Candidate experience meet je vanuit een ATS door gedragsdata, procesdata en kandidaatfeedback te combineren. Kijk niet alleen naar een tevredenheidsscore, maar ook naar uitval, wachttijd, reactie op communicatie, no-show, offer acceptance en vragen van kandidaten. Het ATS kan vooral laten zien waar in het proces frictie ontstaat. Voor het waarom achter die cijfers is aanvullende feedback van kandidaten nodig.
Begin met een duidelijke meetvraag
Candidate experience is breed.
Bepaal daarom eerst wat je wilt weten:
- vinden kandidaten het sollicitatieproces duidelijk;
- duurt het proces te lang;
- haken kandidaten op specifieke momenten af;
- is communicatie voldoende;
- werkt mobiel solliciteren goed;
- ervaren kandidaten interviews positief.
Zonder zo’n vraag ontstaat snel een verzameling losse cijfers.
Meet uitval per fase
ATS-data kan laten zien waar kandidaten het proces verlaten.
In Hoe meet je uitval van kandidaten in het sollicitatieproces? wordt onderscheid gemaakt tussen afwijzing door de organisatie en kandidaten die zichzelf terugtrekken.
Dat onderscheid is essentieel voor candidate experience.
Een hoge vrijwillige uitval na een bepaalde fase kan aanleiding zijn om die fase nader te onderzoeken.
Meet tijd per procesfase
Lange stiltes beïnvloeden de ervaring.
Meet daarom:
- sollicitatie tot eerste reactie;
- screening tot interview;
- interview tot feedback;
- laatste gesprek tot aanbod;
- aanbod tot definitieve reactie.
Gebruik naast gemiddelde ook mediaan wanneer enkele uitzonderlijk lange dossiers het beeld sterk vertekenen.
Meet kwaliteit van communicatie
Het ATS kan registreren wanneer berichten zijn verstuurd.
Kijk bijvoorbeeld naar:
- tijd tot ontvangstbevestiging;
- tijd tussen beslissing en statusupdate;
- aantal kandidaten zonder update binnen de afgesproken termijn;
- aantal dubbele automatische berichten.
In het artikel over statusupdates staat dat communicatie pas waarde heeft wanneer kandidaten begrijpen wat er gebeurt en wanneer zij opnieuw iets horen.
Gebruik candidate-experience-feedback
Procesdata vertelt niet hoe kandidaten iets beleven.
Vraag daarom op enkele momenten om korte feedback.
Een eenvoudige meting kan bestaan uit:
- hoe duidelijk was het proces;
- hoe tevreden ben je over communicatie;
- hoe eenvoudig was solliciteren;
- zou je opnieuw bij deze organisatie solliciteren.
Houd vragen kort en gebruik dezelfde schaal door de tijd heen.
Kies het juiste meetmoment
Feedback direct na een sollicitatie meet vooral het formulier.
Feedback na een interview meet ook communicatie en gesprekservaring.
Feedback na afronding meet de hele procedure, maar respons kan lager zijn.
Gebruik daarom eventueel meerdere korte meetmomenten in plaats van één lange enquête.
Meet ook afgewezen kandidaten
Alleen feedback van aangenomen kandidaten geeft een te positief beeld.
Afgewezen kandidaten vormen vaak het grootste deel van de populatie en ervaren andere onderdelen van het proces.
Vraag daarom waar mogelijk ook na een afwijzing om korte feedback.
Let op responsbias
Niet iedere kandidaat reageert op een enquête.
Zeer tevreden of zeer ontevreden kandidaten kunnen relatief vaker antwoorden.
Behandel een gemiddelde tevredenheidsscore daarom niet als volledige waarheid.
Combineer feedback met gedragsdata uit het ATS.
Meet mobiel apart
In Hoe maak je solliciteren via een ATS mobielvriendelijk? wordt uitgelegd dat mobiel gebruik eigen frictie kan veroorzaken.
Vergelijk daarom:
- formulieruitval mobiel versus desktop;
- invultijd;
- foutmeldingen;
- uploadproblemen.
Zo voorkom je dat een gemiddelde candidate-experience-score mobiele problemen verbergt.
Gebruik no-show en terugtrekking als signalen
Een stijging in no-show of kandidaatwithdrawal kan iets zeggen over verwachtingen, planning of communicatie.
