Deze deelnamevoorwaarden zijn van toepassing op deelname aan Recruitment Tech ATS_Day 2026, hierna te noemen: ATS_Day. Door je definitief aan te melden voor ATS_Day ga je akkoord met deze deelnamevoorwaarden.

1. Organisatie en evenement

ATS_Day wordt georganiseerd door Recruitment Tech Network. ATS_Day vindt plaats op woensdag 11 november 2026 in Van der Valk Hotel Utrecht. Het evenement staat in het teken van de selectie, implementatie en optimalisatie van Applicant Tracking Systems (ATS’en) en andere recruitmentsystemen.

ATS_Day is opgezet als een kleinschalig evenement waarbij deelnemers op basis van hun organisatie, situatie, wensen en behoeften worden gematcht met relevante leveranciers. Naast één-op-één-gesprekken bestaat het programma onder meer uit kennissessies, rondetafelgesprekken en gesprekken met experts.

2. Voor wie is deelname bedoeld?

ATS_Day is bedoeld voor professionals die werkzaam zijn bij werkgevers in Nederland of België met minimaal 250 medewerkers.

Deelname is met name bedoeld voor recruiters, recruitment managers, HR-professionals, ICT-professionals, projectmanagers en andere medewerkers die betrokken zijn bij de selectie, evaluatie, implementatie of optimalisatie van een recruitmentsysteem. Per organisatie kunnen maximaal drie personen deelnemen.

De organisatie behoudt zich het recht voor om een aanmelding te weigeren wanneer een deelnemer of organisatie niet binnen de doelgroep van ATS_Day valt.

3. Kosten van deelname

Deelname aan ATS_Day is gratis voor deelnemers die aan de voorwaarden voor deelname voldoen.

De gratis deelname is gebaseerd op actieve deelname aan het matchmakingprogramma. Dat betekent dat van deelnemers wordt verwacht dat zij tijdig hun profiel aanvullen en deelnemen aan de voor hen ingeplande gesprekken tijdens ATS_Day.

4. Aanmelding en persoonlijk profiel

Na de aanmelding wordt deelnemers gevraagd aanvullende informatie te verstrekken over onder meer hun organisatie, huidige situatie, wensen, eisen en plannen rondom recruitmentsystemen.

Deze informatie wordt gebruikt om te bepalen welke deelnemende leveranciers het beste aansluiten bij de organisatie en situatie van de deelnemer. Op basis hiervan wordt een persoonlijk programma samengesteld met relevante één-op-één-gesprekken.

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en naar waarheid invullen van het profiel. Wanneer noodzakelijke informatie niet of niet tijdig wordt aangeleverd, kan de organisatie niet garanderen dat een passende matchmaking of een persoonlijk programma kan worden samengesteld.

5. Vrijblijvend adviesgesprek

Deelnemers kunnen optioneel en kosteloos een vrijblijvend adviesgesprek inplannen. Tijdens dit gesprek wordt de intake gezamenlijk doorgenomen en kunnen wensen, eisen en aandachtspunten rond de selectie, evaluatie of optimalisatie van een recruitmentsysteem verder worden besproken.

Het adviesgesprek is niet verplicht en is geen voorwaarde om aan ATS_Day deel te nemen. De informatie uit het gesprek kan, voor zover relevant, worden gebruikt om de matchmaking te verbeteren.

6. Matchmaking en persoonlijke agenda

Op basis van het ingevulde profiel en, indien van toepassing, het adviesgesprek wordt de deelnemer gematcht met leveranciers die aansluiten bij de opgegeven organisatie, situatie, wensen en behoeften.

De deelnemer ontvangt voorafgaand aan ATS_Day een persoonlijke agenda. Van deelnemers wordt verwacht dat zij beschikbaar zijn voor de gesprekken die als onderdeel van deze matchmaking in hun programma zijn opgenomen.

Een match betekent niet dat Recruitment Tech Network een leverancier aanbeveelt of garandeert dat een leverancier geschikt is voor de organisatie. De matchmaking is bedoeld om relevante partijen met elkaar in contact te brengen. De uiteindelijke beoordeling en eventuele keuze voor een leverancier is volledig de verantwoordelijkheid van de deelnemer en diens organisatie.

7. Afmelden

Een deelnemer kan zich tot tien werkdagen vóór ATS_Day afmelden.

Bij een afmelding uiterlijk tien werkdagen vóór ATS_Day worden de gegevens van de deelnemer niet in het kader van de matchmaking gedeeld met leveranciers.

Bij een afmelding binnen tien werkdagen vóór ATS_Day is de voorbereiding van de matchmaking en het persoonlijke programma al uitgevoerd. De deelnemer kan zich nog steeds afmelden voor fysieke deelname, maar de relevante contact- en profielgegevens worden in dat geval wel gedeeld met de leveranciers waarmee de deelnemer is gematcht. Deze leveranciers mogen na ATS_Day contact opnemen met de deelnemer.

