaat.
7: ‘Go for Cloud’
Je gaat anno 2022 toch niet meer zelf je software hosten? Je bent dan verantwoordelijk voor het beheer van infrastructuur en softwareapplicaties, het uitvoeren van updates en het implementeren van alle veiligheidsmaatregelen. Dat kost waardevolle tijd en moeite die je beter in je kernprocessen kan steken. Kies dus voor een partner die software in de cloud biedt die alleen nog geconfigureerd hoeft te worden. Zo kun je altijd meeliften op generieke updates, je bent verzekerd van security en je hebt geen beheerlast. De investering wordt hiermee ook verdeeld over de jaren van gebruik.
Dit zijn onze belangrijkste tips voor het selecteren van recruitmentsoftware. Hebben we je interesse gewekt en wil je meer weten? Neem dan gerust contact met ons op: wij hebben een overzichtelijke, uitgebreide checklist beschikbaar die je kan helpen vorm te geven aan je selectieprocedure.
Staffing Tech Show 8 december
Hoe belangrijk is technologie voor arbeidsbemiddelaars? Hoe verloopt de digitalisering bij bureaus? En waar liggen in 2023 de kansen voor bureaus om hun proces te optimaliseren? Deze en nog veel meer vragen worden dinsdagochtend 8 december 2022 besproken in de online live Staffing Tech Talkshow. Vertegenwoordigers van leveranciers Apollo Jobs, Byner, Mployee en RecruitNow schuiven aan de talkshowtafel bij host Martijn Hemminga, oprichter van Recruitment Tech Network, om het over de toekomst van Staffing Tech te hebben. Laat je in 1 uur bijpraten over de trends in 2023 en verder.
Meld je aan voor de online Staffing Tech Show op 8 december 2022
Door Mployee
Mployee is de specialist in front- en mid-office staffing software, gebouwd op het Salesforce-platform. We verbinden managers, recruiters en uitzendkrachten op de meest simpele en flexibele manier. Mployee automatiseert workflows en is volledig configureerbaar. Zo optimaliseren we de uitzendprocessen van onze klanten. Plug into the future of staffing software.
