Waarom een recruitmentsysteem (ATS)?

Recruitment is een van de kernactiviteiten binnen organisaties en het succes ervan hangt af van een efficiënt en effectief proces. Steeds meer organisaties hebben daarom een recruitmentsysteem, ook wel bekend als een Applicant Tracking System (ATS). Maar waarom eigenlijk? Een recruitmentsysteem is geen doel op zich, maar een middel om bepaalde doelstellingen te behalen. Dit artikel onderzoekt de belangrijkste redenen om een recruitmentsysteem te implementeren en hoe het waarde toevoegt aan jouw recruitmentproces.

Wat is een recruitmentsysteem?

Een recruitmentsysteem is software die helpt bij het beheren van het wervingsproces van een organisatie. Van het publiceren van vacatures en het ontvangen van sollicitaties tot het beheren van kandidaten en het analyseren van resultaten – een recruitmentsysteem automatiseert en stroomlijnt deze taken. Hierdoor worden processen efficiënter en kunnen recruiters zich richten op strategische taken zoals employer branding en talent management.

Redenen voor een recruitmentsysteem

De voordelen van een recruitmentsysteem zijn talrijk. Hieronder bespreken we de belangrijkste overwegingen voor het aanschaffen van een recruitmentsysteem.

Verminderen van de administratieve last

Recruitment kan een administratief intensief proces zijn. Denk aan het handmatig verwerken van sollicitaties, het plannen van interviews, en het bijhouden van feedback. Met een recruitmentsysteem wordt dit proces gestroomlijnd. Alle gegevens van kandidaten en vacatures worden in één centrale omgeving opgeslagen. Dit betekent minder tijd kwijt aan handmatige taken en meer overzicht in het gehele proces.

Voorbeeld: Een recruiter hoeft niet langer verschillende Excel-sheets en e-mails door te spitten om te zien welke kandidaten in welke fase van het proces zitten. Met één klik is deze informatie beschikbaar.

Reduceren van recruitmentkosten

Tijd is geld, zeker binnen recruitment. Door menselijke handelingen te automatiseren, kunnen organisaties kosten besparen. Denk aan het verminderen van de behoefte aan extra administratieve krachten of externe bureaus. Daarnaast zorgt een recruitmentsysteem ervoor dat vacatures sneller worden ingevuld, wat indirect ook kosten bespaart, omdat de organisatie minder lang met open posities zit.

Praktisch voordeel: Stel dat een positie langer open blijft dan gepland; dit kan leiden tot productiviteitsverlies en hogere werkdruk bij het bestaande personeel. Door het proces te versnellen met een recruitmentsysteem, minimaliseer je deze negatieve effecten.

Verkorten van het wervingsproces

Een recruitmentsysteem geeft recruiters real-time inzicht in de voortgang van het proces. Zo kunnen knelpunten snel worden geïdentificeerd en opgelost. Bijvoorbeeld: als een hiring manager te lang wacht met het beoordelen van kandidaten, kan het systeem een herinnering sturen. Hierdoor wordt de time-to-hire aanzienlijk verkort.

Waarom belangrijk? In een krappe arbeidsmarkt kunnen toptalenten snel worden weggekaapt door concurrenten. Een efficiënt proces zorgt ervoor dat je sneller kunt handelen en voorkomt dat goede kandidaten afhaken door lange wachttijden.

Optimaliseren van de relatie met kandidaten

De candidate experience speelt een cruciale rol in recruitment. Een recruitmentsysteem maakt het mogelijk om kandidaten proactief op de hoogte te houden van hun status en hen te voorzien van relevante informatie. Daarnaast kan het systeem worden ingezet voor Employee Relationship Management (ERM). Hiermee kun je een talentpool opbouwen en onderhouden, zodat je bij toekomstige vacatures snel kunt schakelen.

Tip: Gebruik het systeem om persoonlijke updates en vacatures te sturen naar kandidaten in je talentpool. Dit houdt de relatie warm en versterkt je employer brand.

Verminderen van operationele activiteiten voor HR

Voor HR-professionals betekent een recruitmentsysteem dat ze minder tijd kwijt zijn aan operationele taken, zoals het controleren van sollicitaties en het plannen van gesprekken. Dit geeft hen meer ruimte om zich te richten op strategische activiteiten, zoals workforce planning en het verbeteren van het onboardingsproces.

In tijden van kostenbesparing is dit extra waardevol, omdat HR hierdoor efficiënter kan werken en toch de controle over het proces behoudt.

Uitbreiding van functionaliteiten

De moderne recruitmentsystemen gaan verder dan alleen administratieve ondersteuning. Enkele van de meest geavanceerde functionaliteiten zijn:

• Artificial Intelligence (AI): AI kan worden ingezet voor het automatisch screenen van CV’s en het matchen van kandidaten met vacatures. Dit bespaart tijd en verhoogt de kwaliteit van de selectie.
• Integratie met andere tools: Veel recruitmentsystemen kunnen integreren met andere software, zoals LinkedIn, vacaturebanken en HR-systemen. Hierdoor ontstaat een naadloze workflow.
• Rapportages en data-analyse: Een recruitmentsysteem biedt uitgebreide mogelijkheden voor het genereren van rapportages. Hiermee kun je inzicht krijgen in bijvoorbeeld de doorlooptijd van vacatures, de effectiviteit van wervingskanalen en de kosten per hire.

Wanneer is een recruitmentsysteem geschikt?

Hoewel een recruitmentsysteem veel voordelen biedt, is het niet voor elke organisatie een must. Kleinere bedrijven met slechts een paar vacatures per jaar kunnen prima uit de voeten met eenvoudige tools zoals e-mail en spreadsheets. Maar naarmate een organisatie groeit en het aantal vacatures toeneemt, worden de voordelen van een recruitmentsysteem steeds duidelijker.

Factoren om te overwegen:

1. Het aantal vacatures per jaar.
2. De grootte van het recruitmentteam.
3. De complexiteit van het wervingsproces.
4. De behoefte aan data-analyse en rapportages.

Waar let je op bij de keuze voor een recruitmentsysteem?

Bij de aanschaf van een recruitmentsysteem is het belangrijk om je wensen en behoeften helder te hebben. Vraag jezelf af:

• Hoeveel kandidaten willen we per jaar verwerken?
• Welke integraties zijn essentieel voor onze organisatie?
• Hoe belangrijk is gebruiksvriendelijkheid voor ons team?

Daarnaast is het raadzaam om systemen te vergelijken op basis van prijs, functionaliteiten en klantondersteuning. Probeer indien mogelijk een demo of proefperiode om te testen of het systeem aansluit bij jouw wensen.

Bronnen:

• Recruitmenttech.nl
• HRTechReview – Wat is een ATS?
• Indeed – Recruitment Software: Wat het is en waarom je het nodig hebt