Het is geen direct bewijs van slechte candidate experience, maar wel een signaal om nader te onderzoeken.
Combineer dit met redenregistratie en kandidaatfeedback.
Meet offer acceptance met context
Offer acceptance wordt vaak als recruitment-KPI gebruikt.
Een laag percentage kan samenhangen met candidate experience, maar ook met salaris, andere aanbiedingen of gewijzigde persoonlijke omstandigheden.
Gebruik daarom afwijsredenen bij aanbod en kijk naar tijd tussen laatste gesprek en aanbod.
Maak segmenten
Een totaalscore kan grote verschillen verbergen.
Vergelijk candidate experience per:
- functiegroep;
- locatie;
- recruiter;
- businessunit;
- bron;
- procesvariant.
Gebruik alleen groepen met voldoende volume om zinvolle conclusies te trekken.
Gebruik trends in plaats van losse scores
Eén maand zegt weinig.
Volg dezelfde indicatoren over meerdere kwartalen en noteer wanneer belangrijke proceswijzigingen zijn ingevoerd.
Zo kun je zien of bijvoorbeeld een korter formulier of snellere interviewplanning samenvalt met betere uitkomsten.
Koppel metingen aan acties
Een candidate-experience-dashboard heeft alleen waarde wanneer afwijkingen tot onderzoek en verbetering leiden.
Spreek bijvoorbeeld af:
- welke drempel extra analyse vraagt;
- wie eigenaar is;
- welke verandering wordt getest;
- wanneer opnieuw wordt gemeten.
Gebruik daarbij zowel procesdata als kwalitatieve feedback.
Gebruik een vaste kernset van indicatoren
Beperk het dashboard tot een aantal metrics die door de tijd vergelijkbaar blijven.
Een bruikbare kern kan bestaan uit vrijwillige uitval, mediane wachttijd, candidate-experience-score, offer acceptance en percentage kandidaten dat tijdig een statusupdate ontvangt.
Meet vóór en na proceswijzigingen
Wanneer een organisatie een korter formulier, self-scheduling of nieuwe communicatie introduceert, maak dan eerst een nulmeting.
Vergelijk daarna dezelfde indicatoren gedurende een voldoende lange periode. Zo wordt zichtbaar of de wijziging samenvalt met betere kandidaatervaring.
Combineer kwantitatief en kwalitatief
Een score van 7,4 zegt weinig zonder toelichting.
Gebruik open feedbackvragen om terugkerende thema’s te herkennen, bijvoorbeeld communicatie, snelheid, interviewkwaliteit of gebruiksgemak. Codeer zulke reacties in een beperkt aantal categorieën zodat trends zichtbaar worden.
Maak verschillen per procesfase zichtbaar
Vraag kandidaten waar mogelijk op welk moment de ervaring goed of slecht was.
Dat helpt om een algemene lage score te vertalen naar een concreet verbeterpunt, bijvoorbeeld sollicitatieformulier, planning, interview of afwijzing.
Gebruik benchmarks voorzichtig
Candidate-experience-scores zijn sterk afhankelijk van meetmethode, doelgroep en moment.
Vergelijk daarom vooral interne trends en vergelijkbare vacaturegroepen. Externe benchmarks kunnen context geven, maar zijn zelden één op één toepasbaar.
Bewaar anonimiteit waar dat passend is
Feedback kan eerlijker zijn wanneer kandidaten weten dat antwoorden niet rechtstreeks bij individuele recruiters worden teruggelegd.
Bepaal vooraf hoe feedback wordt opgeslagen, wie toegang heeft en of reacties op persoonsniveau nodig zijn.
Rapporteer ook responspercentage
Een score gebaseerd op 15 reacties uit duizend procedures heeft beperkte zeggingskracht.
Toon daarom altijd hoeveel kandidaten zijn uitgenodigd en hoeveel hebben gereageerd. Dat maakt de betrouwbaarheid van trends beter te beoordelen.
Maak resultaten bespreekbaar met recruiters en hiring managers
Candidate experience is geen los recruitmentcijfer. Bespreek trends met de teams die invloed hebben op interviews, feedback en besluitvorming en wijs per verbeterpunt een eigenaar aan.