8. Verhindering en vervanging

Wanneer een deelnemer verhinderd is, verzoeken wij dit zo snel mogelijk door te geven.

In overleg kan een deelnemer zich binnen dezelfde organisatie laten vervangen door een collega die eveneens betrokken is bij de selectie, evaluatie, implementatie of optimalisatie van recruitmentsystemen. Recruitment Tech Network behoudt zich het recht voor om te beoordelen of een vervanger binnen de doelgroep en opzet van ATS_Day past.

9. Gebruik en delen van gegevens

Voor de organisatie van ATS_Day worden persoonsgegevens en zakelijke gegevens verwerkt. Hieronder kunnen onder andere naam, functie, organisatie, contactgegevens en informatie uit het deelnemersprofiel vallen.

Deze gegevens worden gebruikt voor de organisatie van het evenement, communicatie met deelnemers, het samenstellen van het persoonlijke programma en het uitvoeren van de matchmaking.

Door deelname aan ATS_Day gaat de deelnemer ermee akkoord dat partners van ATS_Day waarmee de organisatie van de deelnemer is gematcht, de voor het contact relevante naam-, adres- en contactgegevens en relevante profielgegevens mogen ontvangen. Deze partners mogen de deelnemer na afloop van ATS_Day benaderen met informatie of een aanbod over hun producten of diensten.

Wanneer een deelnemer na ATS_Day geen contact meer wenst van een partner, kan de deelnemer zich hiervoor rechtstreeks bij de betreffende partner afmelden. Vanaf dat moment is de betreffende partner verantwoordelijk voor het respecteren en verwerken van deze afmelding.

Bij een tijdige afmelding voor ATS_Day, zoals beschreven in artikel 7, worden de gegevens van de deelnemer niet voor matchmakingdoeleinden met partners gedeeld.

De verwerking van persoonsgegevens door Recruitment Tech Network vindt plaats in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en het privacybeleid van Recruitment Tech Network.

10. Naamsvermelding en badge

Iedere deelnemer ontvangt tijdens ATS_Day een persoonlijke badge. Op deze badge zijn in ieder geval de naam van de deelnemer en de naam van diens organisatie zichtbaar.

Door deelname aan ATS_Day stemt de deelnemer ermee in dat deze gegevens tijdens het evenement op de badge worden vermeld en daarmee zichtbaar zijn voor andere aanwezigen.

11. Programma en wijzigingen

Recruitment Tech Network stelt het programma van ATS_Day met zorg samen. Het programma kan onder meer bestaan uit één-op-één-gesprekken, kennissessies, rondetafelgesprekken en netwerkmomenten.

De organisatie behoudt zich het recht voor om het programma, de planning, sprekers, experts, leveranciers, locatie of andere onderdelen van het evenement te wijzigen wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Aan dergelijke wijzigingen kunnen deelnemers geen recht op schadevergoeding ontlenen.

12. Aansprakelijkheid

Deelname aan ATS_Day vindt plaats op eigen verantwoordelijkheid. Recruitment Tech Network is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit deelname aan het evenement, wijzigingen in het programma of contacten en afspraken die naar aanleiding van ATS_Day tussen deelnemers en leveranciers of andere partijen ontstaan.

Recruitment Tech Network is evenmin verantwoordelijk voor producten, diensten, adviezen, toezeggingen of informatie van deelnemende leveranciers, experts, sprekers of andere externe partijen.

13. Annulering of verplaatsing van het evenement

Wanneer ATS_Day door onvoorziene omstandigheden, overmacht of andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van Recruitment Tech Network niet op de geplande datum of locatie kan plaatsvinden, kan de organisatie besluiten het evenement te verplaatsen, aan te passen of te annuleren.

Omdat deelname voor de doelgroep kosteloos is, bestaat bij annulering of verplaatsing geen recht op vergoeding van reis-, verblijf-, personeels- of andere door de deelnemer gemaakte kosten.

14. Beeldmateriaal

Tijdens ATS_Day kunnen foto’s en video-opnamen worden gemaakt voor verslaglegging en communicatie over ATS_Day en andere activiteiten van Recruitment Tech Network.

Wanneer een deelnemer niet herkenbaar in dergelijk beeldmateriaal wil worden opgenomen, kan dit voorafgaand aan of tijdens het evenement bij de organisatie worden aangegeven.

15. Slotbepalingen

Recruitment Tech Network kan deze deelnamevoorwaarden wijzigen wanneer dit noodzakelijk is voor de organisatie van ATS_Day. De voorwaarden die gelden op het moment van de definitieve aanmelding zijn in beginsel van toepassing op de deelname.

Op deze deelnamevoorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

Vragen over deze deelnamevoorwaarden of over deelname aan ATS_Day kunnen worden gericht aan de organisatie van Recruitment Tech ATS_Day